Effectieve hybride vergaderingen voor iedereen

Negen lessen voor gelijkwaardige deelname aan hybride vergaderingen

Hybride vergaderingen voelen vaak efficiënt. Een deel van de groep zit in de ruimte, een deel sluit online aan, en in principe kan iedereen gewoon meedoen. Toch is dat vaak in de praktijk niet het geval. Mensen die fysiek aanwezig zijn:

• Pakken makkelijker het woord
• Reageren sneller op elkaar
• Vangen meer non-verbale signalen op
• Voelen beter aan waar het gesaprek heengaat

Tegelijkertijd moeten online deelnemers harder werken om goed mee te kunnen doen in het gesprek. Dit komt bijvoorbeeld omdat ze soms minder horen, minder zien of omdat ze eerder bepaalde nuances in het gesprek missen.

Voor je het weet lopen de ervaringen van de fysieke en online deelnemers steeds verder uiteen. De mensen in de zaal hebben het gevoel dat ze écht in gesprek zijn. De mensen online proberen aan te haken, wat slechts gedeeltelijk lukt. Alsof je autorijdt in de mist: je komt wel aan op je bestemming, maar écht van harte gaat het niet. En het kost véél meer energie.

Dat is zonde, maar in tegenstelling tot het weer is er gelukkig wel wat aan te doen.

Een hybride vergadering werkt niet goed als je hem ziet als een gewone fysieke vergadering waar ook online deelnemers bij zijn. Een hybride vergadering werkt pas goed als je hem vanaf het begin zó ontwerpt dat online en fysieke deelnemers even makkelijk invloed moet kunnen uitoefenen. Oftewel, dat zij gelijkwaardig deelnemen aan de vergadering.

In dit artikel gaat het daarom niet over tools of technische handigheden. Het gaat over de vragen:

• Wat maakt een hybride vergadering goed?
• Wat bepaalt of iedereen echt mee kan doen?
• Wat bepaalt dat een deel van de groep automatisch op achterstand komt?

Hieronder lees je negen lessen die hierin het verschil maken.

1. Begin niet met techniek, maar met het doel

Veel professionals benaderen een hybride vergadering technisch:

• Welke link sturen we rond?
• Welk platform gebruiken we?
• Staat je camera aan?
• Werkt het scherm delen?

Dit zijn relevante vragen, maar ze komen vaak te vroeg. Een goede hybride vergadering begint, net als een fysieke vergadering, bij de opbrengst. Hoe je dit aanpakt, behandelen we in dit artikel. Zolang de opbrengst niet helder is, mis je belangrijke richting en structuur in het gesprek.

En zonder structuur en richting zul je zien dat iedereen voor zichzelf het doel bepaalt. De één verkent alleen, de ander werkt toe naar een besluit, en weer iemand anders wil vooral zijn zorgen uiten. Met als gevolg dat mensen langs elkaar heen praten. Wat dan ontstaat, is ruis. Dat gebeurt in een fysieke vergadering ook, maar in een hybride vergadering werkt die ruis veel harder door.
 
Bijvoorbeeld wanneer iemand online iets zegt dat zorgt voor geroezemoes in de zaal. De online deelnemer kan dat vaak heel moeilijk opvangen of bijsturen.
 
Daarom is het belangrijk dat het vóór de vergadering voor iedereen helder is wat het gesprek moet opleveren. Zo creëer je een gezamenlijk startpunt dat al een groot deel van de ruis wegneemt.
 
Als je de opbrengst scherp hebt, kun je ook bepalen of de vergadering überhaupt wel nodig is en zo ja, in welke samenstelling. Veel opbrengsten kun je namelijk ook per mail of in een kleiner gezelschap bereiken. Pas wanneer je écht iets bereikt wat niet op een andere manier kan, heb je een vergadering nodig. Over het doel en mandaat van je vergadering lees je meer in dit artikel.

2. Ontwerp hybride vergaderingen voor beide soorten deelnemers

Veel professionals behandelen een hybride vergadering als een fysieke vergadering waar toevallig ook online deelnemers bij zijn. De mensen in de zaal voeren dan vaak het échte gesprek, en de mensen online luisteren mee. Goed meedoen aan het gesprek is voor hen vaak lastig, omdat zij steeds nét te laat zijn.

Dit lijkt klein, maar maakt in de praktijk veel verschil. Zeker in grotere groepen zie je dit gebeuren. Op het moment dat zij hun hand opsteken, willen inbreken of iets in de chat zetten, is het gesprek in de zaal alweer ergens anders.

Hierdoor zijn online deelnemers in de praktijk vaak geen volwaardige gesprekspartner, maar een soort tweederangs deelnemer. Het gesprek is namelijk zo georganiseerd dat fysieke nabijheid de grootte van je rol in het gesprek bepaalt. Hoe zinnig de bijdrages van online deelnemers ook zijn.

Dit doorbreek je door het gesprek anders te structureren.

