Van informatie naar richting in presentaties

Hoe je de stap zet naar presentaties die écht waarde toevoegen

Wanneer mensen het over presenteren hebben, zien zij vaak hetzelfde beeld voor zich: iemand staat voor de groep en praat, er is een PowerPoint-presentatie, het publiek luistert, aan het eind misschien nog wat korte vragen vanuit het publiek, en klaar is Kees.

Maar presenteren is geen eenrichtingsverkeer. Een presentatie heeft vaak méér meerwaarde, wanneer je:

• Regelmatig checkt hoe je publiek iets ziet
• Publiek laat stemmen over een kwestie
• Kort in groepjes overleg organiseert

Zolang jij de regie hebt en het gesprek ergens naartoe leidt, ben je nog steeds aan het presenteren. Het gaat hierbij niet om de vorm, maar om het effect. De belangrijkste vraag is:

Wat moet de tijd die ik vraag van mijn publiek concreet opleveren?

Dat mensen na afloop geïnformeerd zijn, is natuurlijk mooi. Maar als dat het énige is, had je waarschijnlijk ook een mail kunnen sturen. Binnen de Spraakwater-methode leggen we de lat hoger dan dat, zodat je écht alle potentie uit een presentatie haalt.

In dit artikel gaan we dieper in op wat wij de ‘informatiecultuur’ noemen en hoe je deze doorbreekt. Vervolgens gaan we in op verschillende mogelijke waardevolle uitkomsten van een presentatie en hoe je deze vertaalt naar een presentatievorm die wérkt.

De informatiecultuur

In veel organisaties is informeren een doel op zich. Kwartaalupdates, voortgangspresentaties, of andere meetings om iedereen bij te praten. Dat voelt zorgvuldig. Je neemt mensen mee, zodat zij geen belangrijke informatie missen. En het heeft zeker waarde.

Toch zit onder deze informatiecultuur vaak iets ongemakkelijks:

• Onzekerheid: ‘Ziet de ander wel dat ik goed bezig ben, als ik dit niet vertel?’
• Wantrouwen: ‘Als ik dit niet vertel, dan word ik er misschien op aangesproken.’

Informeren wordt zo een soort verzekering vanuit onzekerheid en wantrouwen. Waarschijnlijk is jezelf indekken een belangrijk onderdeel van waarom je de informatie deelt. Als je iedereen maar volledig informeert, dan kan niemand jou achteraf verwijten dat hij het niet wist en dat jij het diegene had moeten vertellen. Alsof je elke keer als je een kopje thee voor iemand maakt, waarschuwt dat hij nog heet is. Je bedoelt het waarschijnlijk goed, maar veel waarde heeft het niet.

Het gevolg is dat veel contactmomenten tussen collega’s draaien om het delen van alle beschikbare informatie. Terwijl de interessantere vraag is of het contactmoment het team verder heeft gebracht. Oftewel: wat is de waarde van de informatie voor het team? Die vraag niet stellen, is een gemiste kans.

Bovendien is het gevolg van presentaties waarin kennisdeling het doel is vaak dat je niets besluit. En dat er na de presentatie dus waarschijnlijk ook niets verandert. Mensen hebben een hoofd vol informatie, maar concreet betekent dit weinig. Terwijl je wel een uur van hun tijd vraagt.

De vraag die in zulke gevallen blijft hangen, is: wat moeten mensen met deze informatie doen? Moeten ze:

• Ergens ja of nee tegen zeggen?
• Hun gedrag aanpassen?
• Een ander perspectief krijgen?

Zolang dat niet scherp is, blijft je presentatie ook vaag. Daarom gaat een communicatiemoment binnen de Spraakwater-methode altijd over waarde creëren en samen verder komen. Informatie delen kan daar een onderdeel van zijn, maar is vaak niet genoeg.

Je PowerPoint-presentatie speelt een belangrijke rol in de informatiecultuur. Veel sprekers zetten namelijk veel te veel informatie op hun slides.

Drie soorten waardecreatie

Presentaties die écht iets in beweging zetten, richten zich vaak op één van drie dingen.

1. Een besluit. Er ligt een vraag op tafel en je presentatie werkt toe naar een beslismoment dat volgt aan het eind van de presentatie. Gaan we door met de pilot? Kiezen we voor aanpak A of B? Beginnen we dit nieuwe project? Alles wat je vertelt en doet, ondersteunt het nemen van het besluit. De rest is ruis.
2. Ander gedrag. Na je presentatie wil je dat iets concreets verandert in hoe mensen werken. Een andere manier van registreren, een nieuwe manier van klantcontact of stoppen met iets wat lang vanzelfsprekend was.
3. Ander perspectief. Soms is het doel dat je publiek anders naar iets gaat kijken. Bijvoorbeeld dat ze onderdeel van een probleem zijn. Of dat ze een extra werktaak omarmen, omdat ze het nut ervan inzien. Vaak is dit nodig vóórdat mensen bereid zijn hun gedrag te veranderen.

Om één van bovenstaande dingen te bereiken, heb je logos, pathos en ethos nodig.

Ook je skills verbeteren?

