Inhoud versus relatie

Waarom we spannende gesprekken vaak uitstellen en wat je daaraan kunt doen

Gesprekken vooruitschuiven. We doen het allemaal, of we het nou aan onszelf willen toegeven of niet. Het lijkt soms alsof we dit alleen met moeilijke gesprekken doen, maar vaak klopt dat niet. Veel professionals stellen juist ook gesprekken uit die inhoudelijk minder uitdagend zijn.

In dit soort gevallen weet je inhoudelijk precies wat je wilt zeggen, maar toch voer je het gesprek niet. Je blijft het uitstellen. Ondertussen nemen de spanning en frustratie bij jezelf vaak onnodig toe.

Het kan dan lijken alsof je het gesprek niet voert omdat de inhoud nog niet scherp genoeg is. Maar vaak is daar niets mis mee. De spanning zit hem vaak juist in de relatie.

• Je wilt de relatie goed houden
• Je wilt niet zeuren
• Je wilt geen ongemakkelijke situatie creëren
• Je wilt niet het risico lopen dat het escaleert

Bij professionele gesprekken helpt het dan ook om twee lagen uit elkaar te houden:

• Het inhoudelijke gesprek. Dit gaat over feedback, afspraken en prestaties. Meestal kun je deze zaken prima verwoorden.
• Hoe je de relatie ervaart. Dit gaat om twijfels, veiligheid, aannames, dynamieken en interpretaties.

Juist die tweede laag bepaalt vaak of je een professioneel gesprek voert of vermijdt.

In dit artikel gaan we verder in op het verschil tussen inhoud en relatie in professionele gesprekken. Ook bieden we praktische handvatten om zonder de relatie onder druk te zetten toch een effectief professioneel gesprek aan te gaan.

Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen over gespreksvaardigheden. Benieuwd naar de rest? Hier vind je een overkoepelend artikel waarin we alle onderwerpen en de samenhang ertussen toelichten.

Spanning vermijden

In privérelaties accepteren we vaak dat spanning erbij hoort. Het is niet altijd makkelijk, maar we vertrouwen erop dat de relatie een stootje kan hebben. Een goede relatie is niet zonder conflict. Juist het feit dat je meningsverschillen kunt hebben zonder dat de ander de relatie beëindigt, is een teken van een goede relatie. Of het nou met vrienden of je partner is.

In professionele relaties zien we conflict vaak anders. We denken dat een meningsverschil meteen iets zegt over professionaliteit, loyaliteit of samenwerking. De relatie lijkt en voelt minder sterk dan zij in werkelijkheid hoeft te zijn.

Je gesprekspartner kan in zo’n geval zogenaamde identity threat ervaren. Identity threat ontstaat wanneer iemand het gevoel krijgt dat zijn of haar waarden, intenties of professionaliteit ter discussie staat. In dit artikel gaan we dieper in op wat dit is, hoe je het herkent en wat je dan het beste kunt doen.

Dit legt meer spanning op gesprekken dan nodig.

En wanneer iets spannend voelt, pas je vaak je gedrag aan. Je verzacht je boodschap, blijft vaag of kiest voor omwegen. Of je zegt helemaal niets meer in de hoop dat de situatie zichzelf oplost. Spoiler alert: dat gebeurt zelden. Hoe graag we dat ook zouden willen.

Integendeel: de inhoud blijft liggen en de spanning verdwijnt niet. En diezelfde spanning verschuift vaak van de bovenstroom naar de onderstroom. Het wordt onderhuids. Irritaties en frustraties nemen toe en het vertrouwen neemt af. Tegelijkertijd wordt het gesprek dat je vermijdt, steeds zwaarder. En dat is zonde en bovendien onnodig.

Kortom: op de korte termijn beschermt het uitstel de relatie. Maar op de langere termijn zet het haar juist onder druk. Het is daarom niet alleen aan te raden om het gesprek aan te gaan, maar om ín dat gesprek ook direct de opvolging ervan te regelen. Zo zorg je voor de meeste duidelijkheid en effectiviteit van wat je bespreekt. In dit artikel lichten we dit concept verder toe.

Praktische handvatten vóór het gesprek

Veel professionals vinden het makkelijker om in gesprekken direct te beginnen met de inhoud en de relatie weinig tot geen aandacht te geven. In de praktijk werkt het vaak beter andersom: sta eerst even stil bij de relatie, en ga dan pas over op de inhoud.

Maar dan moet je wel voor jezelf de spanning scherp hebben. Stel jezelf daarom vóór een spannend gesprek twee vragen:

1. Wat maakt dit gesprek spannend voor mij? Dit kan bijvoorbeeld afwijzing, verlies van vertrouwen, gezichtsverlies of een verstoorde samenwerking zijn.
2. Wat zegt dat over wat ik in deze relatie belangrijk vind? Vaak gaat dit over respect, gelijkwaardigheid of het in stand houden van een bepaald beeld van jezelf.

