Grip op vergaderen

Zo maakte het Startcollege vergaderingen korter, scherper en effectiever 

Het team van het Startcollege, onderdeel van het Da Vinci-college, bestaat uit zo’n vijfendertig medewerkers. Het team is betrokken en hecht waarde aan regelmatig samenkomen. En dat doen ze ook: één keer per maand vergaderen ze met het hele team. En dat is met zo’n groot team best een uitdaging. 

Joanne Woerlee-De Visser, zelf onderdeel van het team, zegt hierover: ‘Voor de training met Spraakwater was elke vergadering eigenlijk een groot rondje mededelingen. We waren vooral aan het zenden. En als je dat met vijfendertig collega’s doet, dan werkt dat niet: 

• Vergaderingen waren te lang 

• Niet alles was voor iedereen relevant 

• Sommige collega’s namen te veel ruimte in, en anderen te weinig 

Als een docent iets zegt, merkte je dat andere docenten meededen in het gesprek, maar dat de rest wegzakte en mentaal uitcheckte. En andersom. Hierdoor kostten de vergaderingen veel tijd en energie, en leverden ze voor de meesten te weinig op. En dat werkt natuurlijk niet heel motiverend.’ 

De uitdaging: van vooral zenden naar effectieve vergaderingen

Wat hierbij niet hielp, was dat het team geen concreet vergaderontwerp gebruikte: 

• Geen expliciete voorzitter die de regie houdt 

• Een agenda met punten die voor een aantal deelnemers niet relevant waren 

• Operationele en strategische onderwerpen liepen door elkaar 

De leervraag van het team was dan ook helder:  

‘Hoe zorgen we ervoor dat de vergaderingen voortaan effectief, doelgericht en gestructureerd worden, met heldere rolverdelingen, gelijkwaardige bijdragen en concrete besluiten?’ 

Praktisch aan de slag 

Samen gingen we in kleine groepjes aan de slag met een eendaagse training ‘Effectief vergaderen’. Een training met alleen theorie die direct te koppelen is aan voorbeelden uit de dagelijkse praktijk van het team. Bijvoorbeeld het beantwoorden van de volgende vragen: 

• Wat is het doel van de vergadering? 

• Wat moet de vergadering concreet opleveren? 

• Welk proces is er nodig om dat te bereiken? 

Joanne: ‘De trainer haakte goed in op onze materie, dat was heel fijn. Hierdoor was iedereen écht betrokken en werd het direct concreet en relevant. We kwamen erachter dat we met relatief kleine aanpassingen al veel effectiever konden zijn.’ 

Digitale toolbox

Na afloop ontving iedereen een digitale toolbox om effectiever te vergaderen. Hierin zitten gebruiksklare formats voor bijvoorbeeld formats voor een checklist van de voorzitter, een goede agenda en een actie- en besluitenlijst. 

Vooral dat laatste helpt het team enorm, zegt Joanne: ‘We hebben geleerd dat een vergadering zoveel meer kan zijn dan alleen informeren. Zo maken we nu geen notulen meer om iedereen maar op de hoogte te houden. Die las toch niemand.’  

In plaats daarvan houdt het team nu een actie- en besluitenlijst bij.  

‘We gebruiken de actie- en besluitenlijst ook echt actief. We nemen nu ter plekke besluiten, bijvoorbeeld via een stemming. Of we besluiten dat we op een later moment in een kleiner groepje een besluit nemen. Dat is ook goed. En vervolgens komen we hier in de volgende teamvergadering op terug. Zo maken we de cirkel weer rond.’ 

Ook een incompany training op maat?

Ontdek de mogelijkheden.

Incompany trainingen

Een voorzitter die écht voorzit

Een ander groot verschil is de rol van de voorzitter. Joanne: ‘Voorheen wisselden we steeds van voorzitter. Op advies van Spraakwater is dat nu telkens dezelfde persoon, die een veel actievere rol heeft. Zowel in de voorbereiding als tijdens de vergadering.’ 

Zo gebruikt het team het agendapuntenformat van Spraakwater. Hierdoor is de agenda strak geregeld. Een week van tevoren stuurt de voorzitter het format. 

Tijdens de vergadering houdt de voorzitter in de gaten: 

• Hoe lang iemand aan het woord is 

• Of ze afdwalen van het onderwerp 

• Of iedereen aan bod komt 

• Of het onderwerp klaar is 

Joanne: ‘Daarnaast hebben we nu bijvoorbeeld als regel dat we geen laptops open hebben staan tijdens de vergadering. Hierdoor is iedereen veel bewuster aanwezig.  

En omdat de voorzitter strakker de regie in handen heeft, voorkomen we bijvoorbeeld ook dat we in de rondvraag nog belanden in een discussie over een nieuw onderwerp.’ 

Het resultaat: kortere vergaderingen die méér opleveren. En vooral: frisse energie en enthousiaste medewerkers! 

Meer weten over onze aanpak? Lees hoe onze communicatietraining ook jouw organisatie kan ondersteunen.