Het juiste gesprek voeren

Hoe de juiste gespreksrichting zorgt voor scherpte in je gesprek

In organisaties verlopen veel gesprekken minder effectief dan zou kunnen. Er is wel een gesprek, maar de échte verbinding mist. Met als gevolg dat het gesprek vastloopt, escaleert of simpelweg te weinig oplevert. En dat is zonde. Gelukkig is er wél iets aan te doen.

Vaak ligt de oorzaak niet bij je communicatievaardigheden. Je legt dingen keurig uit, je geeft steekhoudende argumenten en je geeft de ander ook genoeg ruimte. Technisch gezien gaat alles goed. En toch is het geen goed gesprek. Het probleem ligt dan meestal niet bij jou of je gesprekspartner, maar in het soort gesprek dat je voert.

Vaak voeren we namelijk simpelweg het verkeerde gesprek. We kiezen dan een richting die niet past bij wat in dat specifieke moment nodig is.

Een oorzaak hiervoor kan zijn dat je te lang vasthoudt aan je eigen agenda. Want wat jij wilt in een gesprek, is niet automatisch wat het gesprek nodig heeft om verder te komen.

Hoe langer we vasthouden en trekken aan onze eigen agenda, hoe groter de kans dat de verbinding met de ander verdwijnt. Dat schiet niet op. De situatie vraagt dan om iets anders. Bijvoorbeeld:

• Jij draagt een oplossing aan, terwijl de ander het ‘probleem’ niet ernstig genoeg vindt om een oplossing voor te zoeken
• Iemand blijft veel vragen stellen en coachen, terwijl de ander daar helemaal niet op zit te wachten

Dit geeft frictie. Niet uit onwil, maar omdat iemand simpelweg niet ziet wat het gesprek nodig heeft. Wie dat inzicht krijgt, voert voortaan gesprekken met méér scherpte en mínder ruis.

In dit artikel lichten we het denkmodel om het juiste gesprek te voeren toe dat we binnen Spraakwater gebruiken. Dit model zorgt ervoor dat je gesprekken voortaan verder komen en dus méér opleveren.

Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen over gespreksvaardigheden. Benieuwd naar de rest? Hier vind je een overkoepelend artikel waarin we alle onderwerpen en de samenhang ertussen toelichten.

Eén denkmodel, vier gespreksrichtingen

Binnen de Spraakwater-methode werken we met een denkmodel dat helpt het juiste gesprek te voeren. Dit denkmodel is een praktische keuzehulp, waarbij steeds dezelfde vraag centraal staat:

‘Wat heeft het gesprek nú nodig?’

Dit is dus iets anders dan wat je wílt bereiken, of wat je jezelf hebt voorgenomen. Het gaat om wat nú nodig is om samen verder te komen.

Elk gesprek dat ‘mislukt’, heeft hoogstwaarschijnlijk baat bij één van onderstaande vier gespreksrichtingen:

1. Verhelderen
2. Verwerken
3. Veranderen
4. Begrenzen

Elke richting vraagt om ander gedrag en een andere toon.

Iedereen heeft een voorkeursstijl. De één schiet snel in de verandermodus. Die gaat plannen en voorstellen doen. De ander blijft langer verhelderen. Die stelt vragen en onderzoekt verschillende perspectieven.

Op zich is dit helemaal goed, want in elke stijl schuilt waarde. Wel kan het een valkuil worden als jouw voorkeursstijl niet aansluit op wat de situatie vraagt. Dan doe je namelijk iets wat wel bij jou, maar niet bij het gesprek past.

Verhelderen

Sommige gesprekken lopen vast, omdat je ten onrechte denkt dat de situatie al duidelijk is. Dit gebeurt vaker dan je denkt, omdat:

• Mensen vaak andere betekenissen aan dezelfde gebeurtenis geven
• Mensen vaak aannames over elkaar doen

Wat het gesprek dan nodig heeft, is verheldering.

Bij verhelderen gaat het om elkaar begrijpen. Wat ziet de ander? Wat ervaart de ander? Waar verschillen jullie beelden? Je probeert zonder oordeel inzicht te krijgen in het perspectief van de ander.

Helaas is dat makkelijker gezegd dan gedaan. We denken dat we al weten wat de ander bedoelt én wat de volgende stap moet zijn. In werkelijkheid baseer je dit vaak op aannames en is er nog helemaal geen gedeeld beeld. Dan wordt het lastig om een goede volgende stap te zetten.

In een verhelderend gesprek is het daarom goed om expliciet te zeggen dat je eerst wilt snappen wat er speelt, en dat je daarna pas de volgende stap wilt zetten. Zo zet je het gesprek goed neer, en houd je het gesprek nog even uit de oplossingsstand.