Als je dit voor jezelf scherp hebt, ga je het gesprek met meer rust en duidelijkheid in.

Ook je skills verbeteren?

Volg de training ‘Effectieve Gespreksvoering’

Bekijk deze training

Praktische handvatten ín het gesprek

Wanneer je de spanning voor jezelf duidelijk hebt, kun je dit aan het begin van het gesprek kort erkennen.

• Benoem kort dat je spanning ervaart en dat je er zorgvuldig mee wilt omgaan
• Koppel dit aan wat je specifiek wilt beschermen, zoals de samenwerking, het vertrouwen of de kwaliteit van de relatie

Bijvoorbeeld:

• ‘Ik bedoel dit niet als aanval, maar als iets waar we samen beter van kunnen worden. Maar ik vind het wel spannend om te zeggen, merk ik.’
• ‘Ik merk aan mezelf dat ik dit gesprek spannend vind, maar ik wil het toch graag voeren. Juist omdat ik onze samenwerking waardevol vind.’

Zo maak je duidelijk dat de relatie voor jou belangrijk is. Hierdoor:

• Hoeft de ander minder te raden naar je intentie
• Voelt het gesprek minder als een aanval en meer als een uitnodiging
• Komt er ruimte om de inhoud helderder op tafel te leggen
• Kan de ander makkelijker onderscheid maken tussen de inhoud en jullie relatie

Tegelijkertijd is het belangrijk dat je tijdens het gesprek alert blijft op signalen van spanning bij de ander: verdediging, stilvallen, wegkijken, bagatelliseren. Zie dat vervolgens niet als reden om alles weer in te slikken, maar als signaal om even te vertragen.

Dan kun je bijvoorbeeld zeggen:

• ‘Ik zie dat dit iets met je doet, klopt dat?’
• ‘Zullen we voordat we verdergaan even checken hoe dit binnenkomt?’

Wanneer je over die drempel bent zal veel spanning verdwijnen, omdat duidelijk is dat het gesprek mag schuren, zonder dat de relatie op het spel staat. En dat komt zowel de relatie als de inhoud ten goede.

Het kan natuurlijk gebeuren dat het gesprek ondanks je inspanningen toch vastloopt. Wat je dan kunt doen, is het gesprek herstellen. Je doet dan een stap terug, om er vervolgens twee vooruit te kunnen zetten. In dit artikel lees je hoe je hiervoor het juiste moment kiest en hoe je dat aanpakt.

Spanning over de relatie is niet de enige laag die onder de inhoud kan liggen. In dit artikel lees je meer over overige onderliggende behoeften en hoe je deze bespreekbaar kunt maken.

Tot slot

Veel professionals stellen gesprekken uit, omdat ze bang zijn dat ze met een inhoudelijke boodschap de relatie onder druk zetten. Vaak ligt dit meer bij jezelf, dan bij de ander. Zodra je inhoud en relatie van elkaar onderscheidt, kun je makkelijker de spanning plaatsen en benoemen. Vervolgens is er meer ruimte voor het inhoudelijke gesprek.

Professionele gespreksvoering vraagt om het (h)erkennen en hanteren van spanning. Hierdoor krijg je meer grip op lastige gesprekken en vallen deze achteraf vaak mee. Dit komt zowel de relatie als de inhoud ten goede. Is er een professioneel gesprek dat je nu nog uitstelt? Ga dan de volgende dingen na:

• Vermijd je de inhoud of mogelijke relationele spanning?
• Open het gesprek met een zin die zowel de relatie als de inhoud benoemt
• Vertraag tijdens het gesprek zodra je bij de ander spanning ziet

Je zult zien dat je niet hoeft te kiezen tussen eerlijk zijn en een goede samenwerking. Een eerlijk, zorgvuldig gesprek versterkt de relatie juist vaak.

In onze training ‘Effectieve gespreksvoering‘ werken we aan deze vaardigheid aan de hand van echte casussen uit jouw dagelijkse praktijk:

• Gesprekken die je al maanden uitstelt
• Situaties waarin je het gevoel hebt dat je óf de relatie, óf je eerlijkheid moet opofferen

Na de training ben je beter in staat inhoud en relatie van elkaar te onderscheiden en spanning te herkennen. En dankzij de oefeningen zul je zien dat je een meer ontspannen gevoel hebt bij het volgende spannende gesprek. En dat je hem dus niet uitstelt.

Bekijk hier de eerstvolgende trainingsdata en reserveer je plek.