Er bestaat hierbij niet één hybride werkvorm die altijd werkt. Net als bij fysieke vergaderingen geldt hier dat de werkvorm altijd volgt uit de gewenste opbrengst. Simpel gezegd: als je doel een democratisch besluit is, moet in de werkvorm een stemming zitten. Maar er is wel een belangrijk verschil:

Alles wat lijkt op een open gesprek met de hele groep is in een hybride setting kwetsbaar. De online deelnemers raken dan namelijk bijna altijd achterop.

Sommige werkvormen voorkomen dit:

• Een rondje om iets in te brengen
• Een centraal stemmoment
• In kleinere groepjes uiteengaan

Dit helpt, omdat online deelnemers dan niet hoeven te vechten voor hun plek. Hun plek is ingebakken in de werkvorm.

3. Maak gelijkwaardige deelname expliciet

Veel hybride vergaderingen worden ontworpen voor fysieke deelnemers. Hoe online deelnemers daarin een plek krijgen, is vaak de volgende stap. Dat is niet alleen tweederangs. Het is vaak impliciet een last: ‘iets waar we ook nog rekening mee moeten houden’. Het is daarom belangrijk dat gelijkwaardige deelname expliciet is. Dat betekent:

Ontwerp een proces waarin iedereen dezelfde kans krijgt om een bijdrage van dezelfde kwaliteit te leveren.

• Dus niet: de mensen in de zaal doen het echte werk en de online deelnemers kunnen daarop aanvullen.
• Maar wel: de manier waarop we het gesprek inrichten zorgt ervoor dat locatie niet bepaalt hoeveel invloed jouw inbreng heeft.

Vooral bij brainstormsessies of open discussies merk je meteen wanneer dit niet goed gaat. Als de mensen in de ruimte met post-its om een bord staan en af en toe roepen of de mensen online alles goed kunnen zien en horen, weet je één ding zeker: het gesprek is niet gelijkwaardig.

Maar hoe doe je het dan wel goed? Als je het écht gelijkwaardig wilt doen, kun je het omgekeerde doen als het voorbeeld hierboven: de mensen in de zaal passen zich aan, zodat de werkwijze voor iedereen gelijk is.

• Dus niet: een fysiek bord met online bijvangst.
• Maar wel: een digitaal bord waarop iedereen op dezelfde manier input levert.

Dát is wat gelijkwaardige deelname in de praktijk betekent.

4. Maak audio belangrijker dan video

Mensen denken bij hybride vergaderen vaak eerst aan beeld: camera’s, schermen, achtergronden. Maar uiteindelijk is audio bijna altijd belangrijker voor de kwaliteit van het gesprek. Je wisselt nou eenmaal informatie uit door te praten en te luisteren. En oké, soms door te zuchten. Natuurlijk gebruik je ook lichaamstaal, maar dat is niet het belangrijkst.

Als het geluid net niet goed genoeg is, wordt het direct veel moeilijker om als online deelnemer goede bijdragen te leveren. Je haakt minder makkelijk aan, je vraagt minder snel door en reageren duurt langer. Daardoor laat je je punt makkelijker schieten.

Audio is daarom geen technisch detail, maar een voorwaarde voor gelijkwaardige deelname aan de hybride vergadering. Als je elkaar niet goed kunt verstaan, kun je ook niet gelijkwaardig meedoen.

Ook je skills verbeteren?

Volg de training ‘Effectief Voorzitten’

Bekijk deze training

5. Zorg dat online deelnemers de fysieke deelnemers goed kunnen zien

Wanneer mensen online deelnemen aan een vergadering, helpt het enorm als zij de mensen in de zaal goed kunnen zien.

• Dus niet: een vergezicht van een tafel met kleine poppetjes.
• Maar wel: je kunt gezichten, handen en reagerende deelnemers goed zien.

Dit zorgt ervoor dat je dichter in de buurt komt van een volledig fysieke of online meeting waarin iedereen elkaars gezicht ziet. Dit maakt het veel makkelijker om nuances in communicatie op te pikken.

Als je alleen een brede kameropname ziet, mis je veel van wat er gebeurt. Je ziet geen fronsen, geen instemmende glimlachjes, geen rollende ogen. Hoewel het niet zo belangrijk is als audio, zit veel communicatie juist in dit soort non-verbale dingen.

Wil je dat online deelnemers écht gelijkwaardige bijdragen kunnen leveren? Zorg er dan dus voor dat zij niet alleen de inhoud kunnen volgen, maar ook de sociale en emotionele laag van het gesprek kunnen lezen. Zichtbare gezichten zijn hierbij cruciaal.

6. Gebruik structuur, ritme en een duidelijke facilitator

Hybride vergaderingen vragen om een meer zichtbare en strakkere structuur. De reden hiervoor is dat in hybride vergaderingen ruis sneller ontstaat en ook sneller ontregelend werkt.

