Gesprekken als organisator van werk

Hoe je de stap zet van werk beschrijven naar werk organiseren

Veel professionele gesprekken lijken op het eerste oog effectief. Ze eindigen bijvoorbeeld in gedeeld begrip: standpunten, context en afwegingen zijn helder. Iedereen weet hoe het zit, en iedereen is het erover eens dat er iets moet gebeuren.

Toch eindigt het gesprek vaak hier. Echte beweging blijft uit. Met als gevolg dat er waarschijnlijk niets zal veranderen en er ruimte ontstaat voor borrelende frustraties.

Het kan dan voelen alsof dit komt omdat mensen niet willen. Maar in de praktijk zit het probleem zelden in motivatie of inzet. Het probleem zit vaak ergens anders: we gebruiken gesprekken vaak om elkaar te begrijpen, en niet om werk te organiseren.

Als het doel is om werk te organiseren, mist in bovenstaand voorbeeld een laatste, essentiële stap: een concrete en expliciete actie. Wie doet wat, en wanneer? In dit artikel helpen we deze oude patronen te doorbreken en te vervangen voor nieuwe, constructieve patronen. Zo leidt je volgende gesprek niet alleen tot meer inzicht, maar tot concrete acties en échte resultaten.

Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen over gespreksvaardigheden. Benieuwd naar de rest? Hier vind je een overkoepelend artikel waarin we alle onderwerpen en de samenhang ertussen toelichten.

Gesprekken als organiserend mechanisme

Op zichzelf zijn gesprekken momenten om standpunten uit te wisselen en informatie te delen. Maar de écht waardevolle functie van gesprekken gaat een stap verder dan dat: gesprekken leiden tot werk. Werk ontstaat namelijk doordat mensen elkaar verzoeken doen en daarover afspraken maken.

Oftewel: gesprekken beschríjven niet alleen werk, gesprekken organiséren werk. Een project komt niet op gang wanneer iedereen de inhoud snapt. Een project komt op gang, wanneer:

• Iemand een concreet verzoek doet
• Een ander zich committeert
• Duidelijk wordt wie wat doet, en wanneer

Zodra die organiserende functie van taal in een gesprek vaag blijft, is er een kleine kans dat er concrete acties uit het gesprek komen. Dit mechanisme van besluiteloosheid zien we ook veel terugkomen in vergaderingen. In dit artikel gaan we dieper in op hoe je een vergadering zo inricht, dat hij wél eindigt met expliciete besluiten.

Drie niet-actiegerichte gespreksstanden

Professionele gesprekken leveren vaak te weinig concrete acties op, wanneer zij te lang in één van deze drie standen blijven hangen:

1. Verhelderen

In deze stand leggen mensen uit hoe zij de situatie zien:

• ‘Het is niet goed dat we dit project steeds verschuiven.’
• ‘Vanuit mijn rol zie ik dit toch anders.’

2. Betekenis geven

In deze stand spreken mensen uit wat zij wenselijk of belangrijk vinden:

• ‘Het is belangrijk dat we hier zorgvuldiger mee omgaan.’
• ‘Voor mij voelt dit als iets waar we méér prioriteit aan moeten geven.’

Hiermee krijgt het gesprek in vergelijking met de verhelderstand al meer richting en gewicht. Het wordt duidelijk wat ertoe doet en waar de urgentie zit. Maar zolang dit niet uitmondt in concrete acties, blijft alles open.

3. Impliciet afstemmen

In deze stand gaan mensen ervanuit dat het vervolg vanzelf duidelijk wordt:

• ‘We gaan aan de slag.’
• ‘We komen er later op terug.’

Het gesprek voelt afgerond. Toch hebben verschillende deelnemers vaak verschillende verwachtingen over wat er concreet gaat gebeuren. Precies hier ontstaan veel misverstanden.

Ook je skills verbeteren?

Volg de training ‘Effectieve Gespreksvoering’

Bekijk deze training

Drie categorieën niet-actiegerichte uitspraken

Als je eenmaal met deze bril op in gesprekken luistert, hoor je veel zinnen die richting geven, energie laten zien of een behoefte expliciet maken, maar geen actie organiseren. Drie belangrijke categorieën van dit soort suggestieve uitspraken zijn:

1. Wensen. ‘Het zou fijn zijn als dit overzichtelijker wordt.’
2. Behoeften. ‘Om dit goed te doen heb ik duidelijkheid nodig over de scope.’
3. Verwachtingen. ‘Ik ga ervanuit dat er een aangepaste versie komt.’

Alle drie zijn waardevolle signalen, maar ze organiseren het werk nog niet. Dat gebeurt pas nadat de taal expliciet eindigt in concrete afspraken.

Soms zijn behoeften expliciet, zoals in bovenstaand voorbeeld. Maar soms zijn behoeften ook impliciet verstopt onder een inhoudelijke uitspraak. In dit artikel lees je hoe je dit herkent en lichten we een techniek toe waarmee je deze behoefte bespreekbaar kunt maken, zodat je het gesprek voor jullie allebei zo effectief mogelijk maakt.

