Begin bij de opbrengst van je vergadering

Hoe je ervoor zorgt dat een vergadering ook écht iets oplevert

Voor een succesvolle vergadering heb je een aantal ingrediënten nodig, zoals actieve deelnemers, herkenning en een goed gesprek. Maar daar komt nog iets bovenop: een succesvolle vergadering heeft ook ríchting nodig. Zonder richting is de kans namelijk groot dat de vergadering geen concrete aanknopingspunten oplevert. Het resultaat is dan dat iemand aan het eind zegt:

‘Goed dat we dit gesprek hebben gehad.’

En dat er daarna niets gebeurt. Er ligt geen actielijst, er is geen verantwoordelijke en er zijn geen keuzes gemaakt. Gelukkig is dit met een paar kleine aanpassingen te voorkomen.

Bovenstaand voorbeeld is binnen de Spraakwater-methode een helder signaal dat één belangrijke stap mist: de indiener van het agendapunt had vooraf niet scherp wat dit agendapunt moest opleveren.

Begin bij de opbrengst

Bij elk agendapunt starten wij met één vraag: wat ligt er aan het einde van dit agendapunt concreet op tafel?

Een concrete opbrengst zorgt voor een gezamenlijk start- en eindpunt. Iedereen weet waar we beginnen en waar we willen eindigen. Zo wordt de concrete opbrengst iets waar de voorzitter op kan sturen.

• Dus niet: ‘We bespreken de samenwerking met afdeling Y.’
• Maar wel: ‘We leggen drie afspraken vast over de samenwerking met afdeling Y voor Q3.’

Een concrete opbrengst kan van alles zijn. Bijvoorbeeld:

• Een prioriteiten top-5 op papier
• Een knelpuntenlijst per thema
• Drie criteria voor toekomstige besluiten
• Een duidelijke opdracht voor één persoon
• Een actielijst met namen en deadlines
• Een expliciete keuze voor scenario A, B of C

Als je dit vooraf vastlegt, zul je zien dat deelnemers veel makkelijker kunnen bepalen of hun inbreng helpt om de opbrengst te behalen. En dat maakt je vergadering een stuk effectiever.

Voorbeeld: teamuitje

Zonder vooraf bepaalde concrete opbrengst, krijgen verschillende mensen verschillende beelden van wat de bedoeling is van het agendapunt. Neem onderstaand voorbeeld:

Op de agenda staat: ‘Teamuitje.’

• De één denkt aan de locatie
• Een ander aan de activiteit
• Een derde aan het budget

Iedereen praat vanuit eigen aannames. Hierdoor gaat het gesprek hoogstwaarschijnlijk alle kanten op. Logisch, want iedereen werkt toe naar een ander resultaat.

Vergelijk dat eens met:

‘We eindigen dit punt met drie concrete opties voor activiteiten voor het teamuitje.’

Dit is een wereld van verschil. Iedereen weet van tevoren:

• We werken toe naar een lijst van drie
• We kiezen vandaag nog geen definitieve optie

Zo is meteen duidelijk waar het gesprek níet over gaat. We bespreken niet hoe het vorig jaar was, we hebben het niet over de reis ernaartoe en ook niet over de kamerverdeling. Dat scheelt weer een hoop afleiding.

Als voorzitter stuur je het gesprek zo veel makkelijker bij. Gaat iemand uitgebreid in op de catering van één locatie? Dan zeg je bijvoorbeeld:

‘Handig om te weten, maar helpt dit ons nu om tot drie opties te komen?’

De Spraakwater-methode kent vier stappen om tot een concrete opbrengst te komen.

Stap 1: Kies een opbrengst die je kunt vastleggen

Stel jezelf als inbrenger van het agendapunt deze vraag: wat willen we aan het einde concreet opschrijven, delen of afvinken?

• Dus niet: ‘We bespreken de samenwerking met afdeling Y.’
  Maar wel: ‘We leggen drie afspraken vast over de samenwerking met afdeling Y voor Q3.’

In het tweede geval weet iedereen wanneer het punt afgerond is, waar het gesprek op moet uitkomen en wat er na de vergadering gebeurt. Zo kun je ook veel beter inschatten hoe lang het gesprek moet duren.
 
Maar let op: een opbrengst hoeft geen besluit te zijn. Het kan ook een overzicht, analyse of opdracht zijn. Dit is helemaal goed. Zolang het maar van tevoren duidelijk is.

Wil je dat de opbrengst wel een besluit is? In ons artikel over besluiten lees je meer over hoe je een vergadering zo inricht, dat je altijd eindigt met een expliciet besluit.

Stap 2: Bepaal welk soort gesprek nodig is

Wanneer de opbrengst helder is, bepaal je het type gesprek dat nodig is om de opbrengst te bereiken. Grofweg zijn er vijf soorten:

• Informeren: iedereen heeft aan het eind dezelfde informatie
• Ophalen/verkennen: je verzamelt ervaringen, knelpunten of ideeën
• Ordenen/analyseren: je clustert, vergelijkt en scherpt criteria aan
• Afwegen/kiezen: je legt opties naast elkaar en neemt een besluit
• Afspreken/verdelen: je legt acties, verantwoordelijkheden en deadlines vast

Het is vaak beter om een agendapunt te splitsen: in de ene vergadering verken je, en in te de andere kies je. Liever een kleinere opbrengst die je haalt, dan blijven hangen in te grote ambities.

