Onderhandelen: samen komen tot afspraken die werken

Dit artikel is voor het laatst bijgewerkt op 03-10-2026.

Waar mensen samenwerken, vliegen verschillende ideeën en doelen vaak over en weer. Gelukkig maar, want die verschillen leveren vaak nieuwe inzichten en betere oplossingen op. 

Wanneer je vanuit al die diversiteit samen tot een consensus moet komen, is de kans groot dat je vroeg of laat in een onderhandeling belandt. 

Dit geldt niet alleen op je werk. Thuis aan de keukentafel geldt het net zo. Overal maak je afspraken en zoek je naar een bepaalde balans. En dat is geven en nemen. Anders staat je partner zo meteen voor de vijfde keer deze week te koken. 

Dat is iets anders dan winnen of verliezen. Dat is niet waar onderhandelen over gaat. We zitten hier immers niet in een aflevering van Suits. Onderhandelen draait eerder om het zoeken naar een overeenstemming waar iedereen zich in kan vinden. 

In dit artikel lees je wat onderhandelen precies is, welke vaardigheden je ervoor nodig hebt, hoe je misverstanden voorkomt en hoe je zo stap voor stap tot duidelijke afspraken komt. 

Dit is een inleidend artikel over onderhandelen. Wil je meer verdiepende informatie over het verschil tussen win-win en win verlies in onderhandelingen en hoe je tijdens onderhandelingen stevig en gelijkwaardig blijft communiceren? Lees dan verder in dit artikel. 

Wat is onderhandelen?

Oké. Laten we beginnen bij het begin: wat is onderhandelen nu écht? Wij definiëren onderhandelen als een gesprek waarin twee of meer partijen een verschil willen oplossen of samen een afspraak willen maken. 

Iedere partij heeft eigen wensen, doelen en belangen. Tegelijkertijd hebben de betrokkenen elkaar nodig om tot een bruikbare uitkomst te komen. 

Een voetballer kan onderhandelen over een nieuw contract met een megasalaris, maar uiteindelijk is het doel toch dat de twee partijen op goede voet verder gaan. Je zit dus tot op zekere hoogte tegenover elkaar, maar ook naast elkaar. 

Goed onderhandelen betekent dat je duidelijk bent over wat jij belangrijk vindt. Tegelijkertijd onderzoek je serieus wat de ander nodig heeft. Zo vergroot je de kans op een uitkomst die prettig en waardevol is voor iedereen. 

Een open houding en zorgvuldige communicatie zijn hierbij onmisbaar. Onderhandelen wordt zo een gezamenlijk onderzoek naar een afspraak waarmee iedereen verder kan. 

Kijk verder dan het standpunt

Een goede onderhandeling gaat een laag dieper dan wat iemand zegt te willen. Vooral de reden áchter die wens is belangrijk. Een standpunt klinkt bijvoorbeeld zo: 

‘Ik wil op vrijdag thuiswerken.’

Duidelijk, toch? Mwa, niet echt. Het zegt namelijk nog niks over waar deze persoon mee zit. Dat kan nog van alles zijn. Misschien wil deze persoon simpelweg een dagje ongestoord kunnen werken. En dat verandert het hele gesprek. 

Praat je alleen over het standpunt, dan lijken er twee mogelijkheden: thuiswerken of niet thuiswerken. Maar zodra het belang áchter het standpunt duidelijk wordt, ontstaan vaak meer opties. Misschien kan iemand bijvoorbeeld op kantoor een rustige ruimte gebruiken of vergadervrije uren afspreken. 

Het gebeurt vaak dat de behoefte van mensen nét iets anders is dan zij letterlijk zeggen. In dit artikel werken we een techniek uit die je helpt om deze behoefte bespreekbaar te maken. 

Onderhandelen in zes stappen

Een onderhandeling verloopt niet altijd netjes volgens een vast stappenplan. Je weet nooit precies wat er gaat gebeuren. Toch helpt een duidelijke structuur om overzicht te houden en belangrijke onderdelen niet over te slaan. Hieronder vind je zes stappen die hierbij helpen. 

1. Bereid je voor

Een goede voorbereiding is het halve werk. Hoe beter je de situatie kent, hoe rustiger en scherper je tijdens het gesprek kunt reageren. Een goede voorbereiding voorkomt dat je alleen op gevoel handelt of tijdens de onderhandeling wordt verrast. Vraag jezelf bijvoorbeeld af: 

• Wat wil ik bereiken? 

• Waarom is dat belangrijk voor mij? 

• Wat wil de ander waarschijnlijk bereiken? 

• Welke belangen delen we? 

• Waarover kunnen we van mening verschillen? 

• Welke informatie heb ik nog nodig? 

