Gesprekken opvolgen

Na het lastige gesprek: van controleren naar het gesprek afmaken

Een lastig gesprek voeren is nooit leuk. Des te belangrijker is het dat ze wel opleveren wat je voor ogen hebt. Een belangrijke stap hierin is niet het gesprek zelf, maar de opvolging ná het gesprek. Want zelfs als:

• Het gesprek spannend, maar goed is
• Er begrip voor elkaars standpunt is
• En je eindigt met de afspraak de situatie te verbeteren

…zie je een paar weken later vaak toch vaak weinig verschil met de situatie vóór jullie gesprek. En dan kan het gaan knagen:

‘Moet ik er nou weer achteraan? Ik wil geen politieagent zijn. Wat moet ik nog doen om ervoor te zorgen dat er wél echt iets verandert?’

Je intentie is ongetwijfeld goed: je wilt geen wantrouwende en controlerende manager of collega zijn. Toch is het paradoxaal genoeg vaak die terughoudendheid die ervoor kan zorgen dat moeilijke gesprekken op de lange termijn weinig effect hebben.

In dit artikel laten we zien dat opvolgen geen controle is, maar het gesprek afmaken. Ook lichten we toe hoe je dit kunt doen, zodat je zeker weet dat je het gesprek zo effectief mogelijk maakt.

Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen over gespreksvaardigheden. Benieuwd naar de rest? Hier vind je een overkoepelend artikel waarin we alle onderwerpen en de samenhang ertussen toelichten.

Opvolgen versus controleren

Zelfs als iedereen een gesprek als positief ervaart, jullie elkaar beter snappen en de intenties goed zijn, kan het zijn dat er weinig verandert. Dat komt dan bijvoorbeeld doordat:

• Afspraken te vaag waren
• Er geen duidelijk moment is om erop terug te komen
• Jij weerstand voelt bij het opvolgen van de afspraken die er wél zijn

Veel professionals vinden opvolging geen prettige stap. Dat is op het eerste gezicht logisch, maar hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt. En als de ander voelt dat je alleen maar opvolgt wanneer het niet goed gaat, draagt dat ook niet bij aan zowel jouw gevoel als dat van je gesprekspartner. Je wilt waarschijnlijk geen micromanager zijn, niet controlerend overkomen of een sfeer creëren van lijstjes en vinkjes zetten. En tóch kan het zo overkomen.

Het gevolg: je laat het zitten en hoopt dat het vanzelf wel zal loslopen. Dat gebeurt zelden vanzelf. Zonder opvolging verschuift de aandacht vroeg of laat weer naar de waan van de dag, met als gevolg dat gedrag weer terugvalt in oude patronen.

In dit artikel lees je meer over het verschil tussen inhoud en relatie in professionele gesprekken. Hier geven we ook praktische handvatten om zonder de relatie onder druk te zetten toch een effectief professioneel gesprek aan te gaan. Gelukkig zijn er praktische principes die opvolging lichter maken, zodat je er comfortabeler mee wordt.

Opvolging lichter maken

De belangrijkste manier om opvolging lichter te maken, is om in het eerste gesprek te benoemen dat je het gesprek gaat opvolgen. Zo normaliseer je het en komt het niet als een verrassing.

Wanneer je opvolging onderdeel maakt van je reguliere proces, zul je zien dat je veel spanning ervan af haalt en iedereen er comfortabeler mee wordt. Dat doe je zo:

• Gesprek 1: je bespreekt wat er speelt en maakt afspraken.
• Gesprek 2: je kijkt samen of dat gelukt is en wat wel/niet werkt.

Opvolging is dan geen extraatje, maar onderdeel van het oorspronkelijke gesprek. En dat verandert meteen de toon en perceptie. Vergelijk bijvoorbeeld deze twee afsluiters:

1. ‘We gaan er beter op letten.’
2. ‘Vanaf nu spreken we elkaar hierop aan. Over twee weken bespreken we hoe dat gaat.’

In de eerste afsluiter is het onduidelijk wat ‘beter’ betekent. Niemand weet waar hij later op mag of moet terugkomen. Dit werkt aannames in de hand en werkt drempelverhogend om het gesprek op te volgen.

In de tweede afsluiter is duidelijk dát en wannéér er een vervolg komt. Daarnaast is helder dat jullie sámen verantwoordelijk zijn. En dat werkt bijna altijd. Met deze afsluiter zet je de stap van begrip naar actie. Je organiseert werk en zorgt er zo voor dat er na afloop écht iets gebeurt. In dit artikel lees je gedetailleerder hoe je dit kunt aanpakken.

Vervolgens is het slim om in het opvolgingsgesprek niet te beginnen met een oordeel, maar met een observatie. Bijvoorbeeld:

‘Ik merk dat dit soms lukt en dat we soms in oude patronen vervallen.’

Daarna kun je vragen hoe de ander daarnaar kijkt: ‘Dit zie ik, wat zie jij?’ Zo nodig je iemand uit om mee te kijken, in plaats van dat diegene zich moet verdedigen. Dit zorgt voor gedeeld eigenaarschap en verbinding, waardoor de spanning hoogstwaarschijnlijk ook minder zal worden.

Ook je skills verbeteren?