Bovenstaand kan vooral handig zijn in gesprekken met dominante gesprekspartners. Zij willen vaak het gesprek in hoog tempo een bepaalde kant op sturen. Door te verhelderen, dwing je de ander tot vertragen en houd je grip op het gesprek. In dit artikel lees je daar meer over.

Ook je skills verbeteren?

Volg de training ‘Effectieve Gespreksvoering’

Bekijk deze training

Verwerken

In sommige gesprekken is de inhoud duidelijk, maar zit de emotie hoog. Wat het gesprek dan nodig heeft, is verwerking.

Verwerken gaat over impact: wat doet dit met mij als persoon, mijn rol of positie? Dit kan vragen om erkenning, ruimte of tijd.

Wat hier vaak gebeurt, is dat iemand die ‘veranderen’ als voorkeursstijl heeft, te snel vooruit wil. Diegene is dan al bezig met de oplossing, terwijl de ander nog bezig is met het verwerken van de impact.

Door te benoemen wat je ziet en daarbij stil te staan, ontstaat lucht:

‘Ik zie dat dit je raakt. Zullen we even kort pauze nemen? Dan kijken we daarna of we nu of later een besluit nemen.’

Hierna kan je het gesprek een andere richting geven.

Bovenstaand komt ook goed van pas in gesprekken met mensen die zich bedreigd voelen in hun identiteit. Door ruimte te maken voor verwerking, kun je dit gevoel benoemen en wegnemen. In dit artikel lees je meer over identity threat.

Veranderen

Pas als helder is wat er speelt, en eventuele impact is verwerkt, ontstaat ruimte om richting te bepalen en samen vooruit te gaan. Bijvoorbeeld door het nemen van een besluit.

Veranderen gaat over gedrag en samenwerking. Je bepaalt richting. Het gesprek is concreet en toekomstgericht: wat gaan we doen? Wat spreken we af? Wat heb je nodig?

Samen veranderen werkt alleen als je invloed en eigenaarschap deelt. Daarom is het hier belangrijk dat je het samen doet en dat de ander invloed en eigenaarschap ervaart. Anders is het geen gesprek, maar een mededeling. En eigenaarschap nodigt uit tot beweging.

Bij deze gespreksrichting zet je de stap van het beschrijven van werk naar het organiseren van werk. In dit artikel lees je meer over hoe je van begrip naar actie gaat, zodat je gesprekken nóg effectiever worden.

Wanneer het gesprek in deze fase weer emotioneel of defensief wordt, is het goed even een stap terug te zetten naar verhelderen of verwerken.

Begrenzen

In sommige gesprekken is het niet wenselijk om veel ruimte te laten. Zowel in positieve als negatieve zin. In die gevallen heeft het gesprek begrenzing nodig. Begrenzen draait om het stellen van een norm. Dat vraagt om duidelijke taal.

‘Dit gesprek gaat over werkdruk. Laten we andere onderwerpen op een ander moment bespreken.’

Dit kan spannend zijn. Zeker voor mensen met een voorkeur voor verbinden of coachen. Zij kunnen dan vragen blijven stellen, terwijl de grens eigenlijk al bereikt is.

Kernregel: kies één richting

Bij dit model is het belangrijk dat je je gesprek één richting tegelijk geeft. Veel gesprekken lopen vast, omdat we te veel tegelijkertijd willen bereiken. Dit zorgt voor onduidelijkheid bij je gesprekspartner(s) en precies daar ontstaat weerstand.

In de praktijk wijst weerstand vaker op een verkeerde gespreksrichting dan op een lastige gesprekspartner. Daarom kan je beter stoppen met harder trekken aan het gesprek en beginnen bij het kiezen van één heldere gespreksrichting.

Zo houd je regie over het proces, en vergroot je de kans dat je samen echt verder komt.

Tot slot

Wie het moment herkent dat een gesprek iets anders nodig heeft en dan kan schakelen, zal gesprekken met minder ruis en meer resultaat voeren. Het denkmodel uit dit artikel helpt hierbij. Bijna elk gesprek dat ‘mislukt’, heeft één van deze vier dingen nodig:

1. Verhelderen
2. Verwerken
3. Veranderen
4. Begrenzen

Vraag jezelf in je volgende gesprek eens bewust af:

• Wat heeft het gesprek nú nodig?
• Past mijn gedrag daarbij?
• Blijf ik hangen in mijn voorkeursstijl?
• Zie ik weerstand als signaal om bij te sturen?

In onze training Effectieve Gespreksvoering gebruiken we dit model als vaste kapstok. We oefenen veel met voorbeelden uit jouw dagelijkse praktijk. Na afloop merken deelnemers vaak direct dat gesprekken mínder energie kosten en méér opleveren.

Wil je ook oefenen met het denkmodel? Bekijk hier de eerstvolgende trainingsdata en claim je plek.