Besluitvaardig vergaderen

Met besluitvaardig vergaderen bedoelen we overleggen waarin besluiten echt worden genomen, helder zijn vastgelegd en niet bij het volgende overleg opnieuw ter discussie komen. Aan het eind van een overleg weet iedereen welke keuzes er liggen, wie waarvoor tekent en wat dat betekent voor het verdere werk. Beslissen wordt minder iets om tegenop te zien en meer een normaal onderdeel van samenwerken.

Besluitvaardig Vergaderen is bedoeld voor teams en organisaties waar veel wordt besproken en te weinig echt wordt beslist. Denk aan MT’s, directies, projectteams, beleidsgroepen, stuurgroepen en multidisciplinaire overleggen. Je herkent zinnen als “hier komen we later nog op terug”, “even parkeren” en “we moeten dit nog eens goed bekijken”, terwijl het onderwerp al maanden in de rondte gaat. Als je dat patroon wilt doorbreken, past deze training bij jullie.

We zoomen in op vergaderingen waarin besluiten uitgesteld worden, vage formuleringen blijven hangen en niemand precies weet wie nu waarover gaat. Onderwerpen keren steeds terug, besluiten worden buiten de vergadering alsnog omgedraaid en deelnemers vragen zich af of hun inbreng er eigenlijk toe doet. In de training maken we zichtbaar waar besluitvorming nu stokt en welke keuzes nodig zijn in rolverdeling, proces en taal om daar doorheen te breken.

Effectief Vergaderen gaat over structuur, tijd en duidelijkheid. Actiegericht Vergaderen legt de nadruk op opvolging en actiepunten. Besluitvaardig Vergaderen richt zich op het hart van de zaak: hoe je als groep keuzes maakt. We werken aan hoe je een vraag besluitrijp maakt, welke beslisroutes je gebruikt, hoe je omgaat met verschillende belangen en hoe je voorkomt dat besluiten achteraf alsnog wegslippen.

Besluitvaardig Vergaderen is ontwikkeld als verdieping. Teams die al hebben gewerkt aan een basis in vergaderstructuur of voorzitterschap, kunnen hier een volgende stap zetten: sneller knopen doorhakken, duidelijker mandaat en minder vergadersleur. We raden daarom aan om eerst een kerntraining te doen, zoals Effectief Vergaderen of Effectief Voorzitten, en daarna met deze verdieping aan de slag te gaan. Is er al veel ervaring in de groep, dan kunnen we dit programma ook als los incompanytraject neerzetten.

Snel beslissen betekent niet over mensen heen walsen. In de training leer je onderscheid maken tussen meedenken en meebeslissen, tussen ophalen en afstemmen. We werken met heldere stappen: informatie verkennen, opties scherp krijgen, argumenten wegen en daarna echt kiezen. Je oefent met het afronden van discussies, het benoemen van het moment van besluit en het samenvatten in taal waar je ook een maand later nog op kunt terugvallen.

Veel besluiteloosheid ontstaat doordat onduidelijk is wie uiteindelijk beslist. In deze training kijken we naar mandaat: welke besluiten horen bij dit overleg, wie heeft de knoop-doorhak-rol en waar ligt de ruimte voor de groep? We maken onderscheid tussen advies, instemming en besluit en vertalen dat naar jullie overlegvormen. Zo wordt het helder wanneer de voorzitter afrondt, wanneer een leidinggevende een keuze maakt en wanneer de groep samen beslist.

Ja, we werken juist met jullie eigen praktijk. We vragen om recente voorbeelden: besluiten die eindeloos hebben geduurd, onderwerpen die steeds terugkomen, vergaderingen waar iedereen ontevreden wegliep. Die casussen gebruiken we om de besluitvorming stap voor stap opnieuw op te bouwen. Je ziet waar het spaak liep en welke andere aanpak nodig was geweest. Van daaruit ontwerpen we een werkwijze die bij jullie context past.

We starten met jullie vraagstukken rond besluiten. Daarna krijg je een overzichtelijk beslisraamwerk voor vergaderingen. Korte stukken uitleg wisselen we af met simulaties, rollenspellen en het herschrijven van echte agendapunten tot scherpe beslisvragen. Je oefent met het begeleiden van een beslismoment, het afronden van een punt en het formuleren van een besluit waar je op kunt sturen. De nadruk ligt op doen, ervaren en onmiddellijk aanscherpen.

Besluitvaardigheid wordt juist spannend als het schuurt. We besteden aandacht aan omgaan met uiteenlopende belangen, tegenargumenten en twijfel. Je leert hoe je verschillen zichtbaar maakt zonder dat het escaleert, hoe je zoekt naar waar wél overeenstemming zit en hoe je, als dat nodig is, toch een keuze maakt terwijl niet iedereen juichend meedoet. We oefenen met het helder uitspreken van besluiten en tegelijkertijd benoemen wat dat betekent voor mensen die het er niet mee eens waren.

Ja. Steeds meer besluiten worden genomen in digitale bijeenkomsten. In de training vertalen we het beslisraamwerk naar Teams, Zoom en hybride settings. Je leert hoe je in een online overleg tot een gedragen keuze komt, hoe je input ophaalt zonder eindeloze rondes en hoe je besluitvorming vastlegt zodat iedereen het daarna kan terugvinden.

Na afloop hebben jullie een gezamenlijk beeld van wat een goed besluit is, een duidelijk stappenplan voor besluitvorming in vergaderingen en een set formats voor agenda, verslaglegging en besluitregistratie. Jullie hebben geoefend met eigen casussen en nieuwe taal gevonden om bespreekpunten om te zetten in beslispunten. Dat zie je terug in overleggen die minder blijven hangen in herhaling en meer opleveren aan duidelijke keuzes.

Nee, Besluitvaardig Vergaderen bieden we aan als incompanytraject. De kracht zit in het samen kijken naar jullie vergadercultuur en het samen maken van nieuwe afspraken. Medewerkers die individueel willen werken aan voorzitterschap of vergadervaardigheden kunnen aansluiten bij de open kerntraining Effectief Voorzitten. Besluitvaardig Vergaderen is bedoeld als gezamenlijke verdiepingsslag voor teams en overlegstructuren.

We starten met een intake met de opdrachtgever en vaak ook met een paar vaste vergaderaars uit het team. We verkennen welke overleggen besluitvormend zijn, waar het nu vastloopt en wat jullie graag anders zien. Op basis daarvan maken we een voorstel voor één of meerdere sessies Besluitvaardig Vergaderen, afgestemd op jullie praktijk. We stemmen groepsgrootte, planning, locatie en eventuele koppeling met eerdere kerntrainingen met jullie af, zodat het programma logisch past in jullie ontwikkel pad.