Presentaties met een kop, romp en staart

In drie stappen naar een inhoudelijk verhaal die échte beweging in gang zet

Een presentatie maken. Iedereen doet het weleens. Veel professionals doen dit zorgvuldig. Je zet alle mogelijk relevante punten op een lijst, je bedenkt per punt argumenten, cijfers en voorbeelden, en vervolgens probeer je zoveel mogelijk daarvan in de beschikbare tijd te vertellen.

Waarschijnlijk ben je hierbij zo zorgvuldig mogelijk. Toch is het effect hiervan vaak eerder negatief dan positief:

• Je verhaal wordt te vol
• Je publiek kan het tempo niet bijbenen
• Er ontstaan te veel zijpaadjes
• Je raakt zelf de draad kwijt

En dan schiet je je doel voorbij. Je publiek hoort heel veel, maar houdt weinig vast. En daarom komt wat jij in beweging wilt zetten niet goed van de grond. In dit artikel laten we zien hoe je dit voorkomt, zodat je wél alle potentie van je presentatie benut.

We doen dit door in te gaan op je verhaal zelf. Wat wil je dat je presentatie in beweging zet? En hoe zet je je verhaal vervolgens goed neer met een kop, romp en staart? We doen dit aan de hand van drie stappen.

Stap 1: Bepaal wat je in beweging wilt zetten

De belangrijkste vraag is simpel: wat wil ik dat na deze presentatie verandert?Dit kan bijvoorbeeld een besluit, ander gedrag of een nieuw perspectief zijn. Wat het ook is, het is belangrijk dat je er een concrete zin van maakt. Bijvoorbeeld:

‘Na mijn presentatie wil ik dat deze groep…‘

• ‘Kan kiezen tussen scenario A en B.’
• ‘Graag scenario B wil uitproberen.’
• ‘Ziet dat ons grootste knelpunt X is, en niet Y.’

Deze zin is de concrete motor onder je presentatie. Zonder deze zin is het lastig richting en structuur te geven.

In ons artikel over de stap van informatie naar richting gaan we dieper in op de drie verschillende mogelijke waardevolle uitkomsten van een presentatie en hoe je deze vertaalt naar een presentatievorm die écht iets in beweging zet.

Stap 2: Formuleer je kernboodschap in één zin

Je publiek en de beweging die je wilt zien, bepalen samen niet alleen de vorm van je presentatie. Ze bepalen ook je kernboodschap. De kernvraag is hier:

Wat moet ik in één zin duidelijk maken, zodat deze groep ook echt de gewenste beweging kan maken?

Belangrijk hierbij is dat de kernboodschap aansluit op je publiek. Hij moet aansluiten op hun taalgebruik, op hun kennisniveau en hun zorgen en belangen. Dat kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

• Gewenste beweging: een keuze tussen A en B. Kernboodschap: ‘Scenario B is beter voor ons dan scenario A, omdat we daarmee efficiënter zijn en de werkdruk verlagen.’
• Gewenste beweging: een eerste stap naar ander gedrag. Kernboodschap: ‘Als we op deze drie punten ons gedrag aanpassen, besparen we elke maand twintig uur werk.’
• Gewenste beweging: mensen moeten het bekijken vanuit een ander perspectief. Kernboodschap: ‘Ons grootste probleem is niet dat we te weinig initiatieven hebben. Het is dat we te veel tegelijk doen.’

Bij het formuleren van je kernboodschap is het dus belangrijk dat je rekening houdt met wie je voor je hebt, wat je wilt dat er verandert en welk verhaal daarbij logisch is.

Ook je skills verbeteren?

Volg de training ‘Overtuigen, Spreken en Presenteren’

Bekijk deze training

Stap 3: Bouw je verhaal met een kop, romp en staart

Nu je de opbrengst en kernboodschap scherp hebt, wordt het tijd om je verhaal te bouwen. Hiervoor kun je als kapstok de kop-romp-staart structuur gebruiken.

De kop: alles wat er gebeurt in de eerste minuut

In de eerste minuut besluiten mensen onbewust of ze naar je presentatie willen luisteren. Daarvoor hebben ze twee dingen nodig: herkenbaarheid (‘gaat dit over mij?’) en helderheid (‘snap ik waar dit heengaat?’).

Een sterke kop doet vier dingen achter elkaar.