• Wat doe ik als we geen overeenstemming bereiken? 

Stap 2: Verken eerst de situatie

Hoe verleidelijk het ook kan zijn om gelijk vol de aanval in te gaan met je wensen, het is vaak handiger om eerst even af te tasten. Aan het begin van het gesprek leggen beide partijen vaak uit hoe zij naar de situatie kijken. Probeer de ander niet meteen te overtuigen. Verzamel eerst informatie en werk aan een compleet beeld. Je kunt bijvoorbeeld vragen: 

• ‘Hoe kijk jij naar deze situatie?’

• ‘Wat vind jij hierin het belangrijkste?’

• ‘Waar maak je je zorgen over?’

En dan komt het lastige deel: echt luisteren. Veel misverstanden ontstaan doordat mensen vooral bezig zijn met hun eigen verhaal. Terwijl de ander spreekt, bedenken ze alvast hun antwoord of zoeken ze naar een tegenargument. Je hoort het wel, maar je luistert niet echt. Probeer dat te voorkomen. 

3. Bespreek wat er écht speelt

Nadat alle standpunten op tafel liggen, onderzoek je de belangen die daaronder liggen. Je hoeft daarbij geen pokerface op te zetten. Laat gerust in je spreekwoordelijke kaarten kijken. Wanneer je samen naar een duurzame oplossing zoekt, helpt die openheid juist om overeenkomsten en mogelijkheden te ontdekken. 

In plaats van alleen te zeggen dat een voorstel voor jou niet acceptabel is, kun je uitleggen dat je niet met dit voorste kunt instemmen, omdat de werkdruk dan te hoog wordt.

De ander weet dan niet alleen dát je bezwaar hebt, maar ook waar dat bezwaar vandaan komt. Dat maakt het makkelijker om alternatieven te bedenken. 

4. Zoek samen naar de mogelijkheden

Pas wanneer de belangen van jullie allebei duidelijk zijn, kun je op zoek gaan naar oplossingen. Probeer in deze fase niet elk idee meteen af te schieten. Dat werkt vaak niet heel lekker voor de sfeer. Verzamel eerst verschillende mogelijkheden. Stel vragen als:

• ‘Hoe kunnen we met beide belangen rekening houden?’ 

• ‘Wat kunnen we aanpassen om dit voor ons allebei werkbaar te maken?’ 

• ‘Wat zou er nodig zijn om hiermee akkoord te kunnen gaan?’ 

Probeer ook hier flexibel te zijn. Soms kun je de mogelijkheden voor een consensus vergroten door bijvoorbeeld iets toe te voegen dat voor de ene partij waardevol is en voor jou weinig kost. 

Ook je skills verbeteren?

Volg de training ‘Effectieve Gespreksvoering’

Bekijk deze training

5. Maak duidelijke afspraken

Controleer voordat je een besluit neemt of iedereen de afspraak op dezelfde manier begrijpt. Dat iemand tijdens het gesprek ‘prima’ of ‘akkoord’ zegt, betekent niet automatisch dat alle details duidelijk zijn. Vat de afspraken daarom concreet samen:

• Wat is er besloten? 

• Wie doet wat? 

• Wanneer gebeurt dat? 

• Welke voorwaarden gelden er? 

• Wanneer bespreken jullie de voortgang? 

• Wat gebeurt er als de situatie verandert? 

Dat voelt misschien wat uitgebreid, maar het voorkomt dat jullie een week later allebei met een andere versie van dezelfde afspraak rondlopen. 

6. Doe wat je hebt afgesproken

Een onderhandeling is pas echt geslaagd wanneer de afspraken worden nagekomen. Leg belangrijke besluiten schriftelijk vast en maak duidelijk wie verantwoordelijk is voor de uitvoering. 

Plan bij grotere of langdurige afspraken een evaluatiemoment. Werkt de gekozen aanpak in de praktijk? Zijn de omstandigheden veranderd? Moet er iets worden bijgesteld? 

Door afspraken te evalueren, voorkom je dat kleine problemen uitgroeien tot nieuwe conflicten. Bovendien zorg je er door het vooraf af te spreken voor dat de opvolging voelt als onderdeel van het proces, in plaats van als controle. In dit artikel lees je hier meer over. 

Denk aan je houding

Hoe je de ander ziet, beïnvloedt je gedrag tijdens het gesprek. Zie je de ander als tegenstander? Dan ben je waarschijnlijk vooral bezig met verdedigen, winnen en het zoeken naar zwakke plekken. 

Zie je de ander als iemand met wie je een situatie wilt oplossen? Dan ontstaat ruimte voor vragen, informatie en nieuwe mogelijkheden. 

