Een helder doel en mandaat voor je vergadering

Hoe je er in de voorbereiding voor zorgt dat je vergadering écht iets oplevert

Binnen veel teams heerst een zogenaamde ‘vergaderreflex’. Je loopt ergens tegenaan, en voor je het weet zit je met het hele team in een overleg. Logisch, want samen praten voelt vaak als vooruitgang. Maar toch gebeurt het vaak dat aan het eind iedereen zijn zegje heeft gedaan, maar onduidelijk is wat precies het resultaat is. En de volgende keer staat hetzelfde onderwerp ‘gewoon’ wéér op de agenda. En dat is zonde.

Ondertussen blijft onduidelijk:

• Of een vergadering wel de juiste vervolgstap was
  Zo ja, wie erbij moest zitten
  En wat het precieze doel was van de vergadering

In plaats daarvan accepteren we de uitnodiging, schuiven we aan en hopen we vaak tevergeefs dat het ergens toe leidt. Binnen de Spraakwater-methode is de conclusie in dit soort gevallen simpel: we zijn te vroeg gaan vergaderen.

In dit artikel prikken we door de vergaderreflex heen. We zetten het doel en het mandaat van de vergadering centraal en beantwoorden de vraag hoe je bepaalt of een bepaald onderwerp in een vergadering hoort en hoe je vervolgens het mandaat helder krijgt en zo effectief mogelijk inzet. Hierdoor verdwijnt de ruis, en ontstaat helderheid.

Twee kernvragen vóórdat je een vergadering plant

De eerste stap om uit de vergaderreflex te komen is simpel, maar krachtig. Zodra iemand ‘overleg’ zegt, druk je op pauze. Bijvoorbeeld zo:

‘Prima om hier tijd voor vrij te maken, maar laten we eerst scherp krijgen wat we precies willen bereiken. Daarna kunnen we beslissen of we een vergadering nodig hebben.’

Met alleen die zin maak je van een reflex weer een bewuste keuze.

Vraag 1: Waarom moet dit een vergadering zijn?

Vraag jezelf af wat precies het onderwerp is waar je het over wilt hebben. In de praktijk blijkt dan vaak dat een overleg helemaal niet nodig is. Soms gaat het bijvoorbeeld alleen om informeren. Dat kan dan prima via een mail of aankondiging in de weekstart. Soms kan één iemand aan voorstel maken en rondsturen. En soms is een 1-op-1-gesprek meer dan voldoende. En dat scheelt vaak verrassend veel tijd, energie en volle agenda’s.

Geen helder antwoord op de waarom-vraag betekent simpelweg dat het nog geen tijd is om een vergadering in te plannen.

Vraag 2: Wat willen we bereiken?

Denk hierbij aan een keuze, een overzicht aan maatregelen of een actielijst. Het kan bijvoorbeeld ook een voorstel zijn dat iemand daarna verder uitwerkt. Alleen ‘bijpraten’ of ‘het er even over hebben’ levert dan bijna altijd nét te weinig op om de vergadering te rechtvaardigen.

Zodra je de opbrengst concreet maakt, wordt het veel makkelijker om de vorm en lengte van de vergadering te bepalen. Je kunt dan ook makkelijker een agenda maken die niet alle kanten op schiet.

Maak het mandaat expliciet

Wanneer je weet waarom je vergadert en wat het moet opleveren, blijft nog een cruciale vraag over: wat mag deze groep eigenlijk beslissen? Oftewel: wat is het mandaat van deze groep? Het mandaat kan verschillende vormen aannemen:

• Input ophalen
• Een voorstel voorbereiden
• Een beslissing maken

Een expliciet mandaat maakt de kans groter dat het gesprek effectiever wordt, en de uitkomst concreter. En dat is wel zo prettig. Om hier te komen, kun je de volgende stappen doorlopen:

• Check het mandaat vooraf bij je leidinggevende of opdrachtgever

Zeker als je geen formele beslissingsmacht hebt, is het slim je mandaat vooraf te checken. Zo zorg je ervoor dat de verwachtingen helder zijn. Dat is fijn voor de voorzitter, voor de groep en voor de leidinggevende.

• Bepaal of de juiste mensen aan tafel zitten

Opbrengst, mandaat en bezetting horen bij elkaar. Pas wanneer deze drie op elkaar aansluiten, heeft een vergadering écht kans van slagen.