In een fysieke vergadering voelen mensen vaak sneller aan waar het échte gesprek zit, wie wil reageren en wanneer iets uit de bocht vliegt. In een hybride vergadering werkt dat minder vanzelf. Zeker voor online deelnemers. Daarom is het belangrijk dat de structuur explicieter is. Dat betekent onder andere:

• Een duidelijke agenda
• Een helder ritme
• Zichtbare overgangen
• Iemand die actief bewaakt waar het gesprek over gaat

Dit zorgt ervoor dat de rol van de voorzitter belangrijker wordt. Niet alleen als tijdsbewaker, maar écht als procesbegeleider. Dit is iemand die:

• De opbrengst van agendapunten noteert
• Werkvormen introduceert en begeleidt
• In de gaten houdt wie nog aan bod moet komen
• Merkt wanneer een gesprek afdwaalt en dan corrigeert

Zonder die expliciete begeleiding leun je sneller op wat er spontaan in de groep gebeurt. En zoals we hierboven al een paar keer concluderen, bevoordeelt dat in hybride vergaderingen vaak de fysieke deelnemers.

7. Bouw interactie bewust in

Ditzelfde geldt voor interactie: laat je het spontaan ontstaan en gebeuren, dan domineren meestal de deelnemers die fysiek aanwezig zijn. Online deelnemers worden dan vaak stiller. In een hybride overleg ontstaat interactie dus niet automatisch op een gelijkwaardige manier.

Maak interactie daarom onderdeel van je ontwerp. Het is niet iets wat je achteraf eventjes invoegt als er nog wat tijd over is. Het is iets wat je van tevoren meeneemt in je werkvorm. Zo geef je iedereen de kans om iets bij te dragen.

Dit betekent dat je van tevoren nadenkt over:

• Hoe komt iedereen in het gesprek?
• Wanneer haal ik input op?
• In welke vorm doe ik dat?
• Hoe zorg ik ervoor dat locatie daarin geen doorslaggevende rol speelt?

Hierdoor wordt interactie geen kwestie van het recht van de sterkste, maar van ontwerp. Hoe je een goed interactief proces of interactieve werkvorm kiest en uitwerkt, lees je in ons artikel over werkvormen.

8. Houd de online etiquette simpel

Een hybride vergadering loopt vaak stuk op kleine verstoringen die zorgen voor veel ruis.

Denk bijvoorbeeld aan mensen die opstaan om drinken te halen of een pakketje aan te nemen. Klinkt onschuldig, maar het verstoort toch. Hoe schattig je peuter ook is, hij hoeft niet per se in beeld tijdens een serieus gesprek. Je kijkt naar een lege woonkamer, of naar iemand die half met iets anders bezig is.

Een ander voorbeeld is overmatig gebruik van de chat. Linkjes en achtergronden delen kan nuttig zijn, maar is vaak genoeg ook een verstoring. De chat verschuift dan van ondersteuning van het gesprek naar een groot zijspoor. Dit gaat ten koste van het échte gesprek.

Online etiquette is daarom geen kleinigheid. Het gaat niet om beleefdheid of fatsoen, maar om het beschermen van gezamenlijke aandacht. Hoe simpeler en duidelijker je die etiquette maakt, hoe kleiner de kans dat de vergadering vervalt in allerlei kleine verstoringen. Klinkt streng, maar iedereen zal er de vruchten van plukken.

9. Behandel de fysieke ruimte als onderdeel van je ontwerp

De fysieke ruimte is in een hybride vergadering meer dan een praktische setting. Het is een onderdeel van het ontwerp van het gesprek. Als je gewoon een tafel en wat stoelen neerzet, laat je veel over aan het toeval:

• Hoe zichtbaar mensen zijn
• Hoe die zichtlijnen lopen
• Waar het scherm staat
• Hoe de akoestiek is
• Of de online deelnemers alles goed kunnen volgen

Dit soort dingen beïnvloedt direct hoe makkelijk online deelnemers zich in het gesprek kunnen mengen. De ruimte bepaalt dus mede hoeveel gelijkwaardigheid er in het overleg mogelijk is en verdient dus een goede behandeling.

Tot slot

Als je alles tot de kern terugbrengt, zijn de negen belangrijkste lessen niet ingewikkeld:

1. Begin niet met techniek, maar met het doel
2. Ontwerp hybride vergaderingen voor beide soorten deelnemers
3. Maak gelijkwaardige deelname expliciet
4. Maak audio belangrijker dan video
5. Zorg dat online deelnemers de fysieke deelnemers goed kunnen zien
6. Gebruik structuur, ritme en een duidelijke facilitator
7. Bouw interactie bewust in
8. Houd de online etiquette simpel
9. Behandel de fysieke ruimte als onderdeel van je ontwerp

Hybride vergaderingen werken vaak niet goed als je doet alsof het een fysieke vergadering is, waar ook toevallig online deelnemers bij zijn. Hybride vergaderingen worden pas écht krachtig, wanneer je ze vanaf het begin ontwerpt als één gesprek met twee vormen van aanwezigheid.

Zo worden hybride vergaderingen plekken waar iedereen op een gelijkwaardige manier kan deelnemen. Waar je ook bent.