Een vergadering voorzitten zonder formele bevoegdheid

Effectief een vergadering voorzitten als OR-lid, projectleider of expert

Veel professionals zijn regelmatig voorzitter van een overleg, zonder dat zij hier formele bevoegdheid voor hebben. Denk aan OR-leden, projectleiders zonder leidinggevende functie, of inhoudelijke experts. Daar komt vaak een bepaalde twijfel bij kijken:

‘Wie ben ik om mensen af te kappen, besluiten te vragen of richting te geven?’

Wanneer je die twijfel te veel ruimte geeft, merkt de groep dat direct. Dit komt het gesprek vaak niet ten goede. Het gevolg kan dan zijn dat het gesprek uitloopt, je de regie verliest of dat besluiten uitblijven.

Gelukkig hangt regie in een vergadering niet per definitie samen met hiërarchische verhoudingen. Je zult minder moeite hebben om de regie te pakken, als je drie dingen op orde hebt:

• Je rol en mandaat zijn voor iedereen duidelijk
• De vergadering heeft een goed ontwerp
• Je durft het gesprek te begrenzen

In dit artikel laten we zien hoe je dit aanpakt en wat je wel en niet van jezelf hoeft te verwachten. Spoiler alert: hoe beter je voorbereiding, hoe makkelijker het wordt. En oefening baart kunst.

De misvatting: zonder formele bevoegdheid mag ik niet sturen

Zonder titel voelen veel voorzitters vaak twijfel en ongemak. Je wilt niet als een betweter overkomen, je wilt geen politieagent spelen en je vraagt je af of je een collega die meer senior is wel mag en kan begrenzen. Dat is allemaal een logische, menselijke reactie. Helaas leidt die twijfel vaak tot een aantal valkuilen:

• Je laat agendapunten lopen als iemand met status veel praat
• Je durft geen punt achter een discussie te zetten
• Je vraagt geen besluit, omdat je denkt dat dat niet aan jou is
• Je doet inhoudelijk mee, in plaats van dat je het proces bewaakt

Maar met de gedachte dat je zonder formele bevoegdheid per definitie niet mag sturen, doe je jezelf tekort. In een vergadering werkt het juist precies andersom:

Je functietitel is minder belangrijk dan je functie in het gesprek.

De groep heeft iemand nodig die het doel en de opbrengst scherp houdt, iedereen betrekt en de agenda met succes afrondt. En jij kan diegene zijn.

Bevoegdheid, gezag en regie

Drie termen lopen vaak door elkaar: bevoegdheid, gezag en regie.

• Bevoegdheid is formeel. Het is gebaseerd op je positie, hiërarchie en beslissingsrecht. Dat kan bijvoorbeeld de leidinggevende zijn.
• Gezag verdien je. Het ontstaat doordat mensen je serieus nemen en dus bereid zijn je te volgen.
• Regie gaat over het gesprek organiseren. Bijvoorbeeld op het gebied van doel, structuur, tijd, spelregels en afronding.

Je kunt dus prima regie pakken als je geen formele bevoegdheid hebt. Je hoeft geen directeur te zijn om te zeggen:

• ‘We hadden afgesproken dat we zouden eindigen met een keuze. Laten we nu ook echt kiezen.’
• ‘We zouden eerst voorbeelden verzamelen en daarna pas oplossingen bedenken. Laten we bij die volgorde blijven.’

Wat dan wel helpt, is als je enig gezag hebt. Gezag bouw je op, doordat mensen merken dat je doet wat je zegt. Bijvoorbeeld door afspraken te bewaken, je te houden aan afspraken, je mensen ruimte geeft en door eerlijk en netjes te zijn. Kortom, door gewoon jezelf te zijn. Toch?

Organiseer je mandaat voor de vergadering vooraf

Wie zonder formele bevoegdheid een vergadering wil voorzitten, heeft vooral helderheid vooraf nodig.

• Wat houdt mijn voorzittersrol in dit overleg in? Ben ik procesbegeleider, expert of adviseur?
• Wat mogen we in dit overleg wél en niet beslissen? Gaat het om een keuze, een advies of een inventarisatie?
• Wie neemt het uiteindelijke besluit? De groep, een leidinggevende, het MT, of ikzelf?

