Concrete besluiten als logisch eindpunt van je vergadering

Hoe je een vergadering zo inricht dat je eindigt met expliciete besluiten

Veel overleggen verlopen min of meer hetzelfde: iedereen doet zijn zegje, mensen begrijpen elkaar, misschien is er wel een goed gesprek. En wanneer iedereen zijn koffie op heeft, eindigt het gesprek met een zin als ‘we nemen het mee’. Iedereen knikt, de agenda is ‘af’. Maar daarna blijft het vaak opvallend stil.

Deze afsluiter van een vergadering betekent vaak dat:

• Het onduidelijk is wie iets gaat doen
• Er geen afspraak is over wanneer een keuze komt
• Hetzelfde onderwerp de volgende keer gewoon weer op de agenda staat

Bij Spraakwater zien wij dit niet als toeval. Het is een logisch gevolg van de inrichting van veel vergaderingen. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat een besluit geen expliciete opbrengst van een agendapunt is. En dan is er natuurlijk ook geen proces om tot een besluit te komen.

Als je een besluit niet expliciet maakt, is ‘we nemen het mee’ een logische uitkomst. En eigenlijk is dat goed nieuws, want dat betekent dat je er ook iets aan kan doen. In dit artikel lees je hoe je een vergadering zo inricht, dat hij wél eindigt met expliciete besluiten.

Wat een besluit is

Laten we beginnen bij het begin. Want als je niet scherp hebt wat een besluit is, kun je er ook moeilijk naartoe werken.

Een besluit is heel concreet. Een besluit betekent iets dóen of níet doen. Je kan een roosterwijziging doorvoeren, maar je kan ook besluiten hem níet door te voeren. Dan gebeurt er niets, maar ligt er toch een besluit.

Daarnaast is een goed besluit altijd gekoppeld aan gedrag en tijd: wie doet wat, hoe en wanneer? Bijvoorbeeld:

‘We voeren de roosterwijziging nu niet in. De teamleiders verzamelen eerst drie maanden data over bezetting en werkdruk en bespreken die in november in het MT.’

Waarom er zo vaak géén besluit komt

Vóórdat we naar het leuke gedeelte gaan waarin we uitwerken hoe je tot goede besluiten komt, gaan we eerst in op waarom er ook vaak géén besluit komt.

In trainingen over effectief vergaderen komen namelijk vaak dezelfde oorzaken terug voor het uitblijven van (goede) besluiten in vergaderingen. Veel van deze oorzaken hebben één ding met elkaar gemeen: het overleg mist een goed ontwerp om besluiten te kunnen nemen. Hieronder behandelen we er een aantal.

1. Te snel naar de oplossing

Veel punten die moeten eindigen met een besluit, beginnen vaak al met een voorstel of een plan. Hierdoor ligt de aandacht gelijk bij de oplossing, terwijl in veel gevallen het probleem nog niet helemaal duidelijk is. Ook is niet helder of het probleem bijvoorbeeld structureel is, of urgent genoeg om er nu iets mee te doen. En of de héle groep dit vindt, of alleen de inbrenger van het agendapunt.

Dit is een risico. Want er hoeft maar één iemand te twijfelen aan het probleem, en het hele agendapunt kan gaan wankelen. De kans op breed draagvlak en uiteindelijk een besluit wordt dan steeds kleiner.

2. Argumenten op verschillende niveaus

Een tweede oorzaak dat goede besluiten uitblijven in vergaderingen, is dat mensen vaak argumenten uitwisselen op verschillende niveaus:

• Veiligheid: ‘Dit voelt niet goed’
• Middelen: ‘Het is te duur’
• Strategie: ‘Past dit bij onze koers?’

Dit is allemaal legitiem, maar het zorgt er wel voor dat het gesprek alle kanten opgaat. Mensen praten langs elkaar heen en dit maakt het heel moeilijk om tot een breed gedragen besluit te komen.

3. Er ontstaan ter plekke halve oplossingen

Wat niet goed werkt, is ter plekke half uitgewerkte oplossingen aandragen. Iemand zegt dat we ook gewoon naar links kunnen gaan, terwijl een ander zegt dat we beter naar rechts kunnen gaan. Vaak zijn beide voorstellen niet goed uitgewerkt.

Wat vaak ontbreekt, is het overzicht van de verschillende opties en de gevolgen en randvoorwaarden per optie. Als dat allemaal niet zichtbaar is, wordt besluitvorming al snel een soort losse uitwisseling van ‘onderbuikvoorkeuren’.

