Werkvormen die werken voor jouw vergadering

In zes stappen naar een werkvorm die past bij jouw overleg

Stel, je wilt wel ergens heen, maar weet niet precíes waarheen. Niet veel mensen zullen dan op goed geluk de deur uitlopen en een willekeurige weg aflopen. Dat is ook niet zo gek, want de kans dat je uitkomt waar je wilt zijn is dan heel klein.

En al heb je wél een prachtige bestemming in gedachten, als je niet weet welke route je moet nemen, is de kans alsnog heel klein dat je er komt.

Logisch, toch? Toch gaat het hier al vaak mis in (het voorbereiden van) vergaderingen en agendapunten.

In veel vergaderingen gaat het gesprek alle kanten op. Sommigen praten heel veel, anderen bijna niet. En aan het eind is er geen helder resultaat. Dit komt omdat dit soort vergaderingen vaak beginnen met een zin als:

‘Laten we het even hebben over [onderwerp X].’

En wanneer het gesprek niet lekker loopt, komen mensen vaak in de verleiding om de volgende keer een leuke werkvorm in te zetten. Maar als je daar niet goed over nadenkt, wordt het een niet-werkend trucje.

Binnen de Spraakwater-methode geldt: een werkvorm is een hulpmiddel om het gewenste resultaat te behalen. Geen doel op zich.

Je begint met bepalen wat je wilt bereiken. Dan bedenk je wat voor soort gesprek daarbij past en dáárna kies je pas een werkvorm om dat gesprek te voeren.

We gebruiken het Spraakwater 6-stappenplan om de stap te zetten van concrete opbrengst naar werkvormen om die opbrengst te behalen. In dit artikel lichten we deze stappen toe.

Het 6-stappenplan is toepasbaar voor élk soort voorzitter. Ook voor voorzitters die geen formele bevoegdheid hebben, zoals OR-leden, projectleiders of inhoudelijk experts. In dit artikel lees je meer over hoe je een vergadering goed leidt, zonder dat je daar vanuit je functie formeel bevoegd voor bent.

Stap 1: Bepaal de opbrengst

De eerste stap om te komen tot een goede werkvorm voor je gesprek is het beantwoorden van de vraag: wat is na afloop de concrete opbrengst van dit agendapunt? Bijvoorbeeld een:

• Top-3 van maatregelen
• Actielijst met wie-wat-wanneer
• Keuze voor scenario A, B of C

Hoe concreter, hoe beter. Een voorbeeld kan zijn: ‘We eindigen met drie concrete afspraken over de samenwerking met afdeling Y in Q3.’
 
Maar let op: een opbrengst hoeft geen besluit te zijn. Een analyse of overzicht is ook prima, zolang het maar duidelijk is. Meer over hoe je de opbrengst van een agendapunt bepaalt, lees je hier.

Stap 2: Stel vast wat je nú moet doen om die opbrengst te realiseren

Nu de opbrengst helder is, vertaal je deze naar werkwoorden, zoals:

• Ophalen
• Clusteren en ordenen
• Afwegen en kiezen
• Afspreken en verdelen

Bijvoorbeeld: we willen een top-3 maatregelen tegen werkdruk.

Wat moet er nu gebeuren?

• Knelpunten ophalen
• Ideeën voor maatregelen verzamelen
• Ideeën ordenen
• Maatregelen afwegen en kiezen

Dat zijn vier duidelijke stappen. Hier zoeken we zo verschillende werkvormen bij. Wat direct opvalt is dat dit agendapunt verschillende opbrengsten bevat. Of dat erg is, ontdekken we in stap 3.

Ook je skills verbeteren?

Volg de training ‘Effectief Voorzitten’

Bekijk deze training

Stap 3: Definieer wat je nodig hebt

Per stap stel je jezelf praktische vragen:

• Hoeveel tijd hebben we nodig?
• Welke materialen helpen?
• Welke setting kiezen we?
• Hoe groot is de groep?
• Is de vergadering online, fysiek of hybride?

Bij het voorbeeld over werkdruk kan dat er zo uitzien:

1. Knelpunten ophalen

• Tijd: 10 minuten
• Nodig: iedereen bereidt één concreet voorbeeld voor + flipover

2: Ideeën voor maatregelen verzamelen

• Tijd: 10-15 minuten
• Nodig: post-its of digitaal bord

3: Ideeën ordenen

• Tijd: 10 minuten
• Nodig: muur of online whiteboard

4: Maatregelen afwegen en kiezen

• Tijd: 10 minuten
• Stickers, stiften of digitale poll

Vervolgens stel je jezelf de eerlijke vraag: ‘Heb ik die 40-45 minuten echt beschikbaar, of moet ik iets verschuiven?’
 
In deze stap ontdek je of een agendapunt te groot is voor de tijd die je hebt, of dat er meerdere doelen in één agendapunt zitten. Bijvoorbeeld verkennen, ordenen en kiezen.
 
Wanneer er meerdere doelen in één agendapunt zitten, kan de conclusie zijn dat het teveel wordt voor één overleg. Dan kun je er vervolgens voor kiezen om het punt op te knippen in meerdere agendapunten en gedeeltelijk op te schuiven naar een volgend overleg.
 
Het 6-stappenplan om te komen tot werkvormen die werken, geldt voor zowel fysieke als hybride vergaderingen. Toch heb je voor goede werkvormen in hybride vergaderingen ook andere dingen nodig dan in fysieke vergaderingen. In ons artikel over hybride vergaderingen lees je daar meer over.