Als je dat scherp hebt, kun je het overleg strak voorbereiden. Je formuleert de juiste opbrengsten in je agenda. Je zet verwachtingen in de uitnodiging. En je kondigt in de vergadering duidelijk aan wat het kader is. Je hoeft je niet inhoudelijk met het gesprek te bemoeien. Je zorgt er alleen voor dat het proces aansluit op het mandaat.

In artikel lees je meer over hoe je het doel en mandaat vóór een vergadering goed organiseert.

Vertrouw op jezelf en op je voorbereiding

Een interventie kan altijd anders overkomen dan je hoopt. Al klopt alles in theorie nog zo goed. Hoe iets binnenkomt, hangt bijvoorbeeld af van je stijl, de mensen aan tafel en de situatie. Dat is nu eenmaal de praktijk waar je mee te maken hebt.

Improviseren hoort hierbij. Maar hoe beter je voorbereid bent, hoe minder je hoeft te improviseren. Hier komt het belang van een goede agenda naar voren. In ons artikel over de agenda lees je meer over een goede zorgt voor rust, focus en resultaat in je vergadering.

Ook je skills verbeteren?

Volg de training ‘Effectief Voorzitten’

Bekijk deze training

Kies het juiste interventiemoment

Denk aan een vergadering waarbij je achteraf dacht: ‘daar had ik moeten ingrijpen’. Dit kunnen heftige momenten zijn, zoals een botsing of een discussie die uit de bocht vliegt.

Die situaties ontstaan zelden uit het niets. Vaak waren er aanwijzingen: ontevredenheid, ruis, of geen goed proces:

• Het agendapunt had geen duidelijk doel
• De voorbereiding was vaag
• Er was geen route om het gesprek naar de gewenste uitkomst te brengen

Hierdoor blijven kleine signalen liggen, voelt niemand zich verantwoordelijk voor het gesprek en is het al te laat wanneer iemand ingrijpt. Bijvoorbeeld wanneer een collega zich al langer niet gezien of gehoord voelt. In een open gesprek kan die persoon ineens fel worden of juist dichtklappen. Bij een duidelijke opbrengst en een proces met een ronde waarin iedereen kort aan bod komt, vang je dit eerder op.

Je stuurt dan niet op inhoud, maar op proces: je haalt op wat er leeft en richt je daarna pas op een oplossing. Dit voorkomt veel gedoe en grote interventies.

Je doet het meeste werk vooraf

Je helpt jezelf enorm met een strakke voorbereiding. Een goed fundament voorkomt scheve muren. Zorg ervoor dat je het volgende op voorhand goed regelt:

• Per agendapunt een doel en concrete opbrengst
• Een agenda die doel en opbrengst ondersteunt
• Een route richting concrete opbrengst
• Expliciete spelregels en verwachtingen vooraf

Tijdens de vergadering zijn kleine bijsturingen dan genoeg, omdat je leunt op je voorbereiding:

• ‘De afspraak was dat we met elkaar drie mogelijke oplossingen zouden kiezen.’
• ‘We hebben twintig minuten voor dit punt en willen eindigen met een voorstel. Wat is hier nu nog voor nodig?’

Begrens constructief

Veel voorzitters zonder formele bevoegdheid zijn bang dat ze streng overkomen, de sfeer verpesten of iemand tegen het hoofd stoten. Maar wees gerust: grenzen aangeven is niet hetzelfde als autoritair zijn. In de praktijk zit dat gevoel meer in jouw hoofd, dan dat de ander het ook écht zo ervaart.

• Autoritair klinkt als: ‘We doen het nu gewoon zo, punt.’
• Regie met respect klinkt als: ‘We hadden deze afspraak. Daar wil ik me graag aan houden, zodat dit gesprek voor iedereen werkt.’

Deze voorbeeldzinnen kun je letterlijk gebruiken:

• ‘Ik onderbreek je even, want ik wil ervoor zorgen dat iedereen aan bod kan komen.’
• ‘Wat je zegt is belangrijk, maar het hoort bij een ander onderwerp. Ik zet het op de lijst voor een ander moment.’
• ‘We hebben nog vijf minuten en we willen eindigen met een keuze. Wat hebben we nu nog nodig om die keuze te kunnen maken?’