Hierbij is het nog steeds goed om grenzen te stellen en op te komen voor wat jij belangrijk vindt. Het verschil zit in de manier waaróp je dat doet. 

Gebruik je gespreksvaardigheden

Onderhandelen is voor een groot deel communiceren. Je brengt je eigen boodschap duidelijk over en probeert tegelijk de ander goed te begrijpen. Daarbij helpen deze vaardigheden: 

• actief luisteren 

• open en gerichte vragen stellen 

• samenvatten en doorvragen 

• helder formuleren 

• respectvol blijven 

• non verbale signalen herkennen 

• omgaan met spanning en weerstand 

• samen oplossingen bedenken 

En soms helpt nog iets anders: je mond houden. Spreken is soms zilver en zwijgen goud. 

Zo voorkom je misverstanden

Een misverstand kan een onderhandeling vertragen of volledig laten vastlopen. Mensen gebruiken dezelfde woorden, maar bedoelen iets anders. Ze vullen voor elkaar in wat de bedoeling is of trekken conclusies, maar controleren die niet. 

Drie gewoontes helpen om misverstanden te voorkomen.

1. Maak doelen bespreekbaar

Onderzoek wat de ander met het gesprek wil bereiken. Neem geen genoegen met je eerste interpretatie, maar vraag door naar redenen en zorgen. 

Leg daarnaast je eigen doelen duidelijk uit. Je hoeft niet al je onderhandelingsruimte prijs te geven, maar zonder enige openheid wordt samen zoeken wel erg lastig. 

2. Accepteer meningsverschillen

Een andere mening accepteren betekent dat je erkent dat de ander vanuit een ander perspectief naar de situatie kijkt. Ook wanneer je het er niet mee eens bent. Je kunt bijvoorbeeld zeggen:

‘Ik kijk hier anders naar, maar ik begrijp waarom dit voor jou belangrijk is.’

Zo toon je respect zonder je eigen standpunt los te laten. Vraag de ander ook om naar jouw perspectief te luisteren. Wederzijds begrip is een belangrijke voorwaarde voor een constructief gesprek. 

3. Controleer je aannames

Ga er niet automatisch van uit dat jouw interpretatie klopt. Vat regelmatig samen en vraag om bevestiging:

• ‘Klopt het dat je bedoelt dat…?’ 

• ‘Als ik je goed begrijp, is vooral dit punt belangrijk voor je.’ 

• ‘Kun je uitleggen wat je precies bedoelt met…?’ 

• ‘We gebruiken hetzelfde woord, maar bedoelen we daar ook hetzelfde mee?’ 

• ‘Wat betekent deze afspraak volgens jou in de praktijk?’ 

Let ook op non-verbale signalen. Een lange stilte, veranderde stem of gesloten houding kan wijzen op twijfel of ongemak. Trek niet meteen een conclusie. Benoem wat je ziet en stel een vraag. 

Wat als je er niet uitkomt?

Soms doe je alles keurig, maar zit het gesprek alsnog muurvast. Dan helpt het meestal niet om hetzelfde argument nog een keer te geven. En daarna nog een keer, maar dan iets harder. Je kunt dan: 

• een pauze nemen

• samenvatten waarover jullie het wel eens zijn

• benoemen op welke punten het gesprek vastloopt

• aanvullende informatie verzamelen

• nieuwe alternatieven onderzoeken

• iemand anders bij het gesprek betrekken

• een vervolgafspraak plannen

Afstand nemen kan helpen om emoties te laten zakken en met nieuwe ideeën terug te komen. Begin een volgend gesprek niet meteen bij het oude meningsverschil, maar kijk opnieuw naar de doelen, belangen en mogelijke oplossingen. 

Soms blijkt dat dat je er simpelweg niet uitkomt. Ook dat kan prima zijn, zolang maar duidelijk is waarom jullie er niet uitkomen en wat jullie volgende stap is. 

Tot slot

Iedereen onderhandelt weleens. Dan kun je maar beter weten hoe je dat aanvliegt, voordat je telkens aan het kortste eind trekt. Deze zes stappen helpen daarbij: 

• Bereid je voor: weet wat je wilt, waarom dat belangrijk is en waar je ruimte zit. 

• Verken de situatie: luister eerst en ontdek hoe de ander naar het gesprek kijkt. 

• Bespreek wat er speelt: kijk verder dan standpunten en maak duidelijk wat er echt speelt. 

• Zoek samen mogelijkheden: zoek naar mogelijkheden die voor beide kanten werken. 

• Maak duidelijke afspraken: leg concreet vast wie wat doet, wanneer en onder welke voorwaarden. 

• Doe wat je hebt afgesproken: kom je afspraken na en kijk later samen of ze nog steeds werken.