Een goede aanbieding begint bij een goed gesprek

Hoe Dura Vermeer communicatie belangrijk maakt in aanbestedingstrajecten

Een aanbesteding winnen vraagt om meer dan een goed plan op papier. Samenwerken is mensenwerk, dus opdrachtgevers willen weten met wie zij in zee gaan. Ivo Slinger, manager Bedrijfsbureau bij Dura Vermeer, zegt daarover:

‘Tijdens het maken van een aanbieding zijn er bijvoorbeeld dialoogsessies met de opdrachtgever. Hierin toetsen wij de uitvraag en proberen we bij de ‘vraag achter de vraag’ te komen. Tegelijkertijd presenteren we welke oplossing wij aan het uitwerken zijn. Dan ben je continu aan het communiceren. Je legt uit, stelt vragen, luistert en reageert. Hierdoor zorgen goede communicatievaardigheden écht voor een kwalitatief betere aanbieding.’

‘Daar komt nog iets bij: met de opkomst van AI wordt het steeds toegankelijker om een inhoudelijk sterk tekstdocument te maken. Hierdoor wordt het steeds belangrijker om je te onderscheiden op menselijk vlak. De afsluitende presentatie van de aanbieding speelt tegenwoordig dan ook een grotere rol in het beoordelingsproces.’

Genoeg reden voor Dura Vermeer om te investeren in de presenteer- en gespreksvaardigheden van hun mensen.

De uitdaging: comfortabeler voor de groep

‘Onze technisch specialisten zijn stuk voor stuk inhoudelijk ijzersterk. Maar die inhoud goed overbrengen, vinden zij soms lastig. Terwijl klanten het verhaal wel graag van onze specialisten willen horen’, zegt Ivo.

Het gevolg was dat lang niet iedereen comfortabel was met presenteren. En dat zag je vaak terug wanneer zij voor een groep stonden:

• Een onzekere houding
• Frunniken aan kleding
• Naar het scherm kijken in plaats van naar het publiek

In gesprekken gebeurde iets vergelijkbaars:

• Weinig verbinding met het publiek
• Heel veel details zenden
• De rode draad verliezen na vragen uit het publiek

Of, zoals Ivo het zelf zegt: ‘Als je 48 sheets vol tekst in je PowerPoint hebt staan en zelf negentig procent van de tijd aan het woord bent, gaat er iets niet goed.’

Spraakwater: meteen een klik

Vanuit deze uitdaging was het logisch om met Spraakwater aan de slag te gaan met de trainingen ‘Overtuigen, spreken en presenteren‘ en ‘Effectieve gespreksvoering‘.

Ivo: ‘We hebben met meerdere bureaus contact gehad. Wat bij Spraakwater gelijk opviel, was hoe grondig zij zich in de voorbereiding hadden verdiept in ons en onze sector. Hierdoor was het gesprek gelijk op een goed niveau en waren de vragen die wij terugkregen ook scherp.’

‘Eigenlijk zagen wij daarin precies wat wij met de training wilden bereiken. Het was echt ‘practice what you preach’. De keuze was daardoor snel gemaakt.’

Ook een incompany training op maat?

Ontdek de mogelijkheden.

Incompany trainingen

Van zenden naar verbinding

Samen gingen we voor vier trainingsdagen: De eerste twee draaiden om presenteren. De laatste twee om gespreksvaardigheden. Beide delen bestaan uit twee dagen met een periode daartussen met een oefenopdracht.

Volgens Ivo was de overeenkomst tussen de twee trainingen het thema ‘verbinding’.

‘Het was bij ons te veel: ‘Wij zijn hier om onze oplossingen te implementeren’. En te weinig: ‘Waar zit nu eigenlijk jullie probleem?’

Dit vraagt om:

• Verbinding maken met het publiek of je gesprekspartner;
• Empathisch luisteren en goed doorvragen;
• Flexibiliteit om je aan te passen als de situatie iets anders vraagt.

In kleine groepjes oefende het team aan de hand van concrete praktijkvoorbeelden met de theorie. Wat werkt wel? En wat niet? Herken je in wat voor gesprek je zit, en wat dat van je vraagt? Een rondetafelgesprek is bijvoorbeeld heel anders dan een interview.

En, niet onbelangrijk: heb je scherp wat je wilt vertellen? Als je doel niet scherp is, gaat een gesprek al snel alle kanten op.

Presenteren als écht onderdeel van je werk

Na de trainingen ziet Ivo veel meer bewustwording bij teamleden dan presenteren en omgaan met communicatie in het algemeen een serieus onderdeel van het werk is.

‘Voorheen merkte je dat presenteren voor velen een ‘moetje’ is. Dat is echt veranderd. Het team neemt het serieus en wil dus ook écht werken aan vaardigheden. En dat gaan we zeker terugzien in de kwaliteit van onze aanbiedingen. Dat is een heel leuk proces om in te zitten. We komen dan ook zeker terug bij Spraakwater om ons nog verder te ontwikkelen!’