4. Iedereen moet overal iets van vinden

Hoe meer meningen, hoe meer tijd het kost om tot een besluit te komen. Bovendien wordt een besluit zelden beter als iedereen zich ermee bemoeit. Zeker wanneer zij bijvoorbeeld:

• De inhoud niet goed kennen
• Geen rol hebben in de uitvoering
• Er in hun werk niks mee hoeven

Democratie is vaak de oplossing, maar niet altijd. Hoe groter de kring van mensen die overal iets van moet vinden, hoe groter de kans dat het gesprek scherpte verliest.

5. Iedereen moet enthousiast zijn

Wanneer iemand twijfelt, schuiven we besluiten vaak door. Maar soms is een voorstel simpelweg goed genoeg om mee verder te kunnen. De vraag is meestal niet of iedereen dit een fantastische oplossing vindt. De vraag is of dit voorstel, met de kennis die er is, goed genoeg is om mee verder te kunnen.


6. Mandaat en samenstelling kloppen niet

Soms is het nog simpeler: dan zitten de mensen die mogen beslissen niet eens aan tafel. Of ze zitten wel aan tafel, maar willen of kunnen nog niet ter plekke een besluit nemen. Dan blijft een overleg automatisch hangen in een tussenfase.

Bovenstaande oorzaken zijn te voorkomen door de agenda(punten) van tevoren goed te ontwerpen. Hoe je dat doet, lees je in dit artikel.

Zo, nu we dat gehad hebben, kunnen we nu door naar het deel van het artikel waar we wél toewerken naar goede besluiten.

Bouwstenen van een goed besluit

Een goed besluit is voorzien van een goed onderbouwd fundament. Als deze laag ontbreekt, worden besluiten kwetsbaar en kunnen deze als een kaartenhuis in elkaar vallen. Onder elk goed besluit liggen vaak vijf bouwstenen. Deze bouwstenen zorgen ervoor dat iedereen hetzelfde beeld van het probleem krijgt. Het is ook wel de route naar een breed gedragen besluit. Dit zijn ze:

1. Probleem scherp krijgen. Wat speelt er? Hoe vaak gebeurt het? Wie heeft er last van?
2. Oorzaken scherp krijgen. Hoe ontstaat het probleem? Waar hebben we invloed op?
3. Oplossingen vormen. Wat kunnen we doen? Wat zijn de risico’s? Wat gebeurt er als we niets doen?
4. Kiezen. Welke oplossing past het beste?
5. Acties vastleggen. Wie doet wat? Wat is de deadline? Wanneer evalueren we?

Zonder dit proces en deze bouwstenen wordt de besluitvorming een subjectieve strijd tussen voorkeuren. Het besluit hoeft niet slecht te zijn, maar de kans is klein dat het breed gedragen is.

Drie gespreksstanden

Veel vergaderingen proberen bovenstaande stappen in één gesprek te stoppen. Het risico is dan dat alles door elkaar heenloopt. Het resultaat van het gesprek zal daaronder lijden. Om deze route in de praktijk te laten werken, helpt het om in de vergadering drie gespreksstanden uit elkaar te houden:

Ophalen en verbreden. Het doel is hier om zoveel mogelijk relevante informatie, ervaringen en zorgen te verzamelen. Zonder oordeel of keuze. Voorbeeldzin: ‘We zitten nu in de ophaalfase. Noem wat je ziet of belangrijk vindt. We reageren nog niet op elkaar.’

Verdiepen en ordenen. Het doel is hier om serieuze opties te ontdekken door structuur aan te brengen, te clusteren en te prioriteren. Voorbeeldzin: ‘We hebben nu veel input. Laten we eerst kijken wat bij elkaar hoort en wat de hoofdlijnen zijn. Daarna bepalen we welke opties we serieus willen wegen.’

Kiezen en vastleggen. Het doel is hier om een besluit te nemen en die concreet te formuleren met behulp van de besluitregels. Voorbeeldzin: ‘We hebben nu probleem, oorzaken en opties op een rij. We kiezen nu tussen A, B en C.’

Het expliciet benoemen van deze standen zorgt ervoor dat de verwachtingen voor iedereen duidelijk zijn. Hierdoor wordt het makkelijker om het gesprek naar een constructief einde te brengen.

Elke gespreksstand vraagt weer om eigen werkvormen. Bij het ontwerpen van hybride vergaderingen is het belangrijk dat je op een aantal specifieke dingen let. In dit artikel lees je daar meer over.

Spelregels die helpen

Naast proces en inhoud helpen een paar simpele spelregels om besluiten minder zwaar en stroperig te maken.

1. Vertrouw elkaar

Niet iedereen hoeft overal een diepgaande mening over te hebben. Soms is het logisch dat iemand die dichter op de inhoud zit de koop hakt. Dit versnelt de besluitvorming, maar vereist wel dat je elkaar vertrouwt.

