Effectief vergaderen in de zorg: Hoe Zorg voor Zuid vergaderen professioneler en effectiever maakte

Bij Zorg voor Zuid, een corporatie waarin verschillende huisartsenpraktijkhouders uit Amsterdam bijeenkomen, proberen ze altijd samen een stapje verder te komen. Niet alleen zorginhoudelijk, maar ook op het gebied van het professionaliseren van de praktijken. Want hoe effectiever de interne samenwerking en communicatie, hoe meer tijd en aandacht overblijft voor patiënten.

En vergaderen bleek één van de gebieden waarbij er nog genoeg ruimte voor verbetering mogelijk was. Johannes de Boer, bestuurslid van Zorg voor Zuid, zegt daar het volgende over:

‘In de medische wereld is niet altijd even veel aandacht voor niet-medische onderwerpen. Vergaderen is dan ook niet iets wat je actief hebben geleerd. We deden het gewoon. Maar juist daardoor slopen er gewoontes in die veel tijd kosten, maar weinig opleveren.’

Denk bijvoorbeeld aan:

• Weinig voorbereiding
• Geen duidelijke agenda
• Agendapunten zonder scherp doel
• Weinig tijdsbewaking in de vergadering
• Geen opvolging

Hierdoor gebeurde het regelmatig dat zij een bepaald onderwerp bespraken, maar dat het niet duidelijk was wat het gesprek moest opleveren. Met als gevolg dat er geen actie uitkwam en het onderwerp de volgende keer wéér op de agenda kwam. En dat schiet natuurlijk niet op.

De uitdaging: van onbewust onbekwaam naar bewust bekwaam

Zo ontstond langzaamaan het idee om hiermee aan de slag te gaan. En Spraakwater bleek daarbij de juiste partij om te helpen. Specifiek met de training effectief vergaderen en effectief voorzitten.

‘Het is niet zo dat we direct tegen grote problemen aanliepen. Maar tijdens de training bleek wel hoeveel winst we konden behalen met een aantal concrete tools en vaardigheden. Achteraf gezien kan je zeggen dat we ‘onbewust onbekwaam’ waren.’

Als voorbereiding op de training namen alle deelnemers de agenda van een echte, recente vergadering mee. Dat was input voor de oefeningen in de training.

Johannes: ‘Omdat de inhoudelijke uitdagingen in veel praktijken redelijk vergelijkbaar waren, was er direct veel herkenning tussen de deelnemers. Dit zorgde direct voor het juiste gesprek.’

Tijdens de training oefenden we bijvoorbeeld met het inbrengen van een agendapunt aan de hand van het Spraakwater-format.

• Hoe kondig je een onderwerp goed aan?
• Hoe formuleer je een helder doel?
• Hoe voorkom je dat een gesprek alle kanten op gaat?

‘De koppeling van relevante theorie met onze dagelijkse praktijk werkte voor ons heel goed’, zegt Johannes daarover. ‘Vooraf vond ik het wel spannend hoe mensen het zouden vinden. Het gaat tenslotte niet over medische inhoud. Maar juist daarom was het mooi om te zien hoe goed het aansloot. Iedereen herkende meteen hoe relevant dit was.’

Direct toepasbaar

Sommige onderdelen uit de training hebben veel praktijken direct geïmplementeerd. Denk hierbij aan de actie- en besluitenlijst en het format voor het inbrengen van agendapunten. Johannes:

‘Vergaderingen voelen nu veel minder als met hagel schieten. Doordat agendapunten helder en kwalitatief beter zijn, de voorzitter meer regie heeft op de vergadering zelf en de actie- en besluitenlijst het vervolg borgt, voelt het veel meer als een effectief middel om samen écht verder te komen.’

Johannes is niet de enige die een goed gevoel overhield aan de training. Reacties van deelnemers varieerden van ‘had ik dit maar vijfendertig jaar geleden geweten, dan had mij dat een hoop tijd en energie bespaard’, tot ‘dit ga ik thuis met mijn kinderen ook gebruiken!’

Ook een incompany training op maat?

Ontdek de mogelijkheden.

Incompany trainingen

Bredere gespreksvaardigheden

Naast praktische formats ging het in de training ook over gespreksvaardigheden in bredere zin. Want uiteindelijk gaat het niet alleen om het toepassen van een format, maar over je bewust zijn van wat effectief communiceren inhoudt.

Johannes: ‘We hebben echt de slag geslagen van ‘we hebben het er in de vergadering over’ naar concrete agendapunten met een kop, romp en staart. De insteek is anders: we zijn ons nu veel meer bewust van dat je eruit haalt wat je erin stopt. En dat maakt alle verschil.’

Sinds de eerste training heeft Zorg voor Zuid de smaak dan ook goed te pakken. Johannes: ‘Nu we meer grip hebben op onze vergaderingen, willen we ons nog meer richten op bredere gespreksvaardigheden. Bijvoorbeeld op het gebied van functioneringsgesprekken met medewerkers. Er is nog genoeg te leren, en dat traject gaan we graag samen met Spraakwater aan!’

Meer weten over onze aanpak? Lees hoe onze communicatietraining ook jouw organisatie kan ondersteunen.