Heb je ooit iemand horen klagen dat de vergadering te kort heeft geduurd? Ooit gefrustreerd geweest over het geklets tijdens een vergadering, terwijl er meer dan voldoende werk op je ligt te wachten.. of altijd dezelfde collega die tien minuten te laat binnenkomt? Met snelheid en productiviteit in het achterhoofd, geven we je hierbij vijf gemakkelijke tips voor meer efficiënte en effectieve vergaderingen.

1. Stop twee keer zo veel tijd in de agenda
Een vaak terugkerend probleem tijdens vergaderingen is onduidelijke onderwerpen. Als je van te voren niet precies weet wat je met een agendapunt wilt bereiken, kun je ervan uitgaan dat je doel bereiken langer zal duren. Als voorzitter is het jouw verantwoordelijkheid om duidelijkheid te hebben over de onderwerpen. Als het doel van een agendapunt van een collega je niet duidelijk is, ga dan even zitten met deze collega en vraag door. Iets meer tijd vooraf, scheelt een hoop tijd achteraf.

2. Kijk nog eens kritisch naar de deelnemers
Vraag jezelf eens of al deze mensen er echt bij moeten of is het voor sommige voldoende om een korte samenvatting via de mail of even een telefoontje van je te krijgen? Wanneer je vier niet-essentiële mensen van een deelnemerslijst van een vergadering van een half uur afhaalt, geef je moeiteloos twee uur productietijd aan je bedrijf terug.

3. Plan je vergadering in de helft van de tijd
Als je een vergadering van een uur plant, zal het hele uur vermoedelijk gebruikt worden waarbij een deel van de tijd verloren gaat aan geklets. Grote kans dat wanneer je voor dezelfde vergadering een half uur inplant, je hetzelfde resultaat bereikt in de helft van de tijd.

4. Begin op tijd
Er gaat te veel tijd zitten in laatkomers. Standaard komen (dezelfde) mensen te laat en verspillen hiermee vijf á tien minuten van de hele groep én benadelen de mensen die wel op tijd zijn. De oplossing? Niet wachten op laatkomers. Begin direct. Mensen krijgen dit snel genoeg door, niemand vindt het leuk om een lopende discussie te verstoren en vluchtig een plekje te moeten zoeken terwijl er afkeurend wordt gekeken. Doe dit een paar keer en je krijgt de reputatie punctueel te zijn.

5. Overweeg – als het kan – een staande vergadering
Er is interessant onderzoek gedaan naar de effectiviteit van staand vergaderen. Uit een studie bleek dat de staande controle groep een derde sneller een beslissing maakt, dan de zittende controlegroep. Soms zijn staande vergaderingen niet mogelijk, maar het is het overwegen waard.