1. Je start in de werkelijkheid van je publiek. Je kunt beter niet beginnen met: ‘Vandaag ga ik jullie X vertellen.’. Je kunt beter beginnen met iets herkenbaars: een situatie, een voorbeeld of een vraag uit hún wereld. Zo voelen mensen zich direct aangesproken en zijn ze aangehaakt.
2. Je noemt snel je kernboodschap. In plaats van langzaam opbouwen, geef je direct richting. Bijvoorbeeld: ‘Als jullie iets van vandaag onthouden, is het …’. Dat klinkt simpel, maar geeft iedereen een kapstok. Alles wat daarna komt, kunnen zij daaraan ophangen.
3. Je maakt kort duidelijk wat het hén oplevert. Publiek luistert altijd met de vraag wat de presentatie voor hen betekent. Die vraag kan je beter zelf beantwoorden, dan hopen dat ze dat zelf uit je presentatie halen. Dat kan in één zin: ‘Dit is voor jullie relevant, omdat …’. Hierdoor hoeven ze hier geen aannames over te doen.
4. Je kondigt kort je drie hoofdzaken aan. Dit is een mini-vooruitblik op de rest van je presentatie: ‘Ik vind dat we voor scenario B moeten kiezen. Dat laat ik zien aan de hand van drie dingen: X, Y en Z.‘ Zo weet je publiek waar je naartoe werkt en hoe je dat gaat doen. Over de drie hoofdzaken lees je hieronder meer.

De romp: maximaal drie hoofdzaken

De romp is het hart van je verhaal. Hier werk je de hoofdzaken uit de kop verder uit. Dit is ook precies de plek waar het in presentaties vaak misgaat: het wordt al snel te veel. Te veel bullets, te veel slides, te veel zijsporen. Als een woonkamer waar alle muren volhangen met schilderijen en foto’s. Voor jou kan dat volledig voelen, maar voor je publiek wordt het onrustig en onoverzichtelijk.

Onthoud daarom dat alles in je romp moet helpen om de gewenste beweging mogelijk te maken. Het doel is niet om al je kennis te delen. Het doel is om te delen wat je publiek nodig heeft om te snappen, te voelen, te kiezen en te doen.

In je romp helpt het om te werken met maximaal drie hoofdzaken. Je kiest deze door per mogelijk punt te vragen:

1. Draagt dit punt bij aan mijn kernboodschap?
2. Draagt dit punt bij om de gewenste beweging in gang te zetten?
3. Is dit punt relevant voor déze groep, op dít moment?

Alleen als je alle vragen met ‘ja’ kan beantwoorden, wordt het punt een hoofdzaak. De rest gaat naar de bijlage, hand-out of Q&A.

Voor elk van je drie hoofdzaken kun je een vast mini-format gebruiken:

• Een duidelijke kernzin
• Een uitleg in gewone mensentaal
• Een concreet voorbeeld uit de praktijk van je publiek
• Een koppeling naar je gewenste beweging

Dus bijvoorbeeld:

‘Scenario B is voor ons de beste keuze, omdat dit tijd, geld en energie bespaart. Denk bijvoorbeeld aan voorbeeld X. Daarom is het belangrijk dat we nu deze eerste stap zetten.’

Zo werk je uit wat je in je kop al noemt. Je publiek zal de structuur herkennen en makkelijker aangehaakt blijven.

De staart: maak de volgende stap helder

De staart is het landingsgestel van je verhaal. Hier voeg je geen nieuwe informatie meer toe. Wel help je hier mensen te ordenen wat je ze net hebt verteld. Daarnaast maak je duidelijk wat je verhaal voor hen betekent. Dit kun je aan de hand van drie dingen doen:

1. Je benoemt nog één keer de rode draad: ‘We hebben drie dingen gezien: eerst X, toen Y, en tot slot Z.’
2. Je herhaalt je kernboodschap. Dit is de zin die mensen aan anderen vertellen als jouw verhaal ter sprake komt: ‘Als je één ding onthoudt van vandaag, laat het dan dit zijn: …’
3. Je maakt de gewenste beweging concreet. Je komt terug op de zin waarmee je begon, maar nu als vraag of uitnodiging aan de groep. Dit maak je heel concreet voor hun werkpraktijk. Wat gaan ze na vandaag doen, laten of anders zien? Bijvoorbeeld:

• ‘Ik vraag jullie te kiezen tussen A en B.’
• ‘Ik vraag jullie om de komende maand X op deze manier te gaan doen.’
• ‘Ik vraag je om de komende weken met deze bril naar dit onderwerp te kijken.’