• Besluit niet over nieuwe informatie

Wanneer nieuwe informatie op tafel komt, is het goed om daar even ruimte voor te maken. Zo kan de informatie eerst goed landen. Het besluit volgt dan daarna. Zo voorkom je besluiten die een week later alweer ter discussie staan.

• Spreek uit waar je bent in het proces

Je helpt de groep door hardop te zeggen in welke fase van de besluitvorming je zit. Zo voorkom je dat men in fase 1 begint over oplossingen, of in fase 3 terugvalt in een nieuwe definitie van het probleem.

Besluiten in plaats van doorpraten

Wanneer probleem, oorzaken, opties en gevolgen op tafel liggen, komt er een punt waarop nog meer praten niets nieuws meer oplevert. Van in cirkels praten wordt niemand blij. Het is dan hoog tijd om een knoop te hakken. Duidelijke besluitregels kunnen dan helpen.

Eerst samenvatten

Voordat je kiest, helpt het om als voorzitter eerst samen te vatten wat er nu eigenlijk op tafel ligt. Je vat de casus kort samen, formuleert het concrete besluitvoorstel en geeft aan dat dit het besluitmoment is. Niet subtiel, maar duidelijk. Bijvoorbeeld:

‘We hebben nu de relevante informatie op tafel, meer praten levert vooral herhaling op, dus laten we nu een keuze maken.’

Bepaal vooraf de besluitmethode

Duidelijkheid over hoe je besluit is belangrijk. Zo voorkom je dat na een inhoudelijk gesprek nog een discussie over het proces ontstaat. In plaats daarvan wordt het besluit een logische stap in een strak proces. Daarom leg je van tevoren vast:

• Wie besluit: jij, de groep, het MT?
• Welke meerderheid nodig is: de helft plus 1, twee derde, unaniem op onderdelen?
• Wat we doen bij stevige bezwaren: gaan we door, stellen we uit?

Het is slim dit van tevoren te bedenken en aan het begin van het agendapunt te benoemen. Zo voorkom je misverstanden. Bijvoorbeeld:

‘We willen vandaag kiezen tussen scenario A, B of C. We besluiten op basis van een gewone meerderheid: de helft plus één. Als iemand een zwaar bezwaar heeft, hoor ik dat graag expliciet. Dan kijken we samen hoe we daarmee omgaan.’

Van besluit naar uitvoering

Aan een besluit zonder opvolging heb je weinig. Dat is alsof je wél een boodschappenlijst maakt, maar deze in de winkel compleet negeert. Daarom hangt aan besluitvorming altijd een acties- en besluitenlijst. Per besluitvormend agendapunt leg je vast:

• Het besluit in één zin
• De acties die eruit volgen
• Wie eigenaar is van de acties
• De deadline

Je kan hier eventueel aan toevoegen wanneer je het besluit evalueert. Aan het eind van het agendapunt:

• Geef je een mondelinge samenvatting van het besluit
• Noteer je het besluit direct in de besluitenlijst
• Vertaal je het besluit naar acties: wie-wat-wanneer
• Check je kort in de groep of alles zo klopt

Vervolgens start je het begin van de volgende vergadering met de acties en besluiten van de vorige keer. Je koppelt kort terug wat is gedaan en wat nog moet. Zo verandert besluitvorming van een ad hoc moment naar een onderdeel van een logische cyclus.

Hoe strakker je het proces neerzet in vaste kaders, hoe makkelijker het wordt om de regie te pakken. Oók wanneer je geen formele bevoegdheid hebt. In dit artikel lees je specifieker hoe je dit aanpakt.

Tot slot

Goede besluitvorming ontstaat niet zomaar. Het ontstaat doordat je het van tevoren goed ontwerpt. Het is iets concreets en altijd gekoppeld aan gedrag en aan tijd. Onder elk goed besluit ligt vaak een route van vijf bouwstenen die ervoor zorgt dat iedereen hetzelfde beeld van het probleem krijgt:

Probleem > oorzaken > oplossingen > kiezen > acties.

Je komt hier door op te halen en te verbreden, daarna te verdiepen en te ordenen en om tot slot te kiezen en vast te leggen. Wat hierbij helpt, is:

• Vertrouw elkaar
• Besluit niet over nieuwe informatie
• Spreek uit waar je bent in het proces
• Praat niet te lang door
• Bepaal vooraf de besluitmethode
• Gebruik de acties- en besluitenlijst

In de training ‘Effectief voorzitten’ en ‘Effectief vergaderen’ oefenen we hiermee. Aan de hand van echte voorbeelden uit je eigen werk werken we stap voor stap van probleem naar besluiten. Deze voegen we dan direct toe aan een acties- en besluitenlijst.

Bekijk de eerstvolgende trainingsdata en reserveer je plek.