Regie houden wanneer het schuurt in presentaties

Omgaan met frictie tijdens je presentatie

Presentaties verlopen zelden volledig zonder frictie of lastige situaties. Er komt bijna altijd een moment waarop er iets van spanning ontstaat. Dit kan allerlei oorzaken hebben, zoals een cynische opmerking, een scherpe vraag of een onverwachtse discussie.

Veel sprekers vinden dit de spannendste momenten, omdat het voelt alsof ze de regie verliezen. Je bent niet langer alleen je verhaal aan het vertellen, je bent ineens ook de dynamiek in de ruimte aan het managen. En je weet nooit precíes wat er op je af komt.

Toch wordt je presentatie vaker beter dan slechter van dit soort momenten. Zonder wrijving geen glans. Het maakt namelijk zichtbaar wat er écht leeft in de groep:

• Waar de twijfel zit
• Wie scepsis voelt
• Waar belangen botsen
• Waar mensen wel en niet mee bezig zijn

Als je hier goed mee omgaat, veranderen deze momenten van verstoring naar wezenlijke momenten die je presentatie beter maken.

In dit artikel kijken we naar hoe je in presentaties de regie houdt als het schuurt. Hoe blijf je stevig en helder als er weerstand, scepsis of scherpe vragen op tafel komen? En hoe gebruik je zulke momenten om je verhaal juist sterker te maken?

Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen over spreken en overtuigen. Benieuwd naar de rest? Hier vind je een overkoepelend artikel waarin we alle onderwerpen en de samenhang ertussen toelichten.

Waar weerstand vaak ontstaat

Weerstand komt zelden uit de lucht vallen. Vaak is het een uiting van iets wat onderhuids sluimert. Soms is iemand het inhoudelijk niet met je eens. Soms ziet iemand praktische bezwaren. Soms heeft iemand nog oud zeer. En soms gaat het om macht en invloed: wie is aan het woord? Wie bepaalt? Wie zal mogelijk lijden onder het besluit?

Dat weerstand een diepere oorzaak heeft, helpt je om scherper te zien wat er gebeurt. Je ziet dan:

• Een kritische vraag is niet altijd een persoonlijke aanval
• Een cynische opmerking is niet altijd onwil
• Een lastig zijpad is niet altijd om dwars te liggen

Vaak probeert iemand op zijn of haar manier grip te krijgen of iets wat voor diegene onduidelijk of onveilig voelt. Het is dan ook geen probleem. Integendeel: er komt informatie los die belangrijk is voor het gesprek.

Voorkom weerstand vooraf

Regie bij jezelf proberen te houden begint niet pas wanneer iemand tijdens je presentatie zijn hand opsteekt. Je kunt het jezelf makkelijker maken door in je voorbereiding al voor te sorteren op scherpe vragen en scepsis.

Dat voorsorteren begint met de vraag welke kritische reacties voor jouw publiek logisch zijn bij dit onderwerp. Welke bezwaren of twijfels kunnen zij hebben? Waar slaan zij waarschijnlijk op aan? Probeer al vóóraf te bedenken welke vragen zij zullen hebben.

Vervolgens kun je deze vragen in je presentatie verwerken. Juist in de romp van je verhaal kun je laten zien dat je rekening houdt met de realiteit van je publiek. Bijvoorbeeld:

• ‘Een logische vraag hierbij is of dit in de praktijk niet juist éxtra tijd kost. Daar kom ik zo expliciet op terug.’
• ‘Misschien denk je nu: dit hebben we eerder geprobeerd en dat liep niet goed af. Daarom wil ik eerst laten zien wat nu anders is.’

Met dit soort zinnen laat je zien dat je de realiteit van je publiek kent. Je haalt de angel uit mogelijke weerstand door er proactief ruimte voor te maken. En dat zonder de tornen aan de structuur van je verhaal.

Je kunt dus beter plaatsen waar weerstand vandaan komt, als je je van tevoren écht hebt verdiept in je publiek. In ons artikel over publieksgericht presenteren gaan we dieper in op wat we hiermee bedoelen en behandelen we de vier thema’s die zorgen voor deze scherpte.

Ook je skills verbeteren?

Volg de training ‘Overtuigen, Spreken en Presenteren’

Bekijk deze training

Vier reacties voor jou als spreker

Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat er alsnog een scherp moment ontstaat. Probeer dan niet impulsief te reageren. Vraag jezelf kort af wat de beste reactie is. In de praktijk heb je als spreker in ieder geval vier opties:

1. Verdiepen

Als je merkt dat iemand een punt raakt dat breder leeft, wil je daar niet te snel overheen stappen. Het is dan aan te raden om even te vertragen, zodat je dieper kunt ingaan op wat diegene zegt. Bijvoorbeeld:

• ‘Ik vermoed dat je niet de enige bent die dit voelt. Wie herkent dit nog meer?’
• ‘Ik hoor dat je hier een sterke mening over hebt. Kun je dat iets verder toelichten?’