Red flags in gesprekken

Bovenstaande formuleringen klinken vriendelijk en constructief, maar leggen bijna niets vast. Dat zijn momenten om extra alert te zijn. Denk bijvoorbeeld aan:

• ‘Hier moeten we iets mee’
• ‘Dit verdient meer aandacht’
• ‘We pakken het op’

Het klinkt goed, maar:

• Wie is ‘we’? Verantwoordelijkheid bij meerdere mensen is niet handig. Als iedereen verantwoordelijk is, is vaak niemand het écht.
• Wanneer checken we de voortgang? Wanneer dit niet expliciet is, blijft het vaak hangen.

Dit zijn precies de momenten waarop je in het gesprek zélf kunt ingrijpen, in plaats van weken later te constateren dat er niets is gebeurd.

Wanneer gesprekken wél werk organiseren

Hierboven hebben we het gehad over de ‘negatieve’ kant van het verhaal. Nu is het hoog tijd om het te hebben over oplossingen! Gesprekken worden pas écht productief door een bepaald soort uitspraken. Denk aan:

• Een verzoek. Iemand vraagt een concrete actie van iemand anders. Bijvoorbeeld: ‘Kun jij zorgen dat er voor vrijdag een aangepaste versie ligt?’
• Een toezegging. Iemand neemt verantwoordelijkheid voor een actie. Bijvoorbeeld: ‘Ik stuur je uiterlijk donderdagmiddag een aangepast voorstel.’
• Een afspraak. Dit koppelt een actie aan een persoon én een moment. Bijvoorbeeld: ‘We spreken af dat jij voor vrijdag een voorstel doet, en dat wij maandag in het MT beslissen.’

Nadat je werk hebt georganiseerd, kun je nog een stap zetten die de kans op echte verandering nóg groter maakt: het gesprek op een later moment opvolgen. In dit artikel lichten we toe hoe je gesprekken opvolgt zonder controlerend over te komen.

Wat dit concreet vraagt

Effectieve gesprekken zijn niet per definitie langer, korter, zachter of harder dan andere gesprekken. Ook in een effectief gesprek blijft ruimte voor verschillende perspectieven, gevoelens en nuances belangrijk.

Het verschil zit in precieze taal op de juiste momenten. In deze precieze taal gaat het over wie, wat en wanneer. Als één van de drie ontbreekt, is de kans groot dat de afspraak niet leeft.

Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:

• ‘Wie’ ontbreekt: ‘Ik wil graag dat er volgende week een aangepaste versie ligt.’
• ‘Wat’ ontbreekt: ‘Volgende week kom ik erop terug.’
• ‘Wanneer’ ontbreekt: ‘Ik maak een aangepaste versie.’

In alle drie de gevallen lijkt de uitkomst constructief, maar mist er nog een laatste puzzelstukje om het gesprek écht effectief af te ronden.

Tot slot

Na veel professionele gesprekken blijft de gewenste beweging uit. Ook wanneer dit eigenlijk wel de bedoeling was. Dit komt in veel gevallen omdat veel gesprekken werk beschrijven, in plaats van organiseren. Om werk goed te organiseren, moet het gesprek eindigen in een concrete en expliciete actie. Wie doet wat, en wanneer?

Hiermee stap je uit de modus van algemene wensen, behoeften en verwachtingen. In plaats daarvan heb je het over verzoeken, toezeggingen en afspraken. Deze duidelijkheid zorgt voor méér eigenaarschap en mínder ruis. Precies wat je wilt.

In onze training ‘Effectieve gespreksvoering‘ werken we uitgebreid met deze manier van kijken:

• Je brengt echte overleggen en gesprekken in waarin ‘iedereen het snapt’, maar waarna weinig verandert
• Je leert de verschillende standen herkennen in onze oefeningen
• Je oefent met kleine taalinterventies die wensen, behoeften en verwachtingen vertalen naar expliciete acties

Met deze vaardigheden creëer je meer helderheid over eigenaarschap en acties. Hierdoor zullen vergaderingen katalysators worden voor échte verandering.

Ondertussen kun je ook zelf aan de slag. Kies één overleg of gesprek dat je binnenkort hebt, zoals een team- of projectoverleg. Probeer hierin drie dingen:

1. Herken in het moment de drie standen. Merk je dat je te lang aan het verhelderen bent? Of dat het gesprek niet richting concrete acties gaat?
2. Luister bewust naar wensen, behoeften en verwachtingen. Noteer deze in gedachten en vraag erop door: aan wie vraag je dit? Wat betekent dit concreet?
3. Zorg dat er aan het eind echte organiserende zinnen op tafel liggen. Wie doet wat en wanneer? Hoe komen jullie er later op terug?

Je zult merken dat je dan in mínder tijd, méér bereikt.

Bekijk hier de eerstvolgende trainingsdata en claim je plek.