Een goede PowerPoint-presentatie

7 tips die je PowerPoint-presentatie nóg sterker maken

Wie weleens presenteert, gebruikt ze ongetwijfeld. En wie weleens een presentatie bijwoont, ziet ze regelmatig voorbijkomen: PowerPoint-presentaties.

De kwaliteit van een PowerPoint kan je presentatie maken of breken. Bij veel presentaties is een niet goede PowerPoint de reden dat de inhoud niet goed overkomt. Kleine lettertjes. Veel te veel tekst op een slide. Ingewikkelde grafieken. Je kent het wel.

Hierdoor lijden PowerPoint-presentaties onder een slecht imago. Mensen associëren ze vooral met saaiheid en taaiheid. En dat is zonde.

Want waar slechte slides leiden tot ruis, werkt het ook precies andersom. Goede slides ondersteunen het verhaal van de spreker. Ze maken complexe informatie makkelijker te verwerken. Slides zijn gereedschap: aan een botte bijl heb je niets. Ze moeten je leven makkelijker maken. En als je ze goed inzet, máken ze je leven ook makkelijker.

In dit artikel maken we aan de hand van zeven tips concreet hoe je dat doet.

1. Begin met je verhaal

De meeste makers van niet-effectieve PowerPoint-presentaties beginnen in PowerPoint zelf: je opent een lege slide, tikt een titel en schrijft een paar bullets. En dat slide, na slide, na slide. En aan het eind ben je waarschijnlijk zelfs zélf de rode draad kwijt. Laat staan je toekomstige publiek.

Wie een effectieve presentatie wil voorbereiden, begint niet in PowerPoint, maar op een leeg vel papier. Hier schets je je verhaal. Schrijf de volgende dingen op:

• Wat is mijn kernboodschap in één zin?
• Wat zijn de maximaal drie hoofdzaken die mijn kernboodschap onderbouwen? Bedenk per hoofdpunt de voorbeelden en hoe dat eruit kan zien op een slide.
• Wat moet deze groep na afloop doen, besluiten of anders zien?

Pas als je dit scherp hebt, open je PowerPoint zelf. In dit artikel gaan we dieper in op de vraag wat je wilt dat je verhaal in beweging zet en hoe je dit vertaalt naar een verhaal met een kop, romp en staart.

2. Presenteer één idee per slide

Een goede presentatie heeft maximaal één hoofdidee per slide. Te veel informatie op één slide veroorzaakt ruis bij je publiek. De verschillende informatie concurreert om aandacht, waardoor je publiek zelf moet bepalen waar ze wel en niet naar kijken. Hierdoor groeit de kans dat ze alleen losse flarden onthouden, of, nog erger, afhaken.

Probeer daarom het volgende aan te houden:

• Elke slide heeft één kernboodschap
• Alles op die slide ondersteunt die boodschap
• Witruimte is geen verspilling, maar ademruimte

Stel jezelf bij elke slide de vraag wat je publiek van de slide moet onthouden. Als je hier geen helder antwoord op hebt, is je slide waarschijnlijk óf te vol, óf te vaag.

Ook je skills verbeteren?

Volg de training ‘Overtuigen, Spreken en Presenteren’

Bekijk deze training

3. Formuleer slidetitels als boodschap

Veel titels van slides zijn vaag en voegen weinig toe. Denk aan ‘resultaten’ of ‘analyse’. Schrijf de titel daarom als volledige boodschap.

• Dus niet: ‘Resultaten Q3’
• Maar wel: ‘In Q3 groeide de marge, maar liepen de levertijden op’

Of

• Dus niet: ‘Nieuw proces’
• Maar wel: ‘Met het nieuwe proces besparen we vier uur per persoon per week’

Dit systeem dwingt je om per slide goed na te denken over je boodschap. Vervolgens weet zowel jij als je publiek direct wat belangrijk is wanneer een slide verschijnt.

Je zult zien dat onder de kop veel minder informatie hoeft te komen. Een paar bullets, een grafiek of een tabel ter ondersteuning is vaak genoeg.

4. Maak je tekst korter, groter en leesbaarder

Er is een aantal basisregels op het gebied van tekst die je al een heel eind op weg helpen:

• Gebruik korte zinnen of steekwoorden, geen alinea’s
• Probeer de bullets één regel te houden
• Gebruik een lettergrootte die ook achter in de zaal leesbaar is
• Gebruik maximaal twee verschillende lettertypes
• Zorg voor voldoende kleurcontrast tussen tekst en achtergrond

Als je alles wat je wilt vertellen uitschrijft op je slide, is de slide te vol. De slide is bedoeld voor je publiek, niet als spiekbrief voor jou. Jouw aantekeningen staan op papier.

