Effectief vergaderen doe je samen

Hoe Hanzestrohm stap voor stap werkt aan een betere vergadercultuur

Bij Hanzestrohm wordt veel overlegd. Dat is op zichzelf geen probleem. Integendeel. Goed overleg is onmisbaar in een organisatie waarin veel mensen, teams en verantwoordelijkheden samenkomen.

Toch kwam uit het jaarlijkse medewerkersonderzoek al meerdere jaren op rij naar voren dat de vergadercultuur beter kon. Of, zoals Mirjam Schmohl, teamleider HR bij Hanzestrohm, het zelf omschrijft:

‘Ons werk vereist veel afstemming, waardoor we ook veel overleggen. Dat willen we natuurlijk zo effectief en efficiënt mogelijk doen. Alleen merkten we dat vergaderingen vaak ad hoc verliepen: mensen waren niet altijd goed voorbereid en sommige agendapunten liepen uit. Daardoor kwamen andere agendapunten helemaal niet aan bod. Ook zaten medewerkers regelmatig in een vergadering en dachten ze halverwege: wat doe ik eigenlijk nog in deze vergadering?’

Om dit te verbeteren, besloot Hanzestrohm een duidelijke stap te zetten: effectief vergaderen werd een officieel organisatiedoel.

De uitdaging: van praktische formats naar échte cultuurverandering

De vraag is alleen: hoe bereik je dat? Hanzestrohm wilde namelijk méér dan alleen wat praktische tips. Ze wilden échte cultuurverandering, en daarvoor is meer nodig: die implementeer je niet zomaar even tijdens een eendaagse training.

Toch besloot men te beginnen met een training. Bij Spraakwater.

Mirjam: ‘Aan het begin was men wel wat sceptisch. Alsof een training de cultuur wel even zou veranderen. Maar tegelijkertijd vonden we wel met zijn allen dat het beter moest. En dan moet je toch ergens beginnen. We hadden écht behoefte aan een partner die ons structuur, richtlijnen en handvatten kon bieden. En die partner werd Spraakwater.’

Oefenen met échte voorbeelden

In de praktijk ging veel vergadertijd verloren aan onduidelijkheid. Soms was niet scherp of een agendapunt bedoeld was om te informeren, te bespreken of een besluit te nemen. Daardoor gingen gesprekken alle kanten op. En als de tijd op was, bleef een deel van de agenda liggen.

Tijdens de training gingen deelnemers bijvoorbeeld aan de slag met praktische vragen als:

• Hoe bereid je een vergadering goed voor?
• Hoe dien je een goed agendapunt in?
• Hoe maak je vooraf duidelijk wat een agendapunt moet opleveren?
• Hoe bewaak je de tijd tijdens een overleg?
• Hoe zorg je dat acties en besluiten ook echt worden opgevolgd?

Mirjam zegt hierover: ‘De combinatie van interactie en theorie werkte goed. We leerden theorie en oefenden daar direct mee met voorbeelden uit onze eigen praktijk. Daardoor werd heel concreet wat iedereen zelf anders kon doen.’

Eigenaarschap als rode draad

‘Effectief vergaderen‘ gaat, naast praktische tips en formats, ook vooral over er sámen iets moois van maken. Een belangrijk thema was daarom ‘eigenaarschap’.

‘Het uitgangspunt was: we hebben een gezamenlijk probleem, dus iedereen speelt een rol in de oplossing. Dat hielp. Mensen gingen inzien dat je zelf invloed hebt. Hoe beter je een agendapunt indient, hoe groter de kans dat de behandeling ervan ook effectief is. En als je de agenda van tevoren goed leest, kun je ook zelf inschatten of je een deel van de vergadering wellicht kunt overslaan.’

Ook een incompany training op maat?

Ontdek de mogelijkheden.

Incompany trainingen

Van scepsis naar positieve energie

Vooraf was Hanzestrohm benieuwd hoe de trainingen zouden landen. De organisatie was kritisch en niet iedereen stond direct te springen. Maar dat veranderde snel.

‘We waren eigenlijk boven verwachting verrast over hoe goed het werd ontvangen. Iedereen had hier behoefte aan.’

Sterker nog: hoe meer medewerkers de training hadden gevolgd, hoe nieuwsgieriger en leergieriger de rest werd.

‘Je merkte dat mensen die de training nog niet hadden gehad, vroegen: wanneer mogen wij? De collega’s die al geweest waren, waren enthousiast. Daardoor ontstond er vanzelf meer energie.’

Dat enthousiasme hielp om de beweging groter te maken dan alleen de trainingsdagen. Effectiever vergaderen werd iets van íedereen.

‘De cultuur is echt vanaf algemeen bewustzijn verbeterd. Mensen zijn zich bewuster van voorbereiding, tijdsbewaking en hun eigen rol in een overleg. Het is echt van onderaf gegroeid.’

Formats die blijven hangen

Een mooi resultaat van de trainingen is dat medewerkers de formats nog steeds gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan het agendapuntenformat en de actie- en besluitenlijst.

Over dat laatste is Mirjam erg enthousiast: ‘De actie- en besluitenlijst helpt écht om de cirkel rond te maken. Je spreekt iets af, voert het uit en komt er de volgende keer op terug. Het nodigt uit tot actie en eigenaarschap. Precies waar we naar op zoek waren.’

De toekomst: allemaal dezelfde koers varen

Voor Hanzestrohm is effectiever vergaderen geen eenmalig project. De organisatie wil de geboekte vooruitgang vasthouden en uitbreiden. Dat betekent dat iedereen die bij Hanzestrohm komt werken de training ‘Effectief vergaderen’ zal volgen. Zo borgt de organisatie dat iedereen kan meegaan in de nieuwe manier van werken.

Daarnaast biedt Hanzestrohm alle medewerkers de mogelijkheid om ook de training ‘Prettig interveniëren‘ te volgen. Want een nieuwe vergadercultuur vraagt, naast goede afspraken en formats, ook om het vermogen om elkaar op een prettige manier scherp te houden.

‘Als je de nieuwe cultuur wilt behouden, moet je nieuwe collega’s daarin meenemen én elkaar blijven helpen. Daar hoort prettig interveniëren ook bij.’

Dat het trainingstraject met Spraakwater een succes is, zag Mirjam ook terug in het jaarlijkse medewerkersonderzoek. Daarin werd het thema ‘vergaderen’ namelijk een stuk beter beoordeeld dan vorige jaren.

‘Dat was mooi om terug te zien. We hebben hier bewust een organisatiedoel van gemaakt, en dan wil je natuurlijk ook merken dat het effect heeft. Dat zien we nu gebeuren.’