Voor de juiste uitkomst heb je de juiste mensen nodig. Bijvoorbeeld beslissers, experts of juist degenen die in de uitvoering werken. Wanneer je merkt dat de gewenste uitkomst niet haalbaar is met de mensen die je nu in gedachten hebt, kun je óf de opbrengst, óf de groep aanpassen.

• Spreek het mandaat uit in de vergadering

Je hoeft het mandaat niet uitgebreid uit te schrijven in je uitnodiging. Maar het is wel handig het aan het begint van de vergadering te benoemen. Bijvoorbeeld:

• ‘Vandaag kiezen we tussen scenario A en B.’
• ‘Vandaag verzamelen we input en formuleren we een advies. Het MT neemt vervolgens volgende week een besluit.’

Mensen hebben vaak geen moeite met een beperkt mandaat. Integendeel: wij merken dat mensen vaak opgelucht zijn zodra verwachtingen en mandaat duidelijk zijn. Oók als het mandaat beperkt is.

Ook je skills verbeteren?

Volg de training ‘Effectief Voorzitten’

Bekijk deze training

Bepaal op welk niveau je aan het vergaderen bent

Grofweg zijn er drie niveaus waarop je kunt vergaderen:

• Strategisch: koers en lange termijn. Je kiest richting en maakt bijvoorbeeld keuzes over de koers en grote investeringen voor de komende jaren.
• Tactisch: plannen en projecten. Je vertaalt de koers naar plannen. Je bepaalt welke projecten je oppakt, hoe je prioriteiten stelt en hoe je capaciteit inzet.
• Operationeel: dagelijks werk en uitvoering. Je verdeelt taken en lost praktische problemen op.

Veel ruis ontstaat doordat die niveaus door elkaar lopen. Bijvoorbeeld wanneer je in een strategische sessie ineens het rooster voor volgende week bespreekt. Of in een operationeel overleg in een discussie over visie en beleid belandt.

Als je vooraf even checkt op welk niveau het gesprek zal plaatsvinden, scheelt dat veel onduidelijkheid. Je kunt dan realistischer bepalen wat je wel en niet bespreekt. Hierdoor praat je minder langs elkaar heen en bereik je eerder je gewenste opbrengst.

Vertaal doel en mandaat naar een duidelijke uitnodiging

In de praktijk vergader je zelden over één onderwerp. Een goede uitnodiging heeft daarom altijd twee lagen: het doel van de vergadering en een agenda met een paar duidelijke punten.

Idealiter stuur je een uitgewerkte agenda mee. Maar als die nog niet helemaal rond is, is het wel voor iedereen fijn als in ieder geval het doel en de gewenste opbrengst helder zijn. De agenda kan dan later volgen. Bijvoorbeeld:

Je nodigt mensen uit, omdat de werkdruk oploopt en je samen tot een werkbare taakverdeling wilt komen. Aan het eind wil je:

• De belangrijkste knelpunten op tafel
• Drie concrete maatregelen
• Een aangepaste taakverdeling

Zo weet iedereen waarom jullie ook alweer vergaderen, wat hij moet opleveren en wat de verwachtingen op het gebied van input zijn.

Tot slot

Als je begint bij doel en mandaat, zullen overleggen veel effectiever worden. Dit zorgt voor minder ruis en geeft meer positieve energie. Je voorkomt ‘lege’ overleggen door de volgende stappen te doorlopen:

• Vraag jezelf af of het wel een vergadering moet zijn
• Bepaal op welk niveau je wilt vergaderen
• Bepaal wie aan tafel moet zitten
• Check het mandaat bij je leidinggevende of opdrachtgever
• Zorg voor een duidelijke uitnodiging
• Spreek het mandaat uit aan het begin van de vergadering

Hierdoor wordt het makkelijker en logischer om strakker te sturen op tijd en resultaten. Vergaderingen verlopen rustiger, besluiten duidelijker en er zijn minder open eindjes.

In onze training ‘Effectief voorzitten‘ ga je hiermee aan de slag met voorbeelden uit je eigen praktijk. We kijken per onderwerp of een vergadering nodig is en zo ja, op welk niveau en met welke bezetting. We oefenen veel, zodat je zelf op je eigen tempo voelt wat wel en niet werkt.

Je maakt het mandaat vooraf helder en schrijft uitnodigingen waar mensen écht iets aan hebben. Zo leg je de basis voor overleggen die jou en je team écht verder helpen.

Klinkt dit als iets wat jou of je team verder kan brengen? Bekijk de eerstvolgende trainingsdata en meld je aan.