2. Meebewegen

Soms raakt iemand een terecht punt. Dan hoef je niet in discussie of in de verdediging te schieten. Je kunt dan beter laten zien dat je de informatie meeneemt in je verhaal. Dat maakt je verhaal alleen maar geloofwaardiger. Bijvoorbeeld:

• ‘Goed dat je dat zegt. Daar was ik inderdaad iets te kort door de bocht.’
• ‘Dat is inderdaad een risico dat ik niet heb benoemd, maar zeker reëel is.’

3. Begrenzen

Wanneer iets wél belangrijk is, maar niet nú, kun je begrenzen. Bijvoorbeeld als iemand diep de inhoud ingaat, terwijl je nog op de hoofdlijnen zit. Of wanneer één voorbeeld alle aandacht opeist, terwijl de rest ook aandacht verdient. Bijvoorbeeld:

• ‘Wat je zegt is belangrijk, maar niet direct voor onze hoofdvraag. Laten we ons daar eerst op richten.’

4. Parkeren

Dit lijkt op begrenzen, maar met één extra element: je maakt expliciet wat je er later mee doet. Dit is vooral handig als iets buiten de scope van je presentatie valt. Of als een vraag eigenlijk ergens anders thuishoort. Het is dus geen ontwijken, maar een middel om iets op de juiste plek te zetten. Bijvoorbeeld:

• ‘Dit hoort eigenlijk niet in dit gezelschap thuis. Ik neem het mee naar het MT en kom er de volgende keer op terug.’
• ‘Deze uitwerking hoort eigenlijk bij HR thuis. Als we nu op de hoofdlijn ‘ja’ zeggen, zorg ik dat het daar meteen op tafel komt.’

Vragen beantwoorden vs. de vragensteller managen

Een vraag inhoudelijk beantwoorden is niet altijd genoeg om een vragensteller te managen. Soms komt daar nog een stapje bovenop.

Wanneer je een oprechte, inhoudelijke vraag krijgt van iemand die écht probeert te begrijpen hoe iets zit, is het logisch dat je de vraag inhoudelijk beantwoordt.

Maar soms gebruikt iemand een vraag om de aandacht naar zich toe trekken, frustratie te uiten of het gesprek bewust een andere kant op te duwen. Als je in zo’n geval alleen maar inhoudelijk antwoordt, mis je wat er eigenlijk gebeurt. Stel dat iemand zegt:

‘Wie heeft dit eigenlijk bedacht? Want op de werkvloer snapt niemand het meer.’

Als je dit puur inhoudelijk benadert, mis je dat onder deze vraag waarschijnlijk frustratie, wantrouwen en in het ergste geval zelfs een poging om het hele plan te dwarsbomen zit.

Een vlak antwoord dat het plan is bedacht door het MT volstaat dan niet. Op zo’n moment is het de kunst om de vragensteller op een dieper niveau te managen. Bijvoorbeeld door eerst de lading te benoemen en daarna pas de inhoudelijke lijn terug te pakken:

‘Ik proef dat er ook irritatie zit over hoe dit tot stand is gekomen. Dat snap ik. Ik zal eerst kort toelichten hoe dit plan is ontstaan. Daarna wil ik vooral graag met jullie kijken wat nu nodig is om dit werkbaar te maken.’

Je reageert dan zowel op de inhoud als op de spanning in de zaal. En zo behoud je de regie. In ons artikel over logos, pathos en ethos lees je meer over hoe inhoud, gevoel en jij als spreker met elkaar samenhangen en hoe je ze alle drie maximaal inzet voor een zo groot mogelijk positief effect in je presentatie.

Kritische vragen terugleggen in de groep

Soms is het slimmer om een kritische vraag niet zelf te beantwoorden, maar om deze terug te leggen in de groep. Dat werkt vooral goed wanneer iemand een heel sterk standpunt inneemt. Of wanneer iemand een bezwaar formuleert alsof het voor iedereen geldt. Stel dat iemand zegt:

‘Maar iedereen ziet toch dat dit in de praktijk niet zal werken?’

Dan hoef je niet meteen in de verdediging. Je kunt eerst checken of de rest van je publiek dat ook zo ervaart. Bijvoorbeeld zo:

• ‘Ik hoor je zorg. Wie in de groep herkent dit?’
• ‘Is dit iets wat breder leeft, of kijk jij hier anders naar dan de rest?’

Door er een gezamenlijk gesprek van te maken, betrek je de groep actief bij de interactie rond de vraag. Bovendien laat je blijken dat je niet bang bent voor een kritisch geluid, aangezien je de groep de kans geeft om de kritiek te bevestigen.