Vragen en bezwaren horen ín je verhaal

Na bijna elke presentatie komen vragen en/of bezwaren. Zie dat niet als ruis, maar probeer er op voorhand op te anticiperen door ze te bedenken en ze te integreren in je verhaal. De kunst is om ze zo te gebruiken, dat ze je verhaal helpen in plaats van uit elkaar trekken.

Aangezien je dankzij je voorbereiding precies weet wat er bij je publiek speelt, kun je veel vragen en bezwaren vooraf al raden. Je weet welke zorgen zij hebben, welke ervaringen meespelen en welke reflexen je kunt verwachten. Met die kennis kun je drie dingen doen:

1. Je benoemt zelf proactief de bezwaren

Soms weet je dat een bepaalde zorg gaat komen. Bij een presentatie over verandering kun je bijvoorbeeld zeggen:

‘Misschien denk je nu: we hebben hier helemaal geen tijd voor. Dat is een terechte zorg, dus daar wil ik expliciet bij stilstaan. Ik laat je zo zien wat dit concreet betekent voor onze uren en hoe we hier ruimte voor kunnen maken.’

Door het zelf te benoemen, laat je zien dat je hun perspectief serieus neemt en begrijpt. Ook voorkom je dat één vraag later de hele discussie overneemt.

2. Je parkeert vragen bewust voor later in je verhaal

Soms is een vraag goed, maar komt hij te vroeg. Zeker als het antwoord al terugkomt in een later deel van je verhaal. Als je er dan toch meteen diep induikt, verlies je de structuur van je verhaal. Dan helpt een zin als:

‘Goede vraag, die schrijf ik even op. Hij gaat precies over het tweede deel van mijn verhaal. Mag ik eerst even het eerste deel afmaken? Dan kom ik later inhoudelijk terug op je vraag.’

Zo voelt de vragensteller zich gezien, maar houd jij de regie.

3. Je stelt zélf vragen om bepaalde zaken bespreekbaar te maken

Q&A is niet alleen dat het publiek vraagt en jij antwoordt. Je kunt het ook omdraaien door zelf vragen te stellen. Zo kun je bepaalde lastige onderwerpen aansnijden en tegelijkertijd ook de regie behouden. Ook haal je zo je publiek uit de luisterstand en maak je ze mede-eigenaar van de volgende stap in het verhaal. Het houdt ze scherp. Dit kun je voor meerdere doelen doen, bijvoorbeeld:

Als er een besluit moet vallen:

• ‘Wat heb jij nodig om nu tussen A en B te kunnen kiezen?’
• ‘Waar zit voor jou de grootste twijfel: in cijfers, risico’s of praktische uitvoerbaarheid?’

Als je gedrag wilt veranderen:

• ‘Wat zou voor jou een haalbare eerste stap zijn om dit uit te voeren?’
• ‘Welk obstakel zie je nu nog en wat zou helpen om dat weg te nemen?’

Als je een ander perspectief wilt laten zien:

• ‘Als je hier met de bril van je klant naar kijkt, wat zie je dan?’
• ‘Waar merk jij in je eigen werk dat dit speelt?’

Vragen en bezwaren horen dus niet achter je verhaal, maar in je verhaal. Ze helpen je om verbinding te maken met je publiek, zaken scherp te krijgen en samen de volgende stap te bepalen.

Tot slot

Presenteren gaat over meer dan alleen informatie zenden. Waarschijnlijk wil je een bepaalde verandering creëren. Voor een presentatie die deze en alle andere inhoudelijke potentie benut, helpt het om je verhaal neer te zetten aan de hand van drie stappen:

1. Bepaal wat je in beweging wilt zetten
2. Formuleer je kernboodschap in één zin
3. Bouw je verhaal met een kop, romp en staart

De kop is alles wat er gebeurt in de eerste minuut. In de romp vertel je je kern aan de hand van maximaal drie hoofdzaken. In de staart breng je alles samen en maak je de gewenste beweging concreet.

In de training ‘Presenteren‘ oefenen we hiermee aan de hand van voorbeelden uit jouw dagelijkse praktijk. Je oefent onder andere met:

• Het neerzetten van een goede structuur
• Je publiek betrekken bij je verhaal
• Omgaan met lastige vragen uit het publiek

Na de training weet je precies hoe je je presentatie voorbereidt, hoe je controle houdt tijdens het presenteren en hoe je je publiek betrekt en aanhaakt bij je verhaal, in plaats van dat je alleen maar informatie zendt.

Bekijk hier de eerstvolgende trainingsdata en claim je plek.