Je mag erop vertrouwen dat je genoeg gezag hebt om het proces te bewaken. Doe dat in je eigen stijl, zolang je maar respectvol en duidelijk blijft.

Het kan natuurlijk gebeuren dat constructief grenzen aangeven niet meer werkt. Bijvoorbeeld wanneer een deelnemer sterk dominant gedrag vertoont. In dit artikel lees je hoe je hiermee kunt omgaan.

Een groep leren kennen kost tijd

Een dirigent kent zijn orkest niet na één repetitie. Dat geldt voor jou net zo. Je leert gaandeweg de nuances in de groep kennen. Wie snel gaat en wie wat meer tijd nodig heeft. Wie eerst luistert en dan praat en wie eerst praat en dan luistert. En natuurlijk wie welke kwaliteiten heeft.

De eerste keren is het waarschijnlijk nog een beetje zoeken. Soms zul je te vroeg ingrijpen, en soms te laat. Vaak bedenk je dan achteraf hoe je het éigenlijk had willen doen. Dat is niet erg. Het is geen bewijs dat je iets niet kunt, het is bewijs dat je in een leerproces zit.

Je bent niet de baas, maar de facilitator. Dat is een subtiel verschil. Je zet het kader neer om te komen waar de groep wil zijn, en helpt iedereen zijn of haar bijdrage te leveren.

Omgaan met scepsis

Zonder formele bevoegdheid kun je altijd opmerkingen krijgen als:

• ‘Oh, daar heb je de voorzitter weer.’
• ‘We mogen zeker niks meer zeggen nu.’
• ‘We zijn toch geen schoolklas?’

Soms klinkt het gemeend, soms is het verpakt in een grapje. Maar in beide gevallen gaat het vaak niet over jou als persoon. Het gaat over ongemak, verlies van vrijheid of een bepaalde spanning.

Wanneer dit gebeurt, kun je onderstaande tips gebruiken om rustig én stevig in je rol te blijven.

Benoem het en ga terug naar de kern

• Opmerking: ‘Kijk, daar heb je de voorzitter weer.’
• Reactie: ‘Klopt, het is mijn taak dat we binnen de tijd blijven én ergens uitkomen. Daarom stuur ik af en toe op hoe we het gesprek voeren.’

Toon begrip en herhaal de grens

• Opmerking: ‘We mogen zeker niks meer zeggen nu.’
• Reactie: ‘Ik snap dat mijn interventies gek kunnen voelen. Maar de reden dat ik stuur op de afspraken over tijd is dat het juist de bedoeling is dat iederéén iets kan zeggen, en we op tijd klaar zijn.’

Ga niet mee in flauwe opmerkingen

• Opmerking: ‘We zijn toch geen schoolklas?’
• Reactie: ‘Helemaal mee eens. Ik onderbreek ook niet om streng te zijn. Ik wil graag dat we deze tijd goed gebruiken. We zitten hier om iets voor elkaar te krijgen.’

Tot slot

Een vergadering voorzitten zonder formele bevoegdheid kan zorgen voor twijfel en ongemak. Dit artikel gaat over hoe je daaroverheen komt. De volgende dingen kunnen daarbij helpen:

• Maak onderscheid tussen bevoegdheid, gezag en regie
• Organiseer je mandaat voor de vergadering vooraf
• Vertrouw op jezelf en op je voorbereiding
• Kies het juiste interventiemoment
• Begrens constructief
• Benoem scepsis en ga terug naar de kern
• Toon begrip en herhaal de grens
• Ga niet mee in flauwe opmerkingen

In de training ‘Effectief voorzitten’ is voorzitten zonder formele bevoegdheid een terugkerend thema. Je oefent met je rol claimen, hoe je leunt op een goed ontwerp en hoe je intervenieert op een manier die past bij jou.

Niet om een perfecte voorzitter te worden, maar om stap voor stap te groeien in een rol waarin je regie hebt en het overleg voor iedereen beter maakt. Bekijk hier de eerstvolgende beschikbare data en claim je plek!