Er kunnen dan drie dingen gebeuren:

1. Meerdere mensen herkennen het. Dan weet je dat je er iets mee moet, omdat het een serieus punt is voor de groep.
2. De groep nuanceert het. Hierdoor wordt het minder zwart-wit en ontstaat er ruimte voor een goed gesprek.
3. Bijna niemand haakt aan. De lading wordt dan snel minder, omdat het bezwaar minder breed leeft dan de vragensteller suggereerde. Je kunt dan gewoon door met je verhaal.

Deze techniek voorkomt dat jij onbedoeld in een strijd met één kritische deelnemer belandt. Je maakt er een groepsgesprek van, in plaats van een gesprek van jullie twee. Hierbij is het wel belangrijk dat je dit niet afrekenend, maar open en onderzoekend aanvliegt.

• Dus niet: ‘Volgens mij is niemand het met je eens. Of wel?’
• Maar wel: ‘Ik ben benieuwd hoe de rest dit ziet.’

Je gebruikt de groep dus niet om iemand te corrigeren, maar om het beeld completer te maken. En dat helpt jou om te kiezen of je moet verdiepen, meebewegen, begrenzen of parkeren.

Empathisch luisteren naar en interactie met je publiek kan je geloofwaardigheid als spreker versterken. In dit artikel lees je meer over do’s en don’ts op het gebeid van jóuw geloofwaardigheid.

Vragen als gereedschap

Veel sprekers zien vragen uit het publiek vooral als een obstakel waar je als een soort hordeloper overheen moet zien te komen. Of als een test waaruit kan blijken dat je iets niet weet. Dat is zonde, want vragen uit het publiek kunnen juist één van je belangrijkste instrumenten in een presentatie zijn.

Wanneer je je verhaal goed afbakent en terugbrengt tot maximaal drie hoofdzaken, betekent dat automatisch dat je allerlei details, nuances en zijpaden achterwege laat. Maar die kennis heb je natuurlijk nog steeds.

Bij een vraag uit het publiek krijg jij de kans om nét wat meer te laten zien van je expertise, zonder dat je presentatie zelf voller of rommeliger wordt. In je presentatie doseer je, bij de vragen kun je verdiepen. Een goede vraag kan je helpen om:

• Eén van je hoofdpunten verder te verdiepen
• Een concreet praktijkvoorbeeld uit te lichten
• Een nuance te geven

Hierdoor wordt het vragenrondje geen apart blokje achteraf, maar écht een verdiepend verlengstuk van je verhaal.

Nodig uit tot reactie

Wanneer een presentatie eindigt met de vraag of er nog vragen zijn, gebeurt vaak weinig constructiefs. Het is vaag, geeft geen richting en nodigt vooral uit tot willekeur. De kans is groot dat het stil blijft of dat iemand een enorm zijpad inslaat.

Je kunt veel beter eindigen met een gerichte uitnodiging die past bij het doel van je presentatie:

• ‘Wat hebben jullie nodig om hier een goed besluit over te kunnen nemen?’
• ‘Waar zit op dit moment voor jullie nog de grootste twijfel?’
• ‘Wat zou voor jullie een haalbare eerste stap zijn?’

Zo’n type vraag houdt de aandacht bij de kern van je verhaal én bij de beweging die je wilt organiseren. Dit zorgt voor reacties waar iedereen wat aan heeft.

Tot slot

In bijna elke presentatie ontstaat op enig punt wel íets van frictie. Dat is niet erg. Sterker nog, vaak kan het je zelfs helpen. Het is informatie waaruit blijkt wat er écht in het publiek speelt. Bij frictie heb je in de praktijk grofweg vier opties: verdiepen, meebewegen, begrenzen en parkeren.

Maar let op: dit artikel is geen exacte wetenschap. Het is een hulpmiddel. Je hoeft niet elke opmerking perfect te pareren. En je hoeft al helemaal niet constant alle touwtjes in handen te hebben. Zolang je maar weet wat er ongeveer gebeurt en je vragen niet ziet als lastige obstakels maar als kans, ben je al een heel eind.

Zo wordt weerstand niet iets wat je presentatie vermoeilijkt, maar iets wat je helpt om het gesprek vooruit te helpen. En dat maakt je een betere spreker.

In onze training ‘Presenteren‘ werken hiermee verder aan de hand van voorbeelden uit jóuw dagelijkse praktijk. We werken aan goede overtuigende structuren van je verhaal en hoe je deze met heldere argumenten overbrengt. Daarnaast werken we aan je (non-)verbale communicatievaardigheden. Oók als je verrast wordt door lastige vragen.

Hierdoor snap je niet alleen wat je kunt doen als het schuurt, maar kun je dit ook écht toepassen op het moment dat het ertoe doet.