9,5 gemiddeld!
Van ‘houtje-touwtje’ presentaties naar verhalen die blijven hangen
Hoe team Detentie en Re-integratie bij de Gemeente Rotterdam meer rust, structuur en zelfvertrouwen kreeg voor een groep
Presenteren hoort bij het werk van het team Detentie en Re-integratie van de Gemeente Rotterdam. Teamleden houden regelmatig een praatje voor bestuurders, wethouders of ketenpartners. Bijvoorbeeld over hun team, een samenwerking of een specifiek project.
Dat ging vaak goed, maar er waren ook duidelijke uitdagingen:
- Collega’s waren nerveus en kwamen niet lekker uit hun woorden;
- De opbouw van presentaties was te veel ‘houtje-touwtje’;
- Weinig interactie met het publiek.
‘Hierdoor liepen presentaties vaak nét niet lekker,’ zegt teamlid Naomi van de Kamp. ‘Als team waren we op zoek naar concrete handvatten die we voor en tijdens presentaties kunnen toepassen.’
Gemeente Rotterdam
De uitdaging: een gestructureerd verhaal ‘met een kop, romp en staart’
Eén van de ontwikkelpunten was de opbouw van de presentatie. De PowerPoint-presentaties zelf hadden bijvoorbeeld vaak te veel slides en veel tekst per slide. Dit hielp de spreker niet, en het publiek al helemáál niet.
Naomi: ‘Wat hier ook meespeelde, is dat vaak meerdere mensen sleutelden aan één presentatie. Hierdoor werd het al snel een ongestructureerd rommeltje.’
Mede hierdoor stonden sommige collega’s niet comfortabel voor de groep. Ze keken veel naar het scherm in plaats van naar het publiek. Ook leken ze soms zelf verrast dat de laatste slide bereikt was.
De wens was duidelijk: minder losse eindjes, comfortabeler voor de groep en meer een verhaal met kop, romp en staart.
Praktijkgerichte training van Spraakwater
Een aantal teamleden had al een keer een training bij Spraakwater gevolgd. ‘Zij waren vooral positief over de praktische aanpak en de actieve trainingsdagen. Precies waar we naar op zoek waren.’
Zo gezegd, zo gedaan. De training bestond uit twee dagen. Voor de eerste dag moest iedereen een korte presentatie voorbereiden. Het onderwerp maakte niet uit. Zo begonnen de groepjes meteen met de praktijk, inclusief persoonlijke feedback over wat goed ging en wat nog beter kon.
Zo werken we bij Spraakwater graag:
- Alleen theorie die je echt nodig hebt;
- Veel oefenen;
- Concrete persoonlijke tips die je direct kunt toepassen.
Wat Naomi hierbij vooral fijn vond, was de persoonlijke aandacht die de trainer voor iedereen had. ‘De feedback was duidelijk, maar altijd opbouwend. Onze trainer had ook extra aandacht voor mensen die presenteren spannend vinden. Dat zorgde voor een veilige sfeer waarin iedereen durfde te oefenen.’
Over concrete tips gesproken: de lievelingstip van trainer Lotte Horlings is om bewust even te wiebelen met je tenen. Gewoon, in je schoenen. Lotte: ‘Dit zorgt ervoor dat je de aandacht verlegt van je hoofd naar je lichaam. Hierdoor herinner je jezelf eraan dat je meer bent dan een pratend hoofd. Je hele lichaam doet mee. Dit zorgt vaak voor meer ontspanning en dynamiek in je presentatie.’
Een verhaal dat blijft hangen
Tijdens de rest van de training werkte het team vooral aan drie dingen:
- Een duidelijke structuur. Hoe bouw je een verhaal op met een kop en een staart?
- Aansluiting op je publiek. Hoe betrek je het publiek en zorg je voor een goede dynamiek?
- Een sterke opening. Hoe begin je een presentatie zodat het publiek direct geboeid is?
Dat laatste noemden we tijdens de training de ‘grab’.
Naomi: ‘Een collega begon bijvoorbeeld met een muziekje. Een ander gebruikte een korte vraag aan het publiek. Bij het oefenen begon het groepje zelfs zelf te zingen als een koortje! Nu is dat wellicht niet iets wat je doet bij een wethouder. Maar het was leuk en leerzaam om te spelen met het concept.’
Lotte zag in haar groepje hetzelfde gebeuren. ‘Er was een grote trap in de ruimte en precies degenen bij wie ik het níet verwachtte, zag ik de meest expressieve entree. Je zag dat ze echt uit hun comfort zone gingen. Achteraf zeiden zij ook dat ze écht over een drempel van zenuwen heen waren.’
Trainer
Een gezamenlijke basispresentatie als blauwdruk
Het team was ook echt gemotiveerd om na de training met de geleerde lessen aan de slag te gaan. Hierover zegt Naomi: ‘Na de training hebben we alle flipovers meegenomen. Met zijn allen hebben we alle tips & tricks die daarop stonden gebruikt om een gezamenlijke basispresentatie te maken over ons als team.’
Iedereen die een presentatie maakt, gebruikt de basispresentatie als ruggengraat. Deze gezamenlijke basis geeft:
- Structuur;
- Eenheid;
- Duidelijkheid.
Collega’s vullen de presentatie vervolgens zelf aan met het specifieke verhaal dat je gaat vertellen, afgestemd op het publiek.
‘Het is echt leuk om te zien hoeveel bewuster we nu zijn van hoe we ons verhaal vertellen. Je ziet écht vooruitgang in hoe we voor een groep staan en hoe we ons inhoudelijke verhaal vertellen. De training heeft ons hier zeker verder mee geholpen. Fijn!’
Meer weten over onze aanpak? Lees hoe onze communicatietraining ook jouw organisatie kan ondersteunen.