Volg de training ‘Effectieve Gespreksvoering’

Bekijk deze training

Wanneer gedrag niet verandert

Soms zie je dat iemand wél zijn best doet, maar bepaald gedrag níet verandert. Dan kan een ingewikkelde situatie ontstaan. Veel professionals blijven dan te lang hangen in begrip:

‘Hij doet zijn best, dus ik kan er eigenlijk niets van zeggen. Ik wil hem geen onrecht aandoen.’

Helaas is het gevolg hiervan vaak dat:

• Jij rondloopt met frustratie
• Het team de gevolgen voelt
• Het nodige gesprek steeds zwaarder wordt naarmate het langer duurt

Juist hier is opvolging heel belangrijk. Wat je dan kunt doen is benoemen wat je ziet, de inzet erkennen en eerlijk zijn over het effect. Bijvoorbeeld:

‘Ik zie dat je er moeite insteekt en dat waardeer ik. Maar ik zie ook dat je het resultaat dat we nodig hebben nog niet bereikt. Laten we allebei zeggen wat we zien en wat dat voor ons betekent.’

Je zegt daarmee dat inzet telt, maar dat het doel niet vrijblijvend is. Empathisch, maar zakelijk. Deze transparantie voorkomt dat spanningen zich opstapelen en het later alsnog escaleert. Vanaf hier kun je samen op zoek naar een constructieve oplossing.

Wanneer alleen opvolging niet meer genoeg is

Alle goede bedoelingen ten spijt, soms gaat het gewoon niet meer:

• De ander komt afspraken gedeeltelijk of niet na
• Je voert keer op keer hetzelfde gesprek
• Je merkt bij jezelf toenemende irritatie en/of machteloosheid

Veel professionals denken dan dat ze nóg duidelijker moeten zijn en het nóg een keer moeten proberen. Dat werkt vaak niet. Deze signalen laten zien dat het gesprek eigenlijk een ander doel nodig heeft. En dan heeft doordrukken geen zin meer.

Het doel is dan niet meer ‘veranderen’, maar ‘begrenzen’. Dat betekent dat je:

• Explicieter wordt over wat wel/niet kan
• Concreet bent over consequenties als niets verandert
• Het gesprek stuurt naar: ‘Dit kan zo niet langer doorgaan’

Deze helderheid hoort óók bij het gesprek afmaken. Door minder ruimte toe te laten in het gesprek, pas je de stap ‘begrenzen’ toe van het van het denkmodel uit dit artikel. In het artikel lees je ook over de andere drie stappen: verhelderen, verwerken en veranderen.

Wanneer de microtechniek werkt

De microtechniek werkt voornamelijk goed in lastige gesprekken. Bijvoorbeeld in gesprekken met feedback, weerstand of spanning. Juist hier hebben mensen de neiging het veel over inhoud te hebben, terwijl onderliggende behoeften vaak anders zijn. Door even te vertragen en stil te staan bij het gevoel, creëer je veiligheid en een écht gesprek.

In positieve gesprekken zul je minder vaak onderliggende behoeften tegenkomen. Als je iemand een compliment geeft of het slagen van een project viert, zul je niet snel iemand tegenkomen die zoekt naar meer erkenning, hulp of een andere aanpak.

Tot slot

De belangrijkste les uit dit artikel is dat opvolging geen controle is, maar het gesprek afmaken. De makkelijkste manier om een gesprek op te volgen is om het onderdeel te maken van je reguliere proces. Als je in het oorspronkelijke gesprek afspreekt dat jullie er samen op terugkomen, wordt het opvolggesprek logisch en veel minder spannend.

In onze training ‘Effectieve gespreksvoering’ werken we uitgebreid met het thema opvolging:

• Je onderzoekt situaties uit je eigen werk waarin opvolgen lastig was
• Je leert opvolging vormgeven op een manier die past bij jouw stijl
• Je oefent met het moment waarop een veranderingsgesprek eigenlijk een begrenzingsgesprek moet worden

Dit heeft als resultaat dat je minder gesprekken zonder blijvend effect hebt, er meer rust en duidelijkheid voor jou en de ander ontstaat en dat je gesprekken écht effectief worden.

Wil je hier al zelf mee oefenen? Bedenk dan een lastig gesprek dat je binnenkort voert. Gebruik deze vragen als mini-checklist:

1. Zie ik opvolging als controle, of als het gesprek afmaken? Bedenk wat er verandert als je de opvolging als het tweede deel van hetzelfde gesprek ziet.
2. Is er iets waar ik concreet op kan terugkomen? Zo niet, bedenkt wat er in het eerste gesprek scherper moet.
3. Hoe kan ik vooraf normaliseren dat we hierop terugkomen? Eén zin in het eerste gesprek is genoeg.
4. Wat zie ik nu, behalve een goede intentie, in de praktijk? Bedenk hoe je dit rustig kunt benoemen in het vervolggesprek.
5. Vraagt de situatie nog om de veranderstand of om begrenzing? Vraag jezelf af hoe je het gesprek kunt verschuiven als dat nodig is.

Wil je meedoen aan de training ‘Effectieve gespreksvoering‘? Bekijk dan de eerstvolgende trainingsdata en claim je plek.