5. Gebruik beeld en grafieken functioneel

Afbeeldingen, iconen en grafieken kunnen je verhaal enorm versterken, mits ze een duidelijke functie hebben. Hebben ze dat niet? Dan werken ze vooral verstorend en ziet je publiek de kern van je verhaal minder goed.

Een paar principes die je kunt hanteren, zijn:

• Kies alleen beelden die inhoudelijk iets toevoegen. Bijvoorbeeld een metafoor of een voorbeeld.
• Gebruik eenvoudige grafieken en label wat belangrijk is. Laat de rest weg.
• Vermijd 3D-effecten, zware schaduwen en overbodige lijntjes.
• Zorg dat foto’s scherp zijn en combineer ze met een korte boodschap in tekst.

6. Breng structuur en ritme aan

Een goede presentatie is meer dan een stapel losse slides. Het moet aanvoelen als één verhaal. Daarom heeft het een ritme nodig:

• Een duidelijke opening met: waarom zijn we hier? Wat levert het op?
• Blokjes slides rond je maximaal drie hoofdzaken
• Tussentijdse samenvattingen per hoofdzaak
• Een heldere afronding met expliciete call-to-action

Visueel helpt het als je een consistent sjabloon op het gebied van kleuren, lettertypes en marges gebruikt. Wel kan je per blok nét een ander kleuraccent aanbrengen, zodat het onderscheid duidelijk wordt. Mits je je ritme niet weer te niet doet met allerlei verschillende en afleidende animaties, natuurlijk.

Je PowerPoint is een goed hulpmiddel om de stap te zetten naar puur informatie zenden, naar richting geven en échte waarde toevoegen. In dit artikel lees je meer over wat wij de ‘informatiecultuur’ noemen en hoe je deze doorbreekt.

7. Zet je PowerPoint effectief in

Zelfs de beste PowerPoint slaat niet aan als je hem verkeerd inzet. Een paar praktische handvatten helpen hierbij:

• Kijk naar je publiek, niet naar het scherm. De slide is achtergrond, je publiek is de hoofdpersoon. Je kunt kort naar het scherm kijken om jezelf te oriënteren, maar je praat tegen je publiek.
• Gebruik de slide als ankerpunt, niet als script. Je slide herinnert je aan je punt, maar je werkt het zelf uit. De slide zelf is niet de uitwerking.
• Durf een slide even ‘zwart’ te zetten. Als je echt wilt dat mensen naar jou luisteren, kun je schermen soms bewust uitzetten. In PowerPoint doe je dit door ‘B’ te klikken. Dan vestig je even alle aandacht op jou en het gesprek met je publiek.
• Raak niet van slag door een foutje op een slide. Als je een foutje ziet, benoem het dan kort en corrigeer het mondeling. Dat is beter dan zenuwachtig eromheen blijven draaien.

Ook met een strakke PowerPoint waarin je alle bovenstaande punten verwerkt, kan het natuurlijk gebeuren dat je vol zenuwen voor de groep staat. In dit artikel lees je hoe je hiermee kunt omgaan, zodat je zenuwen voor je gaan werken in plaats van dat ze je in de weg zitten.

Tot slot

Een PowerPoint moet je leven makkelijker maken. Niet moeilijker. Hieronder vind je een korte checklist die je daarbij helpen en het bovenstaande samenvat:

• Begin met je verhaal
  • Heb je je kernboodschap en maximaal drie hoofdzaken helder?
• Presenteer één idee per slide
  • Heeft elke slide één duidelijke boodschap?
  • Is alles op de slides ondersteunend aan die boodschap?
• Formuleer slidetitels als boodschap
  • Zeggen mijn titels wat je publiek moet onthouden?
  • Snapt je publiek de rode draad door alleen de titels te zien?
• Maak je tekst korter, groter en leesbaarder
  • Zijn je slides achter in de zaal leesbaar?
  • Staat er nergens een halve alinea aan tekst?
• Gebruik beeld en grafieken functioneel
  • Heeft elk beeld een duidelijke bestaansreden?
  • Zijn je grafieken simpel en hebben ze een duidelijk label?
• Breng structuur en ritme aan
  • Is er afwisseling tussen uitleg, beeld, samenvatting en interactie?
  • Eindig je met een concrete call-to-action?
• Zet je PowerPoint effectief in
  • Kijk je naar je publiek en niet naar de slides?

Als je op al deze vragen eerlijk ‘ja’ kunt zeggen, is je PowerPoint-presentatie al van een vergevorderd niveau. En is de kans dat je presentatie succesvol verloopt, een stuk groter.