Toch hoef je er niet altijd één te kiezen. Soms is een combinatie mogelijk. Zolang je ze maar bewust achter elkaar zet. Pas hiermee wel op, want dit is waar het vaak misgaat. De één wil dan bijvoorbeeld al kiezen, terwijl de ander nog informatie mist. Dat schiet niet op.

Een combinatie die wel goed mogelijk is, is ophalen/verkennen en ordenen/analyseren. Bijvoorbeeld wanneer het over knelpunten gaat. Dan kun je het eerste deel van het gesprek zoveel mogelijk knelpunten ophalen. In het tweede deel van het gesprek kun je dan de knelpunten indelen in de categorieën ‘nu oplossen’ en ‘later oplossen’.

Ook je skills verbeteren?

Volg de training ‘Effectief Voorzitten’

Bekijk deze training

Stap 3: Benoem de stand die je van de groep vraagt

Elk type gesprek vraagt om een andere houding van deelnemers. Binnen de Spraakwater-methode hebben we het vaak over verschillende ‘standen’:

• Verkennend. Hier verzamel je zonder oordeel ideeën en ervaringen. Iedereen draagt bij.
  Ordenend. Hier vat je samen en cluster je. Je bepaalt wat belangrijk is en bereidt keuzes voor.
  Besluitgericht. Hier weeg je opties af, hak je knopen door en leg je keuzes vast.

Benoem als voorzitter hardop welke stand je van deelnemer verwacht. Dit zorgt ervoor dat je niet langs elkaar heen werkt. Bijvoorbeeld:

• ‘We verzamelen eerst ervaringen. Nog geen oplossingen.’
• ‘We hebben genoeg input. We gaan nu kiezen.’

In dit artikel lees je meer over waar je nog meer op moet letten wanneer je als voorzitter agendapunten aankondigt.

Stap 4: Teken een korte proceslijn

Vervolgens bepaal je hoe je van start naar opbrengst komt. Dit hoeft niet gedetailleerd te zijn. Een simpele volgorde is genoeg. Het hoeft ook niet op de agenda, maar is voor in het draaiboek van de voorzitter.

Wil je uitgebreider lezen over hoe je komt tot een effectieve werkvorm die past bij jouw overleg? In dit artikel lees je hoe de juiste werkvorm je helpt om te komen tot je gewenste opbrengst.
 
Hoe zo’n proceslijn eruit kan zien, zie je in onderstaande twee voorbeelden.
 
Voorbeeld 1:
 
Opbrengst: een top-3 van maatregelen tegen een te hoge werkdruk, die we twee maanden gaan testen.
 
Proceslijn:

• Ophalen knelpunten
  Ideeën verzamelen
  Ideeën groeperen
  Per groep ideeën afwegen
  Top-3 kiezen

In de agenda staat dan:

Agendapunt 1: Maatregelen tegen werkdruk

• Opbrengst: top-3 maatregelen om te testen
• Tijd: 40 minuten
• Voorbereiding: neem twee concrete voorbeelden mee

Voorbeeld 2:

Opbrengst: Input waarmee één iemand een voorstel over onderwerp X kan schrijven.

Proceslijn:

• Aanleiding schetsen
• Ervaringen ophalen
• Criteria vastleggen
• Opdracht formuleren

In de agenda staat dan:

Agendapunt 2: Input voor voorstel roosterwijziging

• Opbrengst: criteria en aandachtspunten
• Tijd: 35 minuten
• Voorbereiding: denk aan één moment waarop het huidige rooster niet werkte

Tot slot

Een vooraf bepaalde concrete gewenste opbrengst van een agendapunt maakt je vergadering effectiever. Het maakt duidelijk waar het gesprek wel en niet over gaat en zorgt ervoor dat je als voorzitter makkelijk kunt bijsturen. Het vermindert ruis, omdat iedereen naar hetzelfde punt toewerkt, in plaats van afslaat naar allerlei zijpaden.

De Spraakwater-methode kent vier stappen om tot een concrete opbrengst te komen:

• Stap 1: Kies een opbrengst die je kunt vastleggen
• Stap 2: Bepaal welk soort gesprek nodig is
• Stap 3: Benoem de stand die je van de groep vraagt
• Stap 4: Teken een korte proceslijn

In de training ‘Effectief vergaderen‘ oefenen we hiermee met voorbeelden uit je eigen werk. Je neemt je eigen agendapunten mee, maakt vage bespreekpunten concreet, ontwerpt proceslijnen die werken en oefent met hierop sturen in de vergadering.

Wil jij ook overleggen die eindigen met een uitkomst waarmee je verder kunt? Bekijk de eerstvolgende trainingsdata en reserveer je plek.