Een opleidingsprogramma met communicatiekracht

Hoe Stichting De Verre Bergen communicatietraining een vaste plek geeft in het opleidingsprogramma

Stichting De Verre Bergen wil Rotterdam beter en sterker maken. Dit doen zij door het bedenken, ontwikkelen, uitvoeren en continu verbeteren van sociaal maatschappelijke programma’s. Het werk van de associates binnen de stichting is daarbij essentieel. Om hen als young professionals goed op weg te helpen, ontwikkelde de stichting een breed, anderhalf jaar durend opleidingsprogramma. En daar mochten wij bij Spraakwater met een aantal trainingen aan bijdragen.

De uitdaging: leren wat je morgen al kunt gebruiken

Luca Suijker is één van de associates uit het opleidingsprogramma: ‘Het opleidingsprogramma bestaat uit allerlei verschillende onderdelen en trainingen. Hieronder vallen ook verschillende communicatietrainingen. Het is niet zo dat ik direct tegen heel grote communicatieproblemen aanliep. Wel wilde ik me op dit gebied breed ontwikkelen. Het was voor mij belangrijk dat de trainingen aansloten op onze dagelijkse praktijk.’

Zo gezegd, zo gedaan. Spraakwater verzorgde trainingen op vier gebieden:

• Effectieve gespreksvoering
• Effectief voorzitten en Effectief vergaderen
• Overtuigend schrijven
• Timemanagement

Effectieve gesprekken voeren

De eerste training richtte zich op gespreksvaardigheden. De associates voeren dagelijks zowel veel interne gesprekken met collega’s en het bestuur, als gesprekken met externe partners, zoals de gemeente en uitvoerende partijen.

Vaak gaat dat goed, maar de kunst is om te weten wat je moet doen wanneer het een keer níet gaat volgens plan. Bijvoorbeeld wanneer een samenwerking stroef verloopt, een gesprekspartner dominant is, juist weinig zegt, of wanneer het nodig is om duidelijk aan te geven wat Stichting De Verre Bergen kan bieden.

Daarom oefenden de associates met acteurs met herkenbare situaties uit hun dagelijkse praktijk. Hierdoor kwamen gesprekken meteen tot leven. Dat maakte oefenen realistisch, terwijl de setting veilig bleef.

Het ging onder meer over:

• Het goed structureren van een gesprek;
• Omgaan met dominante en passieve gesprekspartners;
• Doorvragen zonder het gesprek over te nemen;
• Vertragen wanneer een gesprek te snel gaat;
• Duidelijk zijn en de boodschap helder overbrengen.

Zo kregen de associates meer grip op gesprekken waarin veel belangen samenkomen. En laten dat nou precies de gesprekken zijn waarin goede communicatie het verschil maakt.

Voorzitten en vergaderen met meer regie

Vervolgens was het de beurt aan ‘Effectief voorzitten’ en ‘Effectief vergaderen’. Naar eigen zeggen zijn de interne vergaderingen niet slaapverwekkend. Dat scheelt. Sowieso heerst er geen échte vergadercultuur. Als iets eerder klaar is, stoppen ze ook eerder. Dat stukje training konden we dus overslaan.

Waar wél winst te behalen viel, is het bewaken van de tijd. Want wat als een boeiend gesprek nou níet eerder klaar is? Hoe zorg je er dan voor dat het gesprek niet eindeloos uitloopt? Daarom gingen we onder andere aan de slag met:

• Neerzetten van een strakke vergaderagenda;
• Ervoor zorgen dat de hele agenda aan bod komt;
• Gelijkwaardig betrekken van alle deelnemers.

Luca: ‘Ik voel me nu meer in control als ik een vergadering voorzit. De handvatten waren heel nuttig.’

Ook een incompany training op maat?

Ontdek de mogelijkheden.

Incompany trainingen

Overtuigend schrijven: uit je eigen bubbel komen

Next up: schrijven! De associates werken dagelijks aan inhoudelijk stevige vraagstukken. Denk aan bestuursstukken, voorstellen en adviezen over complexe maatschappelijke thema’s. Daarin adviseren ze het bestuur om bepaalde keuzes wel of niet te maken.

Inhoudelijk zat het vaak goed. De structuur en stijl konden nog scherper. Stukken werden soms te uitgebreid, met veel voorbeelden en informatie. Logisch, want als je diep in de inhoud zit, voelt alles belangrijk. Maar voor de lezer werkt dat niet altijd lekker. Die wil weten wat er speelt, wat de keuze is en waarom dat ertoe doet.

Luca: ‘Van tevoren leverden we onze eigen stukken aan bij de trainer. Daar kregen we dan in de training feedback op. Vervolgens gingen we aan de slag met een verbeterde versie. Wij zijn vooral bezig met de inhoud en houden altijd eenzelfde structuur en stijl aan. De trainer haalde ons uit onze eigen bubbel en gaf frisse feedback van buitenaf. Dat gaf een frisse kijk op hoe je schrijft. Ik schrijf nu korter, scherper en dus overtuigender. Zonder dat het ten koste gaat van de inhoud. Integendeel!’

De knagende rat

Tot slot volgden de associates een training timemanagement. Daarin bleef vooral één beeld hangen: dat van de knagende rat. Oftewel: dat ene ding dat je blijft achtervolgen, omdat je het steeds uitstelt. Dat ene mailtje. Dat ene gesprek. Luca: ‘De metafoor van de knagende rat is iets wat we nog steeds veel gebruiken. Als iemand dat zegt, is dat een signaal dat je iets ‘gewoon’ moet aanpakken. Anders wordt het steeds groter.’

Daar doen we het voor: dat een training ook op de lange termijn blijvende positieve impact heeft. Dat een bestuursstuk scherper is. Dat in een overleg iedereen meedoet. Of dat iemand de sfeer in een lastig gesprek weet ten goede om te buigen.

Maatwerk dat écht past

Wat de samenwerking vooral succesvol maakte, was de voorbereiding. Samen keken we goed naar de vraag achter de vraag. Wat willen jullie bereiken? Hoe moet het programma eruitzien? En wat moeten deelnemers na afloop anders doen?

Luca: ‘De voorbereiding met Spraakwater was fijn. We hebben goed gekeken naar wat we wilden en hoe het eruit moest zien. De trainingen waren ook echt afgestemd op onze specifieke behoefte.’

Omdat Spraakwater meerdere trainingen verzorgde, bleef het programma bovendien één geheel. Gesprekken voeren, vergaderen en schrijven zijn natuurlijk geen losse eilandjes. Ze komen allemaal samen in hetzelfde werk: goede ideeën helder overbrengen, met anderen verder komen en zorgen dat plannen niet blijven hangen in goede bedoelingen.