Stap 4: Zorg ervoor dat iedereen actief meedoet

In deze stap maak je de sprong van proces naar werkvorm. Vraag jezelf hierbij steeds af of een bepaalde werkvorm ervoor zorgt dat dominante deelnemers niet de overhand krijgen. Daar tegenover staat dat je werkvorm ertoe moet leiden dat stillere deelnemers óók actief deelnemen.

Om deze balans te bewaken, werken we binnen de Spraakwater-methode met een aantal principes:

• Eerst schrijven, dan praten. Dit geeft iedereen de tijd om na te denken over wat diegene wil zeggen.
• Eerst klein, dan groot. In kleine groepjes durven mensen vaak meer te zeggen.
• Hanteer spreekrondes. Zo krijgt iedereen gelijke spreektijd.
• Geef concrete opdrachten. Niet ‘wat vinden jullie?’, maar ‘bedenk drie maatregelen’. Dit begrenst dominante deelnemers.

Als we het voorbeeld uit eerdere stappen voortzetten, kan dit er met werkvormen zo uitzien:

• Knelpunten ophalen. Iedereen deelt in één minuut een voorbeeld, zonder discussie.
• Ideeën verzamelen. Iedereen schrijft drie ideeën op post-its, waarna ze deze delen en plakken op flipovers.
• Ordenen. Samen ideeën clusteren in thema’s. Voorzitter vat deze kort samen.
• Kiezen. Iedereen krijgt drie stickers en plakt deze op de voor hem/haar meest belangrijke maatregelen

Deze werkvorm borgt dat iedereen meedoet. De haantjes hebben minder ruimte en de stille experts kunnen zich niet verstoppen. Wil je meer weten over hoe je goed kunt omgaan met dominante deelnemers? In dit artikel lees je daar meer over.

Stap 5: Onderzoek welke doelen of behoeften meespelen

Een proces kan nog zo strak zijn, het doet niks tegen de behoefte die achter bepaald gedrag schuilgaat. Toch is het handig daar iets mee te doen, want anders ben je aan het dweilen met de kraan open. En dat wil niemand.

Stel, jij stuurt op een top-3 van maatregelen om de werkdruk te verminderen, terwijl een aantal deelnemers vooral:

• Frustratie wil uiten
• Gehoord wil worden
• Erkenning wil
• Behoefte heeft aan veiligheid
• Invloed wil voelen

Als je hier geen ruimte voor maakt, loop je risico. In het beste geval sijpelt de energie weg, maar het kan ook zomaar gebeuren dat iemand de boel gaat saboteren. Stel jezelf daarom vooraf altijd de vraag:

‘Welke persoonlijke doelen en behoeften spelen hier waarschijnlijk mee? En hoe verwerk ik deze in een werkvorm?’

Dit kan je doen door bewust plek te maken voor deze behoeften. Bijvoorbeeld via een korte ‘ventileerronde’ waarin iedereen één moment van de afgelopen maand mag noemen waarop de werkdruk te veel werd.

De voorzitter vat samen en erkent: ‘Ik hoor dat het jullie echt raakt. Dat is niet iets wat zomaar even overwaait.’

Daarna maak je de draai: ‘Precies daarom willen we vandaag drie dingen kiezen waar we wél invloed op hebben.’

Zo neem je de groep serieus en voelt iedereen zich gehoord. Daarna kunnen we makkelijker overgaan op de inhoud.

Stap 6: Bedenk welke zijpaadjes je verwacht en hoe je daarop bijstuurt

Elke werkvorm kent zijpaadjes die regelmatig terugkomen:

• Inhoudelijk: ‘Dit doet mij denken aan…’
• Proces: ‘Dit kost veel te veel tijd.’
• Onderstroom: ‘Daar gaan we weer…’

Stel jezelf daarom vooraf de vraag: wat gaat waarschijnlijk gebeuren? En hoe ga ik daar mee om? In het voorbeeld van de werkdruk kan het zijpaadje zijn:

‘Het ligt allemaal aan het systeem.’

De aanpak kan dan zijn: erkenning geven en dan teruggaan naar de invloedssfeer:

‘Een deel van het probleem kunnen we nu als team niets aan doen. Laten we ons vandaag richten op wat we wél kunnen doen.’

Je werkvorm helpt hierbij:

• Maak een parkeerflap voor onderwerpen die buiten scope zijn
• Houd de tijd bij, zodat één onderdeel niet alle tijd opslokt
• Stel vaste vragen per ronde om mensen bij de kern te houden: ‘wat heb je nodig?’

Tot slot

Met het Spraakwater 6-stappenplan zetten we de stap van concrete opbrengst naar werkvormen om die opbrengst te behalen:

1. Bepaal de gewenste opbrengst van het agendapunt
2. Stel vast wat je nú moet doen om die opbrengst te realiseren
3. Definieer wat je hiervoor nodig hebt
4. Zorg ervoor dat iedereen actief meedoet
5. Onderzoek welke onderliggende behoeften meespelen 
6. Bedenk welke zijpaadjes kunnen ontstaan en hoe je daarop bijstuurt

Dit zorgt voor agendapunten met een heldere bestemming en een route die daarbij past. En precies daar merk je het positieve effect voor de deelnemers:

• Minder vergaderingen uit gewoonte
• Meer grip op het gesprek
• Vaker het gevoel dat een vergadering écht zin heeft gehad

In de training ‘Effectief voorzitten en effectief vergaderen‘ oefenen we hiermee. Je neemt je eigen agendapunten mee en doorloopt tijdens de training de zes stappen. Vervolgens kies je per punt werkvormen die passen bij jouw team en cultuur. Tot slot oefen je met het begrenzen van zijpaadjes en het constructief ruimte geven aan onderliggende behoeften. Dit zorgt voor gesprekken met structuur, ruimte en resultaat.

Bekijk hier de eerstvolgende data van de training en claim je plek.