Volg de training ‘Overtuigen, Spreken en Presenteren’

Bekijk deze training

De voorbereidingstest

Bij Spraakwater werken we altijd met één vaste voorbereidingstest bij het ontwerpen van je presentatie. We noemen dit ook wel de ‘na-mijn-presentatie-vraag’. We maken de volgende zin af:

‘Na mijn presentatie moet deze groep…’

Als je die zin niet concreet kunt afmaken, ben je nog niet klaar om een presentatie te geven. Dan zit je nog te veel in de informatiereflex. Je kunt hem zelfs nog iets scherper formuleren:

‘Het minimale wat na mijn presentatie anders moet zijn, is…’

‘Meer kennis hebben’ is hierbij als antwoord niet verkeerd, maar bijna altijd niet genoeg als einddoel. Wel kan het een mooi bijeffect zijn. Een presentatie krijgt pas écht de juiste richting als je het concreter kunt maken. Bijvoorbeeld:

• Je publiek maakt een keuze tussen twee scenario’s
• Het is duidelijk waar we mee stoppen, zodat we met iets anders kunnen beginnen
• Je publiek (h)erkent het probleem en is bereid een nieuwe aanpak uit te proberen
• Je publiek snapt wat dit besluit betekent en wat zij anders moeten doen

Standaardvorm vs. doelgerichte vorm

Als je op bovenstaande manier naar presentaties kijkt, zie je dat de presentatievorm je altijd een bepaalde richting opduwt. En dus niet neutraal is. Je vorm helpt je doel vooruit, óf staat je doel juist in de weg.

Toch ontstaat in veel organisaties de vorm zonder erbij na te denken en is deze wél neutraal. Iemand heeft iets te vertellen, er komt ruimte voor een presentatie en de presentator mag een half uurtje zenden. Paar vragen achteraf en that’s it.

Wie blijft vasthouden aan deze standaardvorm, loopt het risico steeds in dezelfde val te lopen: échte interactie en feedback komt pas aan het eind, wat vaak te laat is voor échte impact. De kans is groot dat je er dan pas achter komt dat je publiek eigenlijk nét iets anders nodig had. En dan is er geen tijd en energie meer over om daar de aandacht aan te geven die het verdient. Iedereen gaat vol nieuwe informatie, maar moe en niet voldaan genoeg naar huis.

Wie vertrekt vanuit je publiek en de gewenste opbrengst, draait dit om. Je begint bij de vraag wat de presentatie moet opleveren. Daarna bedenk je welke manier van werken met deze groep daarbij helpt. En pas daarna kijk je welke uitleg daarvoor nodig is en of daar een slide bij hoort.

Bijvoorbeeld:

• Wil je een besluit? Zet dan kort het probleem en de verschillende opties neer. Laat het publiek overleggen en werk samen toe naar een beslismoment.
• Wil je dat mensen anders gaan werken? Leg dan kort de reden en de kern uit. Laat zien hoe het nu gaat, waarom en hoe het anders moet en wat de eerste stap daarnaartoe is.
• Wil je dat mensen anders naar een probleem kijken? Kies een paar scherpe voorbeelden, organiseer een gesprek en werk daarna toe naar je eindpunt.

In ons artikel over publieksgericht presenteren gaan we dieper in op wat je presentatie afstemmen op je publiek écht betekent. In het artikel behandelen we de vier thema’s die zorgen voor deze scherpte.

Tot slot

Een presentatie kan heel veel waarde hebben. Maar om alle potentie te benutten, moet het doel vaak méér zijn dan alleen informatie zenden. Terwijl in veel presentaties informatie zenden het belangrijkste onderdeel is. En dat is zonde. Presentaties die écht iets in beweging zetten, richten zich vaak op één van drie dingen:

• Een besluit
• Ander gedrag
• Een ander perspectief

Als je de zin ‘Na mijn presentatie moet deze groep…’ goed kunt beantwoorden, kun je pas écht goed je presentatie ontwerpen en richting kiezen. Hiervoor zijn verschillende werkvormen mogelijk. Maar het is goed te beseffen dat een presentatie niet het tegenovergestelde is van interactie. Een presentatie is een communicatiemoment waarin je een vorm kiest die helpt om sámen verder te komen.

Je kan bovenstaande goed zelf oefenen. Kies een presentatie die je binnenkort geeft. Schrijf eerst je huidige doel op zoals het nu in je hoofd zit. Bijvoorbeeld:

• Vertellen waar we staan met het project
• Uitleggen wat de nieuwe werkwijze is
• Laten zien hoe het nieuwe systeem eruitziet

Herschrijf dat vervolgens met één van de twee zinnen die we eerder in dit artikel introduceerden:

• ‘Na mijn presentatie moet deze groep…’
• ‘Het minimale wat na mijn presentatie anders moet zijn, is…’

Maak het zo concreet mogelijk, zoals een keuze tussen twee opties, ander gedrag of een nieuw perspectief. Kijk daarna eerlijk naar je inhoud. Bij elk onderdeel stel je jezelf één vraag:

Draagt dit rechtstreeks bij aan mijn doel? Zo ja, dan blijft het. Zo nee, dan kan het naar een bijlage, een mail of gewoon weg.

In de training ‘Overtuigen, spreken en presenteren‘ oefenen we hier verder mee. Je leert presentaties geven die goed overkomen en om scherp en effectief naar je publiek te luisteren. Je leert technieken die passen bij jouw persoonlijke spreekstijl en (werk)situatie, zodat je aanwezigen nóg beter meeneemt in jouw verhaal.

Bekijk hier de eerstvolgende trainingsdata en claim je plek.