Bij Spraakwater leren we wekelijks tientallen mensen hoe ze effectiever kunnen vergaderen. Eén vraag krijgen we daarbij verrassend vaak: “Moeten we het voorzitterschap rouleren tussen teamleden?”

Voorzitten is een vaardigheid

Het lijkt een goede oplossing—iedereen een kans geven om de leiding te nemen en ervaring op te doen. Maar in de praktijk werkt het vaak averechts. Wij zeggen: niet doen. Hier zijn drie belangrijke redenen waarom je beter kunt kiezen voor een vaste voorzitter:

Vergaderingen leiden is niet iets dat iedereen zomaar kan. Net zoals sommige mensen beter zijn in presenteren, zijn er ook mensen die van nature betere voorzitters zijn. Effectief vergaderen gaat over doelmatig bezig zijn. Om je doel te bereiken heb je de juiste mensen op de juiste plek nodig. Zorg dus dat je iemand aanwijst als voorzitter die kundig (en gemotiveerd) is in het vervullen van die rol. Een voorzitter is niet de beslisser. Zie de voorzitter meer als een ‘faciliterend leider’. De voorzitter stelt de groep in staat om een beslissing te nemen door het proces te leiden en het gesprek te faciliteren. Het is dan ook een misvatting dat de directeur of manager altijd moet voorzitten. Soms zijn dat juist de mensen die, door hun positie, de discussie kunnen domineren. Niet ideaal als je iedereen actief wilt betrekken. Kies iemand die geschikt is voor de taak, niet per se de persoon met de hoogste functie.

Stel jezelf de vraag: Heb je in je team iemand die de rust kan bewaren en anderen ruimte kan geven?

Oefening baart kunst

Een roulerend voorzitterschap klinkt misschien als een eerlijke oplossing, maar het is niet efficiënt. Voorzitten is een vaardigheid die je ontwikkelt door het regelmatig te doen. Hoe vaker je een vergadering leidt, hoe beter je wordt in bijsturen, het bewaken van de tijd en het maken van een goede agenda. Een goed argument dus om niet steeds te rouleren. Daarbij komt nog dat de voorzitter vaak voorbereidende taken heeft die sneller gaan als je ze vaker doet, zoals het opstellen van de agenda. In het kader van ‘effectief’ vergaderen een goed idee dus.

Wil je dat je vergaderingen meer vaart krijgen? Geef de voorzitter de tijd om te groeien in de rol.

Ook je voorzittersvaardigheden verbeteren?

Volg de training ‘Effectief Voorzitten’

Bekijk deze training

De voorzitter als dirigent

Vergaderingen lijken op een orkest: als de dirigent en de muzikanten goed op elkaar zijn ingespeeld, klinkt de muziek beter. Zo werkt het ook met een voorzitter en de rest van de groep. De vaste voorzitter weet wanneer het tempo omhoog moet, wanneer er ruimte is voor discussie, en wanneer het tijd is om af te ronden. De groep weet wat ze kunnen verwachten en welk gedrag er van ze verwacht wordt, wat zorgt voor een effectievere samenwerking.

Een vaste voorzitter maakt de vergaderingen voorspelbaar en zorgt voor rust en structuur. Welke stijl van voorzitterschap past er bij jullie?

Conclusie: vaste voorzitters werken beter

Roulerend voorzitterschap lijkt misschien eerlijker, maar het leidt vaak tot tijdsverlies en minder efficiënte vergaderingen. Kies liever iemand die deze taak serieus neemt, het leuk vindt en de kans krijgt om zich te ontwikkelen in de rol. Zo zorg je voor focus, effectiviteit en meer betrokkenheid van alle deelnemers.

Ben jij degene die de vergaderingen moet leiden, maar wil je effectiever worden in je rol? Onze training Effectief Voorzitten geeft je de tools en technieken om het beste uit je team te halen